Refakturowanie wydatków w KPIR

Refaktura kosztów to nierzadkie zdarzenie wśród przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.

Czynność refakturowania powoduje powstanie przychodu w dacie wystawienia refaktury jednak podatnik nie może zapominać o ujęciu w odpowiednim okresie rozliczeniowym zarówno kosztu będącego przedmiotem refaktury jak i samej refaktury.

Co oznacza refakturowanie kosztów?

Czynność refakturowania nie została zdefiniowana w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 zwanej dalej ustawą o PIT).

Z refakturowaniem podatnik ma do czynienia gdy:

• przedmiotem refaktury są wyłącznie usługi,
• podatnik wystawia refakturę stosując taką samą stawkę VAT jak na fakturze pierwotnej,
• podatnik wystawiający refakturę nie dolicza żadnej marży,
• z usługi będącej przedmiotem refaktury nie korzysta podatnik wystawiający tę refakturę,
• w umowie między podatnikiem a odbiorcą refaktury ustalono możliwość refakturowania kosztów.

W ustawie o VAT refakturowanie oznacz, iż podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Pomimo, iż wystawca refaktury nie wykonał usług które sprzedaje to w świetle dotychczasowego orzecznictwa traktowany jest jakby sam nabył i odsprzedał dane usługi a więc wyświadczył usługi na rzecz osoby trzeciej.

Podatnik dokonujący refaktury usług nabywa we własnym imieniu dane usługi ale na rzecz innego podatnika.

Z refakturowaniem podatnicy mają do czynienia np. w usługach transportu, usługach medycznych czy mediach.

Kiedy należy opodatkować refakturę w PIT?

Przychodem z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Przychodem z działalności gospodarczej u czynnych podatników VAT przychodem z działalności gospodarczej uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT od dokonanej sprzedaży.

Na mocy art. 14 ust. 1c ustawy o PIT obowiązek opodatkowania przychodu z działalności powstaje w miesiącu dokonania dostawy towarów, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności.

Podatnik opodatkowuje tę czynność która wystąpiła jako pierwsza.

Jeżeli jako pierwsze zdarzenie miała miejsce dostawa towarów to w miesiącu dokonania tej dostawy podatnik ją opodatkowuje podatkiem PIT.

Jeżeli jako pierwsze zdarzenie podatnik wystawił fakturę sprzedaży to w miesiącu wystawienia faktury podatnik opodatkowuje przychód wykazany na fakturze podatkiem PIT.

Na mocy art. 14 ust. 1e ustawy o PIT gdy strony ustalą rozliczenie usługi w okresach rozliczeniowych, to okres powstania (opodatkowania) przychodu to ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej jednak niż raz w roku.

Zatem przychód wynikający z refaktury kosztów powinien być rozpoznany na takich samych zasadach jak przychód wynikający ze sprzedaży towarów i usług w ramach prowadzonej działalności czyli w miesiącach wystąpienia jednego z powyższych zdarzeń (przyjęto, że przychód z refaktury powstaje w dacie wystawienia refaktury) lub w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego jeżeli taki sposób rozliczania określono w umowie.

Potwierdza to interpretacja indywidualna z dnia 24.05.2013r. o sygn. ILPB3/423-90/13-4/JG wydana przez Izbę Skarbową w Poznaniu.

„Zatem w konsekwencji, jeżeli strony ustaliły w umowie, że refakturowane usługi są rozliczane w okresach rozliczeniowych, to powinien mieć zastosowanie przepis art. 12 ust. 3c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który za datę powstania przychodu uznaje ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Natomiast jeżeli umowa (ani treść refaktury) takich okresów nie zawiera, to za dzień powstania przychodu z refaktur za dane usługi należy przyjąć – w myśl art. 12 ust. 3a ww. ustawy, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawiania faktury albo uregulowania należności.

W świetle powyższego, przychód z tytułu refaktur wystawionych przez Spółkę na Gminę w przypadku, gdy w umowie znajdzie się zapis, iż okresem rozliczeniowym jest miesiąc, rozpoznać należy zgodnie z art. 12 ust. 3c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego uzgodnionego w umowie, natomiast w sytuacji, gdy strony nie określą okresów rozliczeniowych – na podstawie art. 12 ust. 3a tej ustawy, w dacie wystawienia refaktury.”

Należałoby jeszcze dodać, iż bez poniesienia wydatku nie byłoby refaktury a więc odsprzedaży usług. Zatem podatnik powinien opodatkować w PIT refakturę i rozpoznać koszt dotyczący refaktury w jednym miesiącu (na ogół w miesiącu wystawienia refaktury).

Koszty związane z refakturą powinny być zaliczane do kosztów bezpośrednich a więc przychód z refaktury i koszt dotyczący refaktury winny być ujęte w jednym okresie rozliczeniowym.

Wyjątkiem od reguły jest sytuacja w której strony w umowie określiły, iż okresem rozliczeniowym jest miesiąc, wówczas przychód z tytułu refaktur wystawionych przez podatnika należałoby rozpoznać w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego uzgodnionego w tej umowie, a gdy strony nie określą okresów rozliczeniowych – w dacie wystawienia refaktury.

Przykłady

Przykład 1

Przedsiębiorca nabył od innego przedsiębiorcy usługi zarządzania korespondencją firmową zawierając umowę na 3 lata. Przedmiotowa umowa przewiduje, iż usługa będzie realizowana co miesiąc a cykliczne zakończenie usługi będzie następować z ostatnim dniem każdego kolejnego miesiąca. Umowa rozpoczyna się od miesiąca lutego 2023r.

Płatność za usługę ma następować do 10 dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania usługi. Natomiast pierwszego dnia roboczego po każdym, kolejnym miesiącu wykonania usługi będzie wystawiana faktura.

Obowiązek podatkowy z tytułu refaktury z tytułu świadczenia usług cyklicznych, powstaje w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego przewidzianego w umowie.

Przedsiębiorca refakturował ten koszt na rzecz innej firmy w dniu 06.04.2023r. za okres marzec 2023r.

Pomimo, iż przedsiębiorca wystawił fakturę (refakturę) w dniu 17.04.2023r. to obowiązek opodatkowania usługi świadczonej cyklicznie powstał w miesiącu marcu 2023r. tj. w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego.

Przykład 2

Przedsiębiorca nabył od innego przedsiębiorcy dodatkowe usługi księgowe na podstawie faktury wystawionej w dniu 28.04.2023r. Usługa została zakończona 28.04.2023r. Zakupione usługi były nabyte na rzecz innej firmy. Przedsiębiorca wystawił refakturę tych usług w dniu 11.05.2023r.

Przedsiębiorca wystawiając refakturę w dniu 11.05.2023r. będzie zobowiązany opodatkować ją w PIT w miesiącu maju 2023r. Powinien także rozpoznać w PKPiR nabyte usługi księgowe także w miesiącu maju 2023r.

Przykład 3

Przedsiębiorca nabył od innego przedsiębiorcy usługi reklamowe, które zostały zrealizowane 13.03.2023r. Fakturę przedsiębiorca otrzymał w marcu 2023r. z datą wystawienia 13.03.2023r.

Przedsiębiorca refakturował usługę reklamową wystawiając fakturę dnia 14.04.2023r.

Opodatkowanie refaktury w PIT nastąpi w miesiącu kwietniu 2023r. W tym tez miesiącu przedsiębiorca powinien ująć w PKPiR fakturę kosztową z tytułu nabycia usługi reklamowej

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego