Rezerwy w księgach rachunkowych

Prowadzenie działalności gospodarczej to wyzwanie. Tym bardziej jeżeli firma rozlicza się z fiskusem w oparciu o księgi rachunkowe.

Lista wymogów jest tak długa, że ciężko ją spamiętać nawet księgowym z wieloletnim stażem. Jedną z pozycji znajdującej się na tej liście jest obowiązek utworzenia rezerw w ewidencji.

Jeżeli przedsiębiorca nie ma pewności co do wymagalności danego zobowiązania, powinien zabezpieczyć się finansowo, na wypadek gdyby okazało się, że jednak istnieje obowiązek zapłaty. Takie działanie z kolei wymaga zarejestrowania tego w dokumentacji księgowej.

Rezerwa w księgach rachunkowych ma na celu w szczególności zabezpieczenie przedsiębiorcy przed wystąpieniem potencjalnego ryzyka gospodarczego.

Rezerwy w księgach rachunkowych – co na to ustawa?

Rezerwa w księgach rachunkowych jest instytucją uregulowaną w art. 35d ustawy o rachunkowości. Zasadą jest, że w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, należy uwzględnić rezerwy na znane przedsiębiorcy ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Jak głosi wspomniany przepis — rezerwy tworzy się na:

• pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego;
• przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia lub zawarto w tej sprawie wiążące umowy, a plany restrukturyzacji pozwalają w sposób wiarygodny oszacować wartość tych przyszłych zobowiązań.

Omawiane rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych, zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą.

Rezerwy – jak je zdefiniować?

Rezerwy w księgach rachunkowych – czym one są? Definicję legalną znajdziemy w ustawie.

Zgodnie z nią rezerwy to zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Rezerwy powinny być tworzone na znane przedsiębiorcy lub spodziewane ryzyko, którego zaistnienie może spowodować istotny deficyt w jego majątku, a także na grożące straty związane z prowadzoną działalnością lub odzwierciedlające negatywny wpływ otoczenia na jego kondycję finansową i majątkową.

Można zatem stwierdzić, że rezerwy stanowią pewien rodzaj zobowiązań, z tym że nie są one jednoznacznie określone, a podlegają szacowaniu przez samego przedsiębiorcę.

Również w doktrynie zostało stworzone wyjaśnienie pojęcia „rezerwy”. Według niego rezerwy są efektem księgowym procedur identyfikowania i szacowania różnych rodzajów ryzyka.

Rezerwy świadczą o konieczności i celowości pomiaru nie tylko takich wielkości wpływających na sytuację finansową i majątkową podjętego działania, które można łatwo ustalić na podstawie dokumentacji źródłowej, lecz także prawdopodobnych szacunkowych wielkości ewentualnych kosztów i strat związanych z podjętą działalnością (por. red. Nowak 2023, wyd. 3/Adamek-Hyska, art. 35d RachunkU).

Kiedy należy utworzyć rezerwy w księgach rachunkowych?

Rezerwy są zobowiązaniem o charakterze orientacyjnym. Przedsiębiorca nigdy nie ma pewności czy przewidywane zdarzenie się ziści i czy „zamrożone” środki okażą się przydatne.

Wskazuje się jednak okoliczności, w których przedsiębiorca mimo wszystko powinien utworzyć rezerwy w księgach rachunkowych.

Jest tak, gdy:

• na przedsiębiorcy ciąży istniejący obowiązek wynikający ze zdarzeń przeszłych;
• prawdopodobne jest, że wypełnienie tego obowiązku spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów przedsiębiorstwa;
• można dokonać wiarygodnego szacunku kwoty tego obowiązku.

Należy uznać, że powyższe przesłanki warunkują utworzenie rezerw. Szczególnie istotny jest warunek związany z możliwością dokonania rzetelnego i miarodajnego szacunku.

Bez niego jakiekolwiek zabezpieczanie środków nie ma logicznego uzasadnienia.

Jeżeli wysokość potencjalnego zobowiązania nie jest znana i w ogóle możliwa do wyliczenia, należy potraktować je jako zobowiązanie warunkowe, które nie ujmuje się w ewidencji bilansowej.

Wszystkie niezbędne operacje księgowe wykonasz w programie 360 Księgowość

Na co przeznacza się rezerwy?

No cóż, rezerwy przeznacza się na przyszłe zobowiązania niepewne. Zobowiązania te ciężko byłoby jednoznacznie skatalogować. Jest ich bowiem cała masa i próba tworzenia ich jednej listy nie miałoby większego sensu.

Są jednak takie zdarzenia, które obligują przedsiębiorcę do stworzenia rezerw.

Chodzi tu o:

• odroczenie podatku dochodowego;
• świadczenia emerytalne i podobne;
• pewne lub prawdopodobne straty z operacji gospodarczych będącej w trakcie realizacji;
• udzielone gwarancje i poręczenia;
• operacje kredytowe;
• toczące się postępowanie sądowe (np. przeciwko przedsiębiorcy wniesiono pozew o zapłatę);
• przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją;
• przeprowadzenie w zakładzie kontroli, która wykaże niedostosowanie technologii produkcji do wymogów prawa;
• wyrządzenie przez przedsiębiorcę szkód w środowisku naturalnym lub innym;
• niedotrzymanie terminu wykonania zamówienia, zawartego w bieżącym okresie a realizowanego po dniu bilansowym, co spowoduje obniżenie ceny.

Jak księguje się rezerwy?

Jak już zdążyliśmy zauważyć, o tym czy przedsiębiorca w ogóle będzie musiał utworzyć rezerwy decyduje szereg okoliczności, które mogą nastąpić lub też nie.

Aby ocenić, czy rezerwy powinny się znaleźć w księdze rachunkowej przedsiębiorcy, trzeba wziąć pod uwagę prawdopodobieństwo konieczności wykonania świadczenia w przyszłości, co z kolei spowoduje zmniejszenie wartości aktywów przedsiębiorcy.

Ważne! W księgach ewidencjonuje się rezerwy, których kwoty można ustalić w sposób miarodajny. Wartość podlega pod jedną z metod szacowania.

Rezerwy w księgach rachunkowych ewidencjonowane są na koncie 841-Rezerwy.

Po stronie „Ma” ujmuje się wszelkie operacje związane z tworzeniem rezerw lub zwiększaniem ich wartości.

Natomiast w sytuacji rozwiązywania rezerw lub zmniejszania ich wartości księguje się je po stronie „Wn”.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego