Podatnik który rozpoczyna prowadzenie działalności ale i taki, który już ją prowadzi musi mieć świadomość poprawnego wystawiania faktur sprzedaży.
W polskim obrocie gospodarczym występuje kilka rodzajów faktur sprzedaży.
Warto więc poznać jakiego typu dokumenty sprzedaży może wystawić podatnik – sprzedawca. W jakich terminach, w jakim momencie i według jakich zasad?
Faktura sprzedaży
Podatnik – sprzedawca w momencie gdy dokona poniższych czynności ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży:
- dokona dostawy towarów lub usług,
- otrzyma przed dostawą towarów lub usług zaliczkę,
- otrzyma przed dostawą towarów lub usług pełną należność.
Podatnik – sprzedawca wystawia fakturę sprzedaży nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Jeżeli sprzedawca przed dokonaniem tej dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymał całość należności lub zaliczkę – wówczas fakturę wystawia się nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Co istotne zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnik – sprzedawca nie będzie zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży w odniesieniu do:
- sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z VAT na podstawie 43 ust. 1 ustawy o VAT,
- sprzedaży zwolnionej podmiotowo – ze względu na nieprzekroczenie obrotu 200.000 zł,
- sprzedaż zwolnionej innej niż ww., której zwolnienie zostanie określone w trybie rozporządzenia na podstawie 82 ust. 3 ustawy o VAT.
Co bardzo ważne na mocy art. 106b ust. 3 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży na żądanie nabywcy towaru lub usługi która w przypadkach przedstawionych w poniższej tabeli.
Obowiązek wystawienia faktury sprzedaży na żądanie nabywcy | |
Żądanie nabywcy wystawienia faktury zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty | |
Rodzaj czynności | Wyjątki bez obowiązku wystawiania faktury na żądanie |
Sprzedaż na rzecz podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z podstawowej zasady
|
· sprzedaż energii elektrycznej, świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, stałej obsługi prawnej i biurowej, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego oraz wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
· sprzedaż w ramach SOTI, · sprzedaż w ramach VAT OSS oraz VAT IOSS |
Otrzymanie całości należności lub zaliczki przed wykonaniem dostawy towarów lub usług, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z podstawowej zasady | · sprzedaż energii elektrycznej, świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, stałej obsługi prawnej i biurowej, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego oraz wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
· sprzedaż w ramach SOTI, · sprzedaż w ramach VAT OSS oraz VAT IOSS, · wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów |
Sprzedaż z VAT zwolnioną przedmiotowo i podmiotowo |
— |
Faktura proforma
Często zdarza się, iż nabywca towarów lub usług jest zainteresowany zleceniem konkretnego zamówienia. Nie wie przy tym czy w efekcie zamówienia dokona faktycznie zakupu towarów lub usług.
W takich sytuacjach sprzedawca może wystawić wprawdzie fakturę sprzedaży albo fakturę zaliczkową. Nie mniej może ona w ogóle nie zostać uregulowana z powodu rezygnacji nabywcy. Z drugiej strony nieopłacone faktury zaliczkowe mogą być potraktowane jako puste przez organy podatkowe.
W takim wypadku sprzedawca może zdecydować się na wystawienie faktury sprzedaży pro forma. Faktura ta nie jest dokumentem księgowym. Jest natomiast dokumentem ofertowym, dokumentem zamówienia.
Wystawienie faktury pro formy nie powoduje powstania obowiązku opodatkowania danej sprzedaży w VAT oraz w PIT bowiem samo wystawienie tej faktury nie powoduje też dojścia do samej sprzedaży.
Faktura sprzedaży proforma nie stanowi dowodu księgowego i nie powinna być ewidencjonowana w ewidencji JPK_V7 czy w przychodach firmy podatnika.
Z kolei u nabywcy otrzymanie faktury proforma nie uprawnia kupującego do ujęcia tej faktury w kosztach firmy.
Podatnik – nabywca nie ma też prawa do odliczenia podatku VAT od otrzymanej faktury proforma.
Natomiast gdy faktura proforma zostanie opłacona w części lub w całości sprzedawca na tej podstawie może wystawić fakturę zaliczkową (w niektórych przypadkach fakturę końcową).
Faktura zaliczkowa
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje gdy sprzedawca otrzyma część zapłaty należności za towar lub usługę który ma zostać sprzedany w przyszłości.
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że gdy podatnik – sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty należności jeszcze przed dokonaniem sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) wówczas ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową.
Zatem najpierw wpłacana jest zaliczka na konto sprzedawcy a następnie realizowane jest zamówienie, zlecenie. W poniższej tabeli zostały zaprezentowane elementy wymagane, które muszą znaleźć się na fakturze zaliczkowej zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT).
Elementy faktury zaliczkowej | |||||||
Lp. | Faktura zaliczkowa powinna zawierać | ||||||
1. | Datę wystawienia, | ||||||
2. | Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, | ||||||
3. | Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, | ||||||
4. | Numer, za pomocą którego podatnik – sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku – numer NIP (NIP-UE) | ||||||
5. | Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary – numer NIP (NIP-UE) | ||||||
6. | Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, | ||||||
7. | Otrzymaną kwotę zapłaty | ||||||
8. | Dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku | ||||||
9. | Kwotę podatku wyliczoną według wzoru:
gdzie: KP – oznacza kwotę podatku, ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty, SP – oznacza stawkę podatku. |
Co bardzo ważne na mocy art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT faktury zaliczkowej nie należy wystawiać jeżeli przed sprzedażą towarów lub usług (dostawą towarów lub usług) podatnik otrzymał zaliczkę a sprzedaż dotyczyła:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- usług leasingu, najmu, dzierżawy,
- usług stałej obsługi prawnej,
- usług stałej obsługi biurowej,
- usług ochrony osób i mienia,
- usług telekomunikacyjnych,
- sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej, gazu oraz usług dystrybucji tej energii,
- usług związanych z uzdatnianiem wody.
Należy podkreślić, iż na mocy art. 106i ust. 1 oraz 2 ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna być wystawiona najdalej 15-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania przez sprzedawcę wpłaty.
Co więcej jak mówi art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Faktura końcowa
Podatnik – sprzedawca ma obowiązek wystawienia końcowej faktury sprzedaży jeżeli zaliczka nie obejmowała całości zapłaty należności.
Jeżeli zaliczka obejmowała całość zapłaty należności sprzedawca powinien wystawić zamiast faktury zaliczkowej – standardową fakturę sprzedaży bowiem obowiązek podatkowy powstanie w dacie zapłaty należności która nastąpiła jeszcze przed sprzedażą.
Jeżeli natomiast w tym samym miesiącu następuje:
- otrzymanie zaliczki przez sprzedawcę,
- dostawa towarów i usług przez sprzedawcę,
– to podatnik – sprzedawca może nie wystawiać w ogóle faktury zaliczkowej a od razu wystawić standardową fakturę sprzedaży.
Powyższe stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora KIS z dnia 31 maja 2021 r. o sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM.
Końcowo należy zaznaczyć, iż poza podstawowymi elementami faktury sprzedaży w fakturze końcowej powinno znaleźć się jeszcze:
- wymienione wpłacone zaliczki wraz z datą i numerem wystawionych faktur zaliczkowych,
- pełna wartość zamówienia sprzedawanych towarów lub usług.
Na fakturze końcowej powinno znaleźć się również rozliczenie podsumowujące, które winno zawierać różnicę do zapłaty pomiędzy wpłaconymi zaliczkami (zaliczką) a pełną wartością zamówienia.
Wszystkie rodzaje faktur można wygodnie wystawiać w programie księgowym online 360 Księgowość.
Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego
Usprawnij swoją pracę,
dołącz do nas!
Aż do 6 miesięcy od daty utworzenia konta możesz wprowadzić 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 Poleceń Księgowania w bezpłatnej wersji programu.
Po osiągnięciu limitu ilości dokumentów lub upływie limitu czasu dla wersji darmowej podejmiesz decyzję o zakupie pierwszej licencji.