Różnica między paragonem fiskalnym a fakturą

Osoby prowadzące działalność gospodarczą są zobligowane do wystawiania dokumentów potwierdzających rzeczywisty przebieg transakcji.

Zazwyczaj w transakcjach zawieranych między przedsiębiorcami wykorzystywana jest faktura. Przedsiębiorca dokonujący zakupu od kontrahenta ewidencjonującego sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących, może także otrzymać paragon z numerem NIP nabywcy jako dokument potwierdzający zawartą transakcję.

Faktura

W obrocie gospodarczym co do zasady dokonanie transakcji sprzedaży w ramach prowadzonej działalności na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą dokumentowane jest na podstawie faktury. Faktura wystawiana jest przez sprzedawcę, dokument ten stanowi podstawę dokonania dostawy towarów lub usług.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług określają minimalne wymogi formalne faktury. Na mocy art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku

od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której

mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie

zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość

sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych,

o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż

zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek

podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Dodatkowe dane na fakturze wymagane są m.in. w odniesieniu do podatników stosujących metodę kasową rozliczenia VAT czy świadczących usługi turystyki, dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków i wykorzystujących procedurę VAT marża.

Prawidłowo wystawiona faktura, potwierdzająca rzeczywisty przebieg transakcji i zawierająca wszystkie niezbędne elementy, stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu i odliczenia VAT przez nabywcę z tytułu nabycia towarów lub usług.

Oczywiście zaliczenie wydatków udokumentowanych fakturą VAT do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej i obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przez nabywcę może zostać zrealizowane przy spełnieniu odpowiednich warunków.

Podanie numeru NIP nabywcy na fakturze jest niezbędne w przypadku dokonania sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i posługujących się numerem NIP.

Zgodnie z art.  art. 106i ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług fakturę co do zasady wystawia się nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Na mocy natomiast art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Oznacza to, że nabywając towary lub usługi od innego kontrahenta, fakturę dokumentującą dokonanie transakcji nabywca może otrzymać w momencie dokonania zakupu, wcześniej lub później.

Paragon z numerem NIP

Przedsiębiorcy ewidencjonujący sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących dokonując sprzedaży na rzecz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i posługujących się numerem NIP, jako potwierdzenie zawarcia transakcji mogą wystawić także paragon z numerem NIP nabywcy. Paragon jest wystawiany i wydawany nabywcy podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności. Podanie numeru NIP jest wówczas niezbędne, aby paragon mógł zostać uznany za fakturę uproszczoną lub aby do paragonu została później wystawiona faktura.

Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Aktualnie obowiązujące przepisy nie dopuszczają zatem wystawienia faktury do paragonu fiskalnego na rzecz innej firmy, jeżeli na paragonie nie został podany numer NIP nabywcy.

Oznacza to, że nabywca w momencie zawarcia transakcji musi określić czy dokonuje zakupu w celach firmowych czy prywatnych, a jeżeli zakup ma charakter firmowy powinien poinformować o tym sprzedawcę.

Wystawienie faktury na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą posługującego się numerem NIP do paragonu niezawierającego numeru NIP nabywcy, podlega sankcji w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, sankcja w tej wysokości nakładana jest również na nabywcę, który ujmie taką fakturę w ewidencji VAT.

Paragon z numerem NIP nabywcy, analogicznie jak faktura potwierdza dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usług. Nie zawsze jednak paragon z numerem NIP jest dokumentem stanowiącym podstawę do zaksięgowania kosztu czy odliczenia VAT przez nabywcę towarów lub usług.

Paragon z numerem NIP jako faktura uproszczona

Jeżeli wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto (100 euro), paragon z numerem NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną. Faktura uproszczona stanowi podstawę zarówno do zaksięgowania kosztu, jak i odliczenia podatku VAT przez nabywcę.

Do paragonu z numerem NIP nabywcy o wartości nieprzekraczającej 450 zł brutto, nie należy wystawiać odrębnej faktury, taki paragon jest bowiem fakturą uproszczoną i nie może być zastąpiony inną fakturą z pełnymi danymi adresowymi nabywcy. Ministerstwo Finansów w Objaśnieniach podatkowych dotyczących faktur uproszczonych z dnia 16 października 2020 roku doprecyzowało, że: „w przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).” Faktura do paragonu z numerem NIP nabywcy może zostać wystawiona wyłącznie wówczas, gdy wartość paragonu przekracza 450 zł brutto.

Program księgowy online to duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Wystawianie faktur może być zatem proste i szybkie. Warto zapoznać się z funkcjonalnością oprogramowania 360 Księgowość.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa