Rozwiązanie umowy z klientem biura rachunkowego

Umowa biura rachunkowego z klientem

Umowa o świadczenie usług księgowych zawierana przez biuro rachunkowe obejmująca w szczególności takie czynności jak: prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzenie sprawozdań finansowych,  prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych, sporządzanie i wysyłkę do urzędu skarbowego deklaracji podatkowych itd.. ma charakter umowy starannego działania, nie zaś umowy rezultatu.

Efekt końcowy nie przybiera zatem postaci konkretnego dzieła. W sytuacji, gdy istota umowy dotyczy wykonywania określonych czynności w czasie, a umowa kładzie naciska na konkretne działanie, a nie rezultat, zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego odnoszące się do umowy zlecenia (art. 734 – 751 Kodeksu cywilnego).

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie.

Umowa o świadczenie usług księgowych jest zatem umową wzajemną, charakteryzującą się tym, że świadczenie jednej ze stron jest odpowiednikiem świadczenia drugiej strony.

W ramach zawartej umowy biura rachunkowego z klientem, biuro zobowiązuje się do świadczenia ustalonych w umowie usług księgowych w zamian wynagrodzenie otrzymywane od klienta określonym terminie.

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe i klienta

Zgodnie z art. 746 ust. 1 Kodeksu cywilnego, dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie.

Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

Na mocy natomiast art.746 ust. 2 Kodeksu cywilnego, przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę.

Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Ważne powody wypowiedzenia umowy to zdarzenia wywierające lub mogące wywrzeć negatywny wpływ na należyte wykonanie zlecenia.

Mogą to być zdarzenia dotyczące stron umowy, jednak mogą to być także zdarzenia zewnętrzne takie jak np. zmiana warunków gospodarczych uniemożliwiająca należyte wykonanie zlecenia.

Ważnym powodem wypowiedzenia umowy przez biuro rachunkowe może być zatem w szczególności niewywiązywanie się przez klienta z obowiązków określonych w umowie np. zaleganie klienta z płatnościami za wykonane usługi czy niedostarczanie dokumentów potrzebnych do wykonania usług księgowych przez biuro rachunkowe w umownym terminie.

Ważnym powodem wypowiedzenia umowy przez klienta mogą być natomiast zastrzeżenia dotyczące jakości świadczonych usług księgowych, nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, nieudzielanie lub nieterminowe udzielanie informacji o podatkach do zapłaty.

W umowie zawieranej pomiędzy biurem a klientem zazwyczaj określona jest procedura oraz termin wypowiedzenia umowy.

Przy kształtowaniu stosunku zobowiązaniowego między przedsiębiorcami obowiązuje zasada swobody umów, zatem ustalenia pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą korzystającym z usług biura mogą być dowolne, pod warunkiem że nie naruszają uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów zawartego w Kodeksie cywilnym.

Nie ma także przeciwwskazań, aby w umowie o świadczenie usług księgowych zawrzeć zapis, że w razie niewywiązywania się przedsiębiorcy korzystającego z usług biura rachunkowego z obowiązku uiszczenia zapłaty w określonym terminie, biuro rachunkowe może zawiesić wykonywanie usług bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności za skutki.

Czy brak płatności za usługi księgowe uprawnia biuro rachunkowe do zatrzymania dokumentów klienta?

Prowadząc działalność gospodarczą, trzeba brać pod uwagę ryzyko związane z zawarciem umowy z nieuczciwym kontrahentem, uchylającym się od płatności za wykonane usługi czy sprzedane towary.

Klienci notorycznie spóźniający się z zapłatą za wykonane usługi czy zaprzestający opłacania zleconych usług zdarzają się także w biurach rachunkowych.

Zaleganie z płatnościami za wykonane usługi księgowe stanowi podstawę do wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych przez biuro rachunkowe.

Umowa o świadczenie usług księgowych jest bowiem umową wzajemną, usługi wykonywane są w zamian za wynagrodzenie, a przedsiębiorca korzystający z usług biura nieregulujący zobowiązań z tytułu świadczenia usług księgowych, nie dotrzymuje tym samym swojego obowiązku.

Biuro rachunkowe ma wówczas prawo wypowiedzieć umowę i zaprzestać wykonywania czynności określonych w umowie.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że rozwiązując umowę o świadczenie usług księgowych z klientem, biuro rachunkowe ma obowiązek wydać klientowi dokumenty księgowe.

Brak płatności za usługi księgowe nie uprawnia biura rachunkowego do zatrzymania  dokumentów księgowych do momentu uregulowania płatności.

Oznacza to, że biuro rachunkowe niezależnie od kwoty długu klienta, nie powinno odmawiać mu wydania dokumentów po wypowiedzeniu umowy. Dokumenty klienta są jego własnością i nie mogą być przetrzymywane przez biuro rachunkowe po rozwiązaniu umowy jako zabezpieczenie zapłaty należnego mu wynagrodzenia.

Czy niezadowolenie klienta z usług księgowych stanowi podstawę do nieuregulowania zobowiązań wobec biura rachunkowego?

Przedsiębiorca, który podpisał umowę z biurem rachunkowym i korzysta z jego usług, zobowiązany jest do terminowego opłacania faktur wystawionych przez biuro rachunkowe za wykonane usługi.

Niedopuszczalne jest, aby klient niezadowolony z usług świadczonych przez biuro rachunkowe, nie zgłaszając zastrzeżeń w dalszym ciągu korzystał z usług biura i jednocześnie nie regulował swoich zobowiązań wobec biura rachunkowego.

W razie niezadowolenia z  realizacji usług biura rachunkowego, przedsiębiorca powinien wypowiedzieć umowę, a nie zlecać rozliczenie kolejnych okresów i jednocześnie nie płacić za wykonane usługi. Takie stanowisko zostało zaprezentowane przez Sąd Rejonowy w Toruniu w wyroku V GC 1419/19 z 23.09.2020 roku.

Pozew przeciwko klientce wniosła właścicielka biura rachunkowego.

Sąd podkreślił, że umowa o świadczenie usług ma charakter umowy starannego działania, nie zaś umowy rezultatu. Powódka wykazała istnienie stosunku zobowiązaniowego, z którego wynika jej wierzytelność o zapłatę wynagrodzenia, a dochodzone roszczenie jest zgodne z treścią tego zobowiązania.

Dopuszczone w postępowaniu dowody pozwoliły na ustalenie, iż powódka wykonywała swoje obowiązki ustalone w umowie jako podmiot profesjonalnie prowadzący działalność gospodarczą, a strona pozwana w ocenie Sądu nie zdołała z kolei wykazać faktycznych zaniedbań powódki, które skutkowałyby uznaniem, że powódka w jakikolwiek sposób zaniedbywała powierzone jej obowiązki i nie wykonywała umowy w sposób prawidłowy.

Sąd zasądził od pozwanej na rzecz powódki kwotę za wykonane usługi wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie wskazując, że skoro strony umówiły się na określone miesięczne wynagrodzenie, a powódka wykonywała swoje usługi, to należy się jej ustalone wynagrodzenie za wykonaną pracę.

Klient biura rachunkowego niezadowolony z realizacji prac zleconych biuru rachunkowemu, nie może zatem jednostronnie, według własnego uznania odmówić zapłaty za wykonane usługi księgowe.

W razie zastrzeżeń odnośnie pracy księgowego, klient powinien zgłosić swoje uwagi biuru rachunkowemu i spróbować znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony lub wypowiedzieć umowę biuru rachunkowemu.

Z drugiej strony każdy przedsiębiorca wybierając biuro do współpracy powinien zapoznać się z zasadami, jakie obowiązują w danym biurze, dokładnie ustalić zakres takiej współpracy, a także oprogramowanie księgowe na jakim biuro będzie pracować. Warto także zapoznać się z opiniami na temat wybranego biura, czy poprosić o referencje.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa