Spotkanie wigilijne jako koszt uzyskania przychodu w firmie

Wielkimi krokami zbliża się spotkanie wigilijne. Wielu przedsiębiorców zorganizuje firmową wigilię dla pracowników, zleceniobiorców czy kontrahentów stale lub czasowo współpracujących z przedsiębiorcą.

Od razu nasuwa się pytanie czy firmowe spotkanie wigilijne można ująć w koszty firmy? Czy w całości czy może w części? Czy na spotkanie wigilijne z kontrahentami także można wydać środki firmowe i ująć je w księgach podatkowych przedsiębiorcy? Co z odliczeniem podatku VAT? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Wigilia firmowa jako koszt uzyskania przychodów

Na mocy art. 15 ust. 1 pkt ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 zwanej dalej ustawą o PDOP) koszty uzyskania przychodów to wydatki:

1. poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów,
2. przeznaczone na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
3. poniesione na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz nie zwrócone w jakiejkolwiek formie,
4. nie występujące w katalogu kosztów ustawowo niestanowiących kosztów uzyskania przychodów ( 16 ust. 1 ustawy o PDOP),
5. odpowiednio udokumentowane.

Koszty uzyskania przychodów to wszelkie wydatki spełniające powyższe kryteria i które podatnik jest w stanie racjonalnie uzasadnić.

Koszt uzyskania przychodów to wydatek posiadający związek przyczynowo – skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Każdy wydatek podatnik jest zobowiązany badać indywidualnie – czy wpasowuje się on w specyfikę i charakter prowadzonej działalności gospodarczej.

Wiele podatników organizuje co roku spotkanie wigilijne. W tym spotkaniu najczęściej biorą udział pracownicy oraz osoby współpracujące z firmą podatnika na podstawie umów cywilnoprawnych. Czy koszt spotkania wigilijnego z pracownikami i zleceniobiorcami podatnika może stanowić koszt firmowy?

Warto w tym miejscu zaprezentować fragment stanowiska przedstawionego w interpretacji indywidualnej z dnia 13.02.2015r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. ILPB3/423-610/14-4/JG w której mówi, iż (…) Kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, np. takie jak w opisanej sprawie – dotyczące organizacji spotkań pracowniczych o charakterze integracyjnym (spotkanie wigilijne), pod warunkiem, że są związane z prowadzoną przez podatnika działalnością i w konsekwencji wpływają na osiąganie przez niego przychodów.

Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko takie wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu należy jeszcze raz podkreślić, że przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną imprezę (w analizowanej sprawie spotkanie wigilijne), musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji, czy zabawie nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. W takim przypadku można przyjąć, że pomiędzy prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi, nawet w sposób pośredni, na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę, istnieją określone związki.

Odnosząc się natomiast do uczestnictwa w spotkaniu wigilijnym także osób współpracujących ze Spółką na podstawie umowy cywilnoprawnej (podwykonawcy), należy zauważyć, że Wnioskodawca wskazał, iż prowadzona przez niego działalność gospodarcza zdecydowanie wymaga współpracy pracowników i podwykonawców. Podwykonawcy wykonują bowiem określone zadania na zlecenie Spółki. W związku z tym, bardzo ważne jest kształtowanie wzajemnych relacji pomiędzy pracownikami i podwykonawcami, które z pewnością umożliwią im nawiązanie więzi komunikacyjnej, która pozwoli im w sposób bardziej efektywny realizować cele wyznaczone przez Spółkę. Ponadto Wnioskodawca wykazał, że osiągnięcie oraz zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów uwarunkowane jest dobrą współpracą wszystkich członków zespołu, tj. zarówno pracowników, jak i podwykonawców.

W konsekwencji, odnosząc powyższe uwarunkowania prawne do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki poniesione na organizację spotkania wigilijnego dla pracowników i podwykonawców, o ile przedmiotowe wydatki miały/będą miały na celu zintegrowanie zespołu, stworzenie właściwej atmosfery w pracy i wzrost motywacji oraz zostaną właściwie udokumentowane.

Nawiązując do powyższego stanowiska można ująć wydatek na wigilię firmową w kosztach uzyskania przychodów firmy w przypadku spełnienia podstawowych warunków kosztu uzyskania przychodu. Ponadto wydatek na wigilię firmową musi:

• cechować cel tej imprezy a więc integracja pracowników z firmą oraz między sobą, poprawa atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych,
• przyczyniać się do poprawy relacji w firmie oraz między pracownikami,
• umożliwiać nawiązanie dobrych relacji wewnątrz firmy
• nie może posiadać charakteru czysto konsumpcyjnego.

Wigilia firmowa a przychód pracownika

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PDOF) Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok TK z dnia 08.07.2014r. o sygn. K 7/13 w którym to TK uznał, iż: (…) 4.2.4. Trybunał stwierdza, że stosowanie do oceny konkretnych świadczeń pracodawcy na rzecz pracownika kryterium obiektywnego, ustalonego w pkt 3.4.7. uzasadnienia, w praktyce prowadzi do wyników zbieżnych z tymi, do których prowadzi określenie w ustawie zdarzenia rodzącego obowiązek podatkowy. Jeśli jest nim „otrzymanie” od pracodawcy nieodpłatnego świadczenia przez konkretnego pracownika – wówczas powstaje zobowiązanie podatkowe.

W konsekwencji, zdaniem Trybunału, przeprowadzona powyżej analiza pozwala na określenie cech istotnych kategorii „innych nieodpłatnych świadczeń” jako przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. Należy przyjąć, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

– po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

– po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

– po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

3.4.7. Podsumowując ten fragment analizy Trybunał stwierdza, że podstawowym kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu, czy dane świadczenie nieodpłatne pracodawcy stanowiło przychód ze stosunku pracy, jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia, czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. To ostatnie może występować, gdy pracownik dobrowolnie skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę. W ocenie Trybunału, ustalone z uwzględnieniem przepisów u.p.d.o.f. rozumienie ustawowego sformułowania „inne nieodpłatne świadczenie” wyznacza przedmiot opodatkowania w sposób wystarczający. Rozumienie to jest doprecyzowane przez szczególny sposób określenia w kwestionowanych przepisach zdarzenia, z którym ustawa wiąże powstanie zobowiązania podatkowego osoby uzyskującej „inne nieodpłatne świadczenie”. (…).

Z powyższych wniosków TK widać wyraźnie, iż firmowa wigilia dla pracowników nie będzie skutkowała powstaniem nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika a co za tym idzie nie będzie skutkowała powstaniem przychodu u pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wigilia firmowa także dla rodzin pracowników

Wiele razy na firmowe spotkania wigilijne zaproszenie otrzymują także rodziny pracowników czy zleceniobiorców.

Jeżeli na firmowe spotkanie wigilijne przychodzą także członkowie rodzin pracowników to w świetle wielu stanowisk fiskusa koszty uzyskania przychodów jakie podatnik poniósł na firmowe spotkanie wigilijne należy pomniejszyć proporcjonalnie o liczbę osób niebędących pracownikami w firmie podatnika.

Potwierdza to m.in. stanowisko Dyrektora KIS w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 16.08.2021r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP.

Wigilia dla kontrahentów

Zgodnie z art. 16 ust 1 ustawy o PDOP kosztem uzyskania przychodów nie są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Drobny poczęstunek na rzecz kontrahenta może być wliczony w koszty firmy. Potwierdza to m.in. stanowisko MF z dnia 25.11.2013r. o sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 w którym stwierdza, iż (…) Występujące rozbieżności w orzeczeniach sądów administracyjnych w zakresie kosztów reprezentacji wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów znalazły swoje podsumowanie w wydanym, w składzie siedmiu sędziów, wyroku NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Jakkolwiek NSA w wyroku tym podkreślił potrzebę indywidualnej oceny stanu faktycznego konkretnej sprawy dotyczącej kwalifikowania kosztów (wydatków) jako kosztów reprezentacji analiza tego orzeczenia pozwala na wysunięcie poniżej wskazanych tez o charakterze ogólnym, które powinny być pomocne przy wykładni przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. Z wyroku tego wynika zatem, iż:

• Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków.
• Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych etc, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
• Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
• Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów 15 ust. 1 u.p.d.o.p. lub art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”. Tego rodzaju, przykładowo podane wydatki, nie mieszczące się w kategorii kosztów uzyskania przychodów, nie mogą być w ogóle rozważane w kontekście wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. (…).

Wigilia dla kontrahentów nie jest uznawana przez fiskusa za koszt uzyskania przychodów. Bardzo często stanowiska Dyrektora KIS wskazują na reprezentacyjny charakter wydatku. Przykładem takiego stanowiska może być interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora KIS z dnia 16.08.2021r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP.

(…) Odnosząc się natomiast do wydatków związanych z uczestnictwem ww. spotkaniach kontrahentów Spółki, jak również przedstawicieli świata mediów (dziennikarze) oraz polityków wskazać należy, że rozpatrując zasadność ich poniesienia należy wziąć pod uwagę całościowy charakter imprezy.

Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z taką imprezą. W tym też kontekście wskazać trzeba, że przedmiotem złożonego wniosku jest możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z organizacją spotkań integracyjno-szkoleniowych dla pracowników i byłych pracowników Wnioskodawcy. Zdaniem tut. Organu fakt, że niejako przy okazji organizacji tych spotkań, w związku z uczestnictwem w nich kontrahentów, polityków, czy dziennikarzy udaje się osiągnąć pewne szeroko rozumiane cele marketingowe nie uprawnia do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem ww. osób w tych spotkaniach.

Spotkania integracyjno-szkoleniowe (w tym okolicznościowe) dla pracowników, wbrew twierdzeniu Wnioskodawcy nie są imprezą reklamową, targami, kongresami, czy konferencją. Zupełnie inny jest bowiem przedstawiony we wniosku charakter i cel tych spotkań. W konsekwencji wydatki związane z uczestnictwem w tych spotkaniach ww. osób nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż ich związek z uzyskaniem przychodów, czy też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów jest zbyt odległy. Ponadto zauważyć trzeba, że takie okoliczności, wskazane przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku, jak „budowanie przyjaznej atmosfery do prowadzenia rozmów biznesowych i wszelkiego rodzaju negocjacji”, „uzyskanie rozgłosu w mediach”, „konsultowanie kierunków zmian legislacyjnych, które mogłyby w sposób pozytywny oddziaływać na branżę energetyczną w Polsce (w tym na ceny świadczonych przez Spółkę usług)” jednoznacznie wskazują, że wskazane we wniosku wydatki w zanegowanej przez Organ części noszą znamiona reprezentacji. Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. (…).

Wigilia firmowa a odliczenie podatku VAT

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT) podatnik nie może dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących m.in. zakup:

• usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
• nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
• usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, (8 ust. 2a ustawy o VAT).

Tak więc nabycie usług gastronomicznych pozbawia podatnika możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury za zakup usługi gastronomicznej.

Inaczej wygląda sprawa gdy podatnik nabywa całościowe spotkanie wigilijne a więc usługę kompleksową w skład której usługa główna to organizacja spotkania wigilijnego.

Natomiast usługa pomocnicza będąca usługą gastronomiczną nie jest ujmowana na fakturze.

Warto pamiętać, iż podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu tzw. usługa cateringowych.

Potwierdza to m.in. stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19.05.2016r. o sygn. IBPP2/4512-195/16/EK.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego