Sprawozdanie finansowe – kto i kiedy musi je składać?

Prowadzenie księgowości to tylko jeden z obowiązków dla przedsiębiorców. Niektóre firmy muszą składać sprawozdania finansowe.

Sprawdź kogo to dotyczy i jakie są tego zasady.

Co to jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe jest to dokument, który podsumowuje całoroczną działalność firmy. To, jak powinien on wyglądać, zostało uregulowane w przepisach prawa.

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe musi składać się z:

• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• informacji dodatkowej.

Zazwyczaj okres, za jaki składa się takie sprawozdanie, pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Jest tak wtedy, gdy w danej firmie dzień bilansowy, czyli ostatni dzień roku obrotowego, ustalono na 31 grudnia.

W przypadku gdy w umowie spółki, statucie lub innym dokumencie regulującym zasady ustrojowe podatnika przyjęto inny termin, to rokiem obrotowym (podatkowym) jest okres kolejnych 12 miesięcy.

Pewien wyjątek stanowią firmy, które zaczynają działalność w drugiej połowie roku. Wtedy okres, za jaki trzeba złożyć pierwsze sprawozdanie finansowe może trwać od dnia rozpoczęcia działalności aż do 31 grudnia kolejnego roku.

W tym układzie sprawozdanie może obejmować okres wynoszący maksymalnie półtora roku.

Sprawozdanie finansowe musi być złożone w formie elektronicznej. Można to zrobić przez eKRS do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Przesłanie sprawozdania w ten sposób zwalnia z obowiązku złożenia płatnego wniosku na portalu S24 o wpis wzmianek w dziale 3 rejestru przedsiębiorców o złożeniu dokumentów finansowych.

Jeśli żadna z osób uprawnionych do reprezentacji firmy nie posiada numeru PESEL to jedyną dostępną opcją jest złożenie sprawozdania finansowego przez portal S24. Wymaga to wypełnienia formularza KRS-Z30 oraz wniesienia opłaty w wysokości 140 złotych.

Jak przygotować takie sprawozdanie sprawnie i bezproblemowo w programie księgowym 360 Księgowość możesz zobaczyć na Webinarze.

Załóż darmowe konto i wypróbuj jak łatwo to zrobić w 360 Księgowość

Kto jest zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego?

Wyznacznikiem tego, czy dana firma musi składać sprawozdanie finansowe jest prowadzenie pełnej księgowości. Dotyczy to zarówno firm, które z mocy prawa są obowiązane do prowadzenia pełnej rachunkowości, jak i podmiotów, które dobrowolnie wybrały pełne księgi rachunkowe.

W związku z tym taki obowiązek dotyczy obligatoryjnie wszystkich spółek prawa handlowego, a także stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek jawnych, spółek cywilnych oraz spółek partnerskich obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, a co za tym idzie również składania sprawozdań finansowych, uzależniono od wysokości przychodów.

Jeśli są one wyższe niż równowartość 2 mln euro wyrażonych w walucie krajowej, to oznacza, że takie firmy od następnego roku muszą obowiązkowo przejść na pełną księgowość.

Poza tym sprawozdania finansowe muszą składać inne osoby prawne, czyli na przykład jednostki samorządu terytorialnego, stowarzyszenia czy spółdzielnie.

Z obowiązku prowadzania ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie, sprawozdawczości finansowej, na mocy art. 2 ust. ustawy o rachunkowości zwolnione jest Skarb Państwa i Narodowy Bank Polski.

Czy biuro rachunkowe musi wysłać sprawozdania finansowe za swoich klientów?

Składanie sprawozdania finansowego może prowadzić do pewnych nieporozumień na linii biuro rachunkowe – podmiot zobowiązany do składania sprawozdań. Warto w tym miejscu zajrzeć do zapisów w umowie z biurem rachunkowym. W tym wypadku możliwe są 2 opcje.

Pierwsza z nich jest taka, że biuro musi sporządzić sprawozdanie finansowe.

Dodatkowo osoba odpowiedzialna za sporządzenie tego sprawozdania z ramienia biura rachunkowego podpisuje je imienne. Następnie biuro przekazuje takie sprawozdanie do obsługiwanej jednostki, gdzie właściciel firmy lub zarząd uzupełniają swoje podpisy, po czym wysyłają tana obu progrkie sprawozdanie we własnym zakresie.

Druga opcja to pełna obsługa ze strony biura rachunkowego. Po stronie biura leży sporządzenie sprawozdania finansowego, zebranie podpisów od zarządu, a następnie wysłanie go do KRS.

Warto przy tym pamiętać, że wysyłka sprawozdania to jedynie czynność techniczna. Odpowiedzialność za wysyłkę i podpisanie sprawozdania ponosi kierownik obsługiwanej jednostki.

Wskazane jest tu sprawdzenie cennika biura rachunkowego, bo za przygotowanie i wysyłkę sprawozdania finansowego mogą być pobierane dodatkowe opłaty.

W tym przypadku ciekawą opcją jest skorzystanie z programu 360 Księgowość, gdzie jest możliwość sporządzenia sprawozdania finansowego na podstawie dokumentów wprowadzonych do tego systemu.

Można tu wygenerować nie tylko bilans czy rachunek zysków i strat, ale także dodatkowe raporty, takie jak rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym czy eliminacje podatku dochodowego.

Kto musi podpisać sprawozdanie finansowe?

Prawo wymaga, żeby podpis pod sprawozdaniem finansowym złożyły co najmniej 2 osoby, czyli kierownik jednostki oraz osoba sporządzająca sprawozdanie.

Jednak takich podpisów może być wymaganych więcej, o ile zarząd w danym podmiocie jest wieloosobowy. Co do zasady powinni podpisać je wszyscy członkowie takiego organu, ale prawo pozwala na pewien wyjątek. W grę wchodzą regulacje zawarte w ustawie o rachunkowości w art. 52 ust. 2b.

Przepis ten pozwala na złożenie sprawozdania finansowego z podpisem tylko jednej osoby z wieloosobowego zarządu pod warunkiem, że pozostałe osoby z zarządu złożą oświadczenie, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z wymogami zawartymi w ustawie o rachunkowości. Oświadczenia te muszą być przekazane razem ze sprawozdaniem.

Może też zdarzyć się tak, że niektórzy członkowie zarządu odmówią złożenia wspomnianego oświadczenia.

Jest to równoznaczne z odmową podpisania całego sprawozdania finansowego. Oczywiście poszczególne osoby z zarządu mają do tego prawo, niemniej jednak taka sytuacja wymaga złożenia pisemnego wyjaśnienia, które musi być dołączone do sprawozdania.

Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?

Chociaż sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy, to termin na przekazanie takiego sprawozdania jest nieco dłuższy. Wynika to z tego, że chcąc sporządzać sprawozdanie finansowe trzeba zebrać niezbędne do tego dane, co wymaga czasu.

W przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to sprawozdanie trzeba sporządzić do dnia 31 marca. Ale to dopiero pierwsza z czynności wymaganych przez prawo.

Następnie takie sprawozdanie trzeba zatwierdzić.

To, kto musi to zrobić, zależy od formy w jakiej prowadzone jest dane przedsiębiorstwo.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą zatwierdza je właściciel takiej firmy. Natomiast w spółkach sprawozdanie muszą zatwierdzić odpowiednie organy, takie jak na przykład walne zgromadzenie wspólników czy wszyscy wspólnicy.

Jednak termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego nie jest dowolny.

Przepisy stanowią, że musi być ono zatwierdzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W najczęściej spotykanym przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, będzie to najpóźniej do 30 czerwca.

Ostatnim krokiem jest złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. Termin na to upływa 15 lipca, o ile dniem bilansowym jest 31 grudnia.

W poprzednich latach ze względu na pandemię Ministerstwo Finansów przesunęło terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdań finansowych. Jednak od 2023 roku obowiązują ustawowe terminy wymienione powyżej.

Najważniejsze elementy sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe zawiera elementy obowiązkowe, wspólne dla wszystkich podmiotów, jak też elementy dodatkowe, przewidziane dla wybranych jednostek.

Pierwszym obowiązkowym elementem sprawozdania finansowego jest bilans. Jest to zestawienie aktywów i pasywów, które pokazuje jaki jest majątek firmy według stanu na dzień bilansowy oraz jakie jest źródło finansowania tego majątku.

Drugi element sprawozdania to rachunek zysków i strat, nazywany też rachunkiem wyników. Przedstawia on wynik finansowy jednostki za okres 12 miesięcy.

Wyszczególnia się w nim przychody i koszty, a różnica pomiędzy nimi pokazuje czy w danym roku przedsiębiorstwo osiągnęło zysk, czy poniosło stratę. Występuje tu zysk lub strata brutto, które trzeba zmodyfikować o obciążenia podatkowe, dzięki czemu otrzymuje się zysk lub stratę netto.

Ostatnią pozycją obowiązkową dla wszystkich składających sprawozdanie finansowe jest informacja dodatkowa. Obejmuje ona wprowadzenie do sprawozdania finansowego, jak również inne dodatkowe informacje oraz objaśnienia.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego