Targi zagraniczne w kosztach firmy

Nie tylko działalność w sieci jest w stanie przyciągnąć nowych klientów. Również targi branżowe dają doskonałe wyniki w tej materii.

Po okresie pandemicznym do łask wracają targi zagraniczne, na których przedsiębiorcy są w stanie pozyskać kontakty z kontrahentami z całego świata.

Taki wyjazd nie należy jednak do najtańszych. Oprócz wydatków związanych z rozstawieniem swojego stanowiska na takiej imprezie dochodzą jeszcze te dotyczące dojazdu i utrzymania się przedsiębiorcy i jego pracowników w czasie podróży i pobytu za granicą.

Większość kosztów można na szczęście odliczyć od przychodu, co pozwala nieco zaoszczędzić na całym przedsięwzięciu. Co można ująć w kosztach firmy?

Co stanowi koszty firmy?

Zarówno na gruncie ustawy o PIT, jak i ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem wydatków, które jednoznacznie zostały wskazane przez prawodawcę w ustawie.

Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć w koszty wszelkie wydatki, które poniósł w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, mające wpływ na powstanie jego przychodu, poza przypadkami znajdującymi się w katalogach zamkniętych wydatków nieuznanych za koszty.

Między wydatkiem a przychodem firmy musi zatem występować związek przyczynowo-skutkowy. Koszty ponoszone przez przedsiębiorcę muszą przynajmniej pośrednio uczestniczyć w generowaniu zysków firmy.

Możemy zatem wskazać kilka warunków, które muszą zostać spełnione, aby dany wydatek zaliczyć w koszty firmy, mianowicie:

• wydatek został poniesiony przez podatnika – został poniesiony z majątku przedsiębiorstwa; kosztu nie mogą stanowić wydatki, które zostały poniesione na przedsiębiorstwo przez osoby trzecie;
• wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą – celem kosztu jest przyczynienie się do powstania lub powiększenia przychodu;
• wydatek jest rzeczywisty – został faktycznie przez przedsiębiorcę poniesiony, a jego wartość nie została w jakikolwiek sposób zwrócona przedsiębiorcy;
• wydatek został właściwie udokumentowany (faktura VAT);
• wydatek nie znajduje się w grupie wydatków, które zostały określone przez prawodawcę za nieuznawane za koszty (art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT).

Ważne! Targi zagraniczne, jak sama nazwa wskazuje, odbywają się za granicą, co też oznacza, że wydatki w jakiejś części będą ponoszone w walucie obcej.

Nie zmienia to jednak prawa przedsiębiorcy do zaliczenia ich do kosztów firmowych. Koszty poniesione w walutach obcych należy przeliczyć na PLN według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Targi zagraniczne w kosztach firmy

Zaczęliśmy od teorii, teraz przejdźmy do praktyki. Targi zagraniczne wiążą się z wysokimi inwestycjami środków firmy, tego nie można zaprzeczyć. Dobrze byłoby zatem, aby każdy wydatek można było odliczyć od przychodu. Niestety, przepisy i interpretacje organów skarbowych na to nie pozwalają.

Jeżeli przedsiębiorca planuje uczestniczyć w targach, tworząc własne stoisko branżowe, jest w dobrej sytuacji, gdyż może zaliczyć w koszty wszelkie wydatki poniesione w związku z przygotowaniem i wyposażeniem stoiska.

Wliczyć można w to opłatę za prowadzenie stoiska (jeżeli taka jest wymagana), wydatki związane z obsługą i przebiegiem targów, wszelkie materiały promocyjne, wizerunkowe czy też gadżety związane z jego działalnością.

Do tego w koszty wliczane jest wyżywienie dla pracowników i gości (artykuły spożywcze oraz napoje bezalkoholowe).

Targi zagraniczne to nie tylko możliwość zaprezentowania oferty swojej firmy uczestnikom imprezy. To także spotkania z kontrahentami. Jeżeli przedsiębiorca organizuje indywidualne spotkania z partnerami biznesowymi w trakcie targów, koszty poniesione w tym celu może odliczyć od podatku.

Spotkania nie muszą zawsze odbywać się na terenie obiektu targowego, mogą zostać zorganizowane również poza nim. Ważne, aby były „tematycznie” związane z tym eventem.

Dodatkowo przedsiębiorca jest uprawniony do odliczenia wydatków związanych z uczestnictwem zaproszonych gości (np. kontrahentów) w prelekcjach, seminariach czy wykładach w tematyce związanej z ofertą wystawienniczą firmy.

Oprócz wydatków ściśle związanych z prowadzeniem stoiska, przedsiębiorca od przychodu odliczy także wszelkie koszty związane z noclegiem, transportem oraz wyżywieniem swoim i swoich pracowników, poniesione w czasie trwania targów.

Targi zagraniczne a koszty reprezentacji

Problematyczne w omawianej materii są tzw. koszty reprezentacji. Są to wydatki nieuznawane za koszty w rozumieniu ustawy o PIT i CIT. Naczelny Sąd Administracyjny definiując to pojęcie, stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu.

Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. (por. wyroku z dnia 17 czerwca 2013 roku, sygn. akt II FSK 702/11).

Zestawiając powyższe z licznymi interpretacjami Dyrektora KIS, należy wskazać, że zaproszenie kontrahentów do udziału w targach branżowych nie ma na celu promowania działalności przedsiębiorcy, czyli realizacji celu, jakiemu służy udział w targach, a służy jedynie poprawie wizerunku firmy.

Tym samym, wydatki związane z udziałem kontrahentów w targach, jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Podobnie jest z wydatkami związanymi z organizacją pokazów artystycznych, gier i zabaw dla uczestników targów, a także organizacją występów muzycznych czy obsługą konferansjerską prowadzoną przez znanych artystów.

Środki zainwestowane w te atrakcje nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.

Targi zagraniczne w kosztach firmy – łatwo o błąd

Niestety prawo podatkowe nie reguluje szczegółowo kwestii tego, kiedy dany wydatek ma charakter reklamowy, a kiedy reprezentacyjny. Tak jak koszty reklamowe jak najbardziej mogą zostać odliczone od przychodu, tak już te reprezentacyjne nie.

Istnieje tutaj cienka granica, którą bardzo łatwo przekroczyć. Planując uczestnictwo w targach zagranicznych, najlepszym wyjściem jest zatem złożenie wniosku o indywidualną interpretację podatkową do organu skarbowego.

Jest to jedyny sposób, aby uzyskać pewność co do tego, jakie wydatki stanowią koszty podatkowe, a jakich od podatku nie można odliczyć.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego