Telefon na raty – zakup na firmę

Koszty uzyskania przychodu ratują niemal każdego przedsiębiorcę przed i tak znacznie wygórowanym obciążeniem podatkowych. Im więcej wydatków można zaliczyć w owe koszty, tym lepiej.

Jednym z towarów, który niemal dla każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą będzie stanowił koszt jest telefon komórkowy. W końcu każdy przedsiębiorca musi mieć urządzenie do prowadzenia rozmów i korespondencji wirtualnej z kontrahentami i klientami. Co jednak, jeśli kupimy telefon na raty? Czy w takim wypadku również możliwe będzie odliczenie jego ceny od osiągniętego przychodu? A jeżeli tak, to czy należy dokonać tego oddzielnie wobec każdej raty, czy też jednorazowo wobec całego kosztu zakupu?

Czy telefon komórkowy może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Niezależnie czy telefon zostanie zakupiony przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, czy przez spółkę prawa handlowego, będzie on mógł stanowić koszt uzyskania przychodu.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) definiuje koszty w art. art. 22 ust. 1. Z kolei ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) definicję tę reguluje w art. 15 ust. 1.

Przepisy te są bardzo zbliżone do siebie, toteż nie ma większego sensu rozdzielać je i opisywać oddzielnie.

Abyśmy mogli mówić o kosztach uzyskania przychodu, dany wydatek musi spełniać łącznie 3 przesłanki, a mianowicie koszt:

• musi zostać faktycznie poniesiony;
• musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
• nie może stanowić kosztu zawartego w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu (tj. nie obejmuje go wyłączenie podatkowe).

Koszty nieuznawane za koszty zostały szczegółowo określone odpowiednio w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Kilka telefonów wziętych na firmę – czy to możliwe?

Jeżeli wydatek spełnia ustawowe warunki i może być uznany za koszt uzyskania przychodu, nie ma większego problemu, aby zakup kilku telefonów ująć w kosztach firmowych. Można zatem dokonać zakupu jednego smartfonu na rok czy na dwa, a równie dobrze można kupić ich kilka na raz.

Oczywiście należy pamiętać, że podatnik musi być w stanie wykazać, że wszystkie nabyte modele są użytkowane do celów służbowych, np. są wydawane pracownikom.

Zaliczając wydatek jako koszt, zawsze trzeba mieć z tyłu głowy czy w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej przedsiębiorca będzie w stanie wykazać, że dany koszt zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub przynajmniej zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W praktyce oznacza to, że należy wskazać, że zakupiony produkt jest używany na potrzeby prowadzenia przedsiębiorstwa.

Bardziej problematyczny może okazać się zakup dwóch i więcej telefonów w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

Kto z własnej woli chciałby nosić w kieszeni dwa sześcio-calowe smartfony? Oczywiście możliwym jest zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu, jednak w przypadku kontroli organów skarbowych, może być to mocno problematyczne.

W sytuacji posiadania dwóch telefonów nabytych na firmę w tym samym czasie, należałoby wykazać, iż jeden telefon służy do prowadzenia bieżących spraw biurowych, drugi natomiast do kontaktu z klientami w czasie wyjazdów służbowych lub chociażby do użytkowania go jako odbiornik GPS.

Telefon na raty – jak go rozliczyć?

Niezależnie czy telefon zostanie zakupiony na raty w sklepie z elektroniką, czy zostanie otrzymany w abonamencie za przysłowiową złotówkę (raty za telefon doliczane są do kwoty abonamentu), obie transakcje stanowią zakup na raty, i mimo tego, że cena została podzielona na określone kwoty spłacane w odstępach miesięcznych, przedsiębiorca rozlicza całą kwotę telefonu.

Sprzedaż na raty udokumentowana jest fakturą VAT, na której widoczna jest pełna kwota transakcji. Sprzedawca nie wystawia oddzielnych faktur za każdą ratę. Otrzymanie przez podatnika faktury VAT za zakup telefonu na raty nakłada na niego obowiązek wprowadzenia do ewidencji rachunkowej całej kwoty zamieszczonej na fakturze.

Nie ma znaczenia czy cena została opłacona jednorazowo, czy też zostanie spłacana w ciągu kilkunastu rat. Oznacza to, że przedsiębiorca jest uprawniony już w okresie w jakim miał miejsce zakup (nie spłacenie ostatniej raty) odliczyć podatek VAT naliczony od należnego oraz zaliczyć wydatek na telefon jako koszt uzyskania przychodu i zmniejszyć tym samym podatek dochodowy.

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wartość netto z faktury, jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT lub kwotę brutto widniejącą na fakturze, jeśli podatnik jest zwolniony z VAT.

A może amortyzacja?

Innym sposobem rozliczenia telefonu komórkowego jest ujęcie wydatku z nim związanego jako środek trwały o niskiej wartości (cena towaru nie może przekraczać wartości 10 000 zł netto). W takim wypadku przedsiębiorca może dokonać odpisu amortyzacyjnego od całej kwoty podanej na fakturze.

Przedmiot związany z prowadzeniem przedsiębiorstwa może zostać uznany za środek trwały, jeśli jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, jest kompletny i zdatny do użytkowania oraz jest wykorzystywany w celach służbowych przez okres co najmniej 12 miesięcy.

W takim wypadku przedsiębiorca może dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych, ujmując składnik majątku w ewidencji środków trwałych lub WNiP lub dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

Amortyzacja środków trwałych polega na stopniowym zużyciu składników majątku poprzez odpisy amortyzacyjne, które dokonywane są drogą systematycznego, planowanego rozłożenia wartości środków trwałych na ustalony okres amortyzacji.

Uwaga! W przypadku telefonów, których cena przekracza 10 000 zł mamy do czynienia ze „zwykłym” środkiem trwałym. Należy mieć na to uwadze chcąc amortyzować telefon komórkowy w firmie.

Telefon na raty a odsetki
Zakup telefonu na raty może wiązać się z koniecznością zapłaty odsetek.

Zasadą jest, że kwotę przypadającą na odsetki zalicza się do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, że zostaną one faktycznie zapłacone. Dopóki zatem przedsiębiorca nie opłaci określonej raty z odsetkami, nie może zaliczyć owych odsetek jako koszt.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego