Uprawnienia dla biura rachunkowego w KSeF

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur cały czas wisi nad przedsiębiorcami. Aktualnie mogą oni go wykorzystywać, ale nie muszą.

Po wielu zmianach w tej kwestii KSeF ma być obligatoryjne od 2 lutego 2026 roku. Do tego czasu warto, aby przedsiębiorcy zapoznali się z tematem i dokładnie dowiedzieli się z czym będzie się to wiązało. Jednym z ważniejszych aspektów jest zapewnienie dostępu do systemu biurom rachunkowym.

Bez tego prowadzenie księgowości firmy może być dalece utrudnione.

Jak działa KSeF w praktyce?

KSeF nie jest jedynie jednym z kolejnych narzędzi do księgowania. Jest to cały system wystawiania, wysyłania i odbierania dokumentów księgowych, który niedługo będzie obowiązywał każdego przedsiębiorcę w kraju.

Aby zatem wyjaśnić to, dlaczego biura księgowe będą wymagały od swoich klientów uprawnień KSeF, warto przybliżyć w jaki sposób system ten działa.

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

Proces fakturowania wygląda w następujący sposób:

1. przedsiębiorca wystawia fakturę w formacie XML zgodnie ze wzorem Ministerstwa Finansów;
2. przesyła ją do KSeF – może to zrobić ręcznie lub automatycznie przez API, np. przy pomocy programu rachunkowego;
3. system rejestruje fakturę i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF;
4. faktura jest uznawana za wystawioną i odebraną już w momencie jej rejestracji w systemie – faktury nie trzeba wysyłać kontrahentowi, ten powinien otrzymać powiadomienie o jej otrzymaniu na swoim koncie KSeF, skąd może ją pobrać.

Przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu w ramach aplikacji KSeF (strony internetowej). Nie jest to jednak optymalne rozwiązanie, gdyż portal jest siermiężny w swojej budowie i nie posiada wielu przydanych funkcjonalności.

Najlepiej już teraz wybrać program księgowy, który będzie oferował bezpłatną integrację z KSEF, taki jak 360 Księgowość:

Wówczas bez utraty dotychczasowych możliwości, przedsiębiorca będzie mógł wystawiać i odbierać faktury w ramach obowiązkowego systemu. Z tego wariantu korzysta większość biur rachunkowych. Dlatego też istotne jest właściwe przekazanie uprawnień KSeF swoim księgowym.

Uprawnienia dla biura rachunkowego w KSeF

Dla przedsiębiorców, którzy samodzielnie prowadzą swoją księgowość, wystarczy aby zintegrowali swój system księgowy z KSeF (lub wybrali taki, który na to pozwala).

Większość firm decyduje się jednak na outsourcing obsługi księgowej, pozostawiając tę kwestię biurom rachunkowym. Już za rok (o ile nic nie ulegnie zmianie) możliwość współpracy z zewnętrznymi księgowymi będzie wymagało wydania im uprawnień w KSeF.

KSeF daje możliwość wydania uprawnień do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Sposób wydawania uprawnień będzie też zależny od tego komu będzie ono wystawione.

Podmiotami uprawnionymi mogą być bowiem:

• osoby fizyczne (szef lub pracownicy biura rachunkowego, księgowy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą);
• osoby prawne (biuro rachunkowe działające w ramach spółki prawa handlowego).

Uprawnienie wydane osobie fizycznej

Przedsiębiorca może outsourcingować swoją rachunkowość na wiele sposobów.

Jeżeli chodzi o osoby fizyczne, najczęściej odbywa się to przez korzystanie z pomocy księgowego prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą lub konkretnego pracownika biura rachunkowego, który prowadzi jego sprawy od A do Z.

Możliwe jest również nadanie uprawnienia szefowi biura rachunkowego, który następnie będzie samodzielnie uwierzytelniał dane osoby do prowadzenia spraw przedsiębiorcy.

W tym wariancie uprawnienia są przypisane bezpośrednio do osoby fizycznej identyfikowanej po NIP lub PESEL.

Księgowy dzięki temu uprawnieniu może:

• wystawiać faktury;
• mieć dostęp do faktur;
• nadawać dalsze uprawnienia (jeżeli przedsiębiorca wyda takie zezwolenie, osoba uprawniona będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia KSeF).

Ta opcja jest o tyle wygodna, że udzielając uprawnienia szefowi biura rachunkowego (niezależnie czy chodzi o JDG, czy spółkę), ten może przenosić uprawnienia swoim pracownikom.

Przedsiębiorca za pomocą jednej czynności wyzbywa się konieczności każdorazowego uprawniania innych księgowych zajmujących się jego sprawami.

Uprawnienie wydane osobie prawnej

Uprawniony może być również podmiot będący osobą prawną, czyli spółką.

W tym wypadku uprawnienia obejmują:

• wystawianie faktur;
• dostęp do faktur.

Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu.

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, uprawnienie to pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej.

Eliminuje to konieczność każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli podatnik korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jego imieniu.

Wystarczy wówczas aktualizacja przez samo biuro, a nie wszystkie firmy, które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu. Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne.

Ważne! Aby biuro rachunkowe, działające w formie spółki prawa handlowego, mogło zarządzać kontem KSeF swojego klienta, musi posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. 

Zasady nadawania uprawnień KSeF

Nadawanie uprawnień biurowi rachunkowemu jest względnie proste. Wystarczy zalogować się na swoje konto w KSeF, wejść w zakładkę „Uprawnienia” i wybrać opcję „Nadaj uprawnienia”.

Po wprowadzeniu danych podmiotu uprawnionego oraz wybraniu zakresu uprawnień sprawa jest zakończona, a księgowy uzyskuje prawo do wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorcy.

Trzeba przy tym pamiętać, że powyższa czynność musi zostać uwierzytelniona.

Przedsiębiorca może to zrobić, korzystając z:

• Profilu Zaufanego – bezpłatne rozwiązanie dla osób fizycznych;
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego – rozwiązanie komercyjne dla osób fizycznych;
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – rozwiązanie komercyjne dla osób prawnych;

Prócz opcji elektronicznej zostaje jeszcze wariant tradycyjny. Przedsiębiorca może nadać uprawnienia bezpośrednio u właściwego naczelnika urzędu skarbowego przy pomocy papierowej wersji formularza ZAW-FA.

Uprawnienia mogą być nadane wyłącznie przez samego podatnika, tj. przedsiębiorcę. Biuro rachunkowe nie może tego zrobić samodzielnie, np. na podstawie umowy o świadczenie usług księgowych.

Przy tym przedsiębiorca może nadać uprawnienia dla kilku księgowych jednocześnie. Przepisy nie stanowią żadnych limitów w tym aspekcie. Uprawnienia mogą być również w dowolnym momencie cofnięte lub zmodyfikowane.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego