Usługi hotelowe w kosztach firmy

W dzisiejszej rzeczywistości gospodarczej przedsiębiorcy często wyjeżdżają w krajowe podróże służbowe.

Przy tej okazji rezerwują nocleg wybierając hotel spośród szerokiej gamy przedsiębiorców świadczących usługi hotelarskie.

Czy zakup tego typu krajowych usług noclegowych mogą ująć w kosztach uzyskania przychodu? Od czego to zależy?

Czym są koszty stanowiące koszty firmowe

Koszty uzyskania przychodów są nieodłącznym elementem wydatków firmowych uwzględnianych w rachunku podatkowym.

Koszty zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów obniżają uzyskane przychody a tym samym obniżają podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Tym bardziej ważne jest aby podatnik miał rozeznanie czy każdy wydatek będzie mógł być ujęty jako koszt uzyskania przychodów.

Prawodawca określił co według niego podatnik może zaklasyfikować jako koszt obniżający przychód podatkowy. W art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PIT) ale także w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 zwanej dalej ustawą o CIT).

Usługi hotelowe w kosztach firmowych?

Usługi hotelowe mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Prawodawca nie wymienił ich w ustawowych katalogach wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów a więc w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jeżeli koszty hotelowe faktycznie służą celom prowadzonej działalności gospodarczej wówczas mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Koszty hotelowe muszą jednak być ujęte w księgach podatnika w kwocie brutto. Dlaczego? 

Przykład 1

Przedsiębiorca sprzedający tłumiki samochodowe wyjechał na targi do Poznania celem sprawdzenie nowych rozwiązań do ewentualnego zastosowania w działalności. Na miejscu zamówił 4 doby noclegowe w jednym z hoteli w mieście. Otrzymał fakturę na sumę 1.000 zł brutto.

Przedsiębiorca może zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto jeżeli faktycznie ten nocleg służy uzyskaniu, zachowaniu albo zabezpieczeniu teraźniejszych albo przyszłych przychodów z działalności gospodarczej.

Przykład 2

Przedsiębiorca sprzedający telefony i akcesoria telefoniczne wyjechał na spotkanie w sprawie potencjalnego podpisania nowej umowy o współpracę. Spotkanie trwały 2 godziny i zakończyło się o godzinie 20:00. Na miejscu podatnik zamówił 1 dobę noclegową w jednym z hoteli w mieście. Otrzymał fakturę na sumę 330 zł brutto.

Przedsiębiorca może zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto jeżeli faktycznie ten nocleg służy uzyskaniu, zachowaniu albo zabezpieczeniu teraźniejszych albo przyszłych przychodów z działalności gospodarczej.

Przykład 3

Przedsiębiorca świadczący usługi fizjoterapii wyjechał na szkolenie dla fizjoterapeutów w zakresie nowej metody leczenia kręgosłupa. Szkolenie trwało 4 dni.

Na miejscu przedsiębiorca zamówił 3 doby noclegowe w jednym z hoteli w mieście. Otrzymał fakturę na sumę 820 zł brutto.

Przedsiębiorca może zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto jeżeli faktycznie ten nocleg służy uzyskaniu, zachowaniu albo zabezpieczeniu teraźniejszych albo przyszłych przychodów z działalności gospodarczej.

Usługi hotelowe w kosztach firmowych oczami fiskusa

Warto na moment zatrzymać się i przeanalizować w jaki sposób fiskus patrzy na ujęcie usług hotelowych w kosztach firmowych. Poniżej zaprezentowano 3 wybrane stanowiska.

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 03.01.2013r. o sygn. ITPB1/415-1139/12/AK.

„(…) Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalności gospodarczą w zakresie Ratownictwa medycznego. Wskazuje on iż praca ta wiąże się z dużą odpowiedzialnością nie tylko za życie pacjentów ale również z tytułu pracy w zespole, za pozostałych jego członków. Chcąc dobrze wykonywać swoja pracę Wnioskodawca podjął naukę na studiach o kierunku Ratownictwo medyczne. Nauka pozwala Wnioskodawcy posiąść wiedzę specjalistyczną i umiejętności z zakresu nauk medycznych – w szczególności medycznych czynności ratunkowych wykonywanych w nagłych stanach. Ze względu na to, iż uczelnia do której Wnioskodawca uczęszcza mieści się poza miejscem zamieszkania. Korzysta on z noclegów w hotelu, co zmniejsza koszty dojazdu. Usługi noclegowe potwierdzone są fakturą VAT. Wnioskodawca nadmienia, iż wiedza pozyskiwana w ramach studiów znacznie podwyższy jego umiejętności ratownika medycznego, a co za tym idzie przychody z działalności.

Mając na uwadze opis stanu faktycznego i powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki poniesione w związku z dokształcaniem (opłaty za noclegi), choć trudno je przypisać konkretnym przychodom, mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w konsekwencji wpływ na powstanie lub zwiększenie, obecnie lub w przyszłości, przychodu. Wobec tego wydatki na ten cel faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jednakże zauważyć należy, iż to na Wnioskodawcy spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu. (…)”.

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 10.01.2013r. o sygn. ITPB1/415-1142/12/IG.

„(…) Przedstawiając we wniosku stan faktyczny Wnioskodawczyni wskazała, iż korzysta z usług hotelowych obejmujących usługi noclegowe i wyżywienie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie sprzedaży usług kserograficznych wykonywanych na przewoźnym środku trwałym na terenie całego kraju.

Odnosząc zanalizowane uprzednio przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na usługi noclegowe jest wykazanie celowości dokonywanego wydatku i jego związku z przychodem (źródłem przychodu).

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą i to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Skoro zatem, wydatki z tytułu usług noclegowych są ponoszone w celu prawidłowego wykonywania czynności podejmowanych w ramach działalności gospodarczej, a przy tym są racjonalne i uzasadnione, o ile będą prawidłowo udokumentowane, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast wydatki na wyżywienie nie stanowią jako takie kosztu uzyskania przychodu, gdyż bez względu na to, czy osoba fizyczna prowadzi – czy też nie – pozarolniczą działalność gospodarczą, ponosi wydatki na wyżywienie. (…)”.

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 20.03.2015r. o sygn. IPTPB1/4511-44/15-2/MD

„(…) Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że od 2013 r. Wnioskodawczyni uzyskuje przychody z tytułu jednoosobowej działalności gospodarczej z zakresu pośrednictwa finansowego, polegającego na sprzedaży produktów bankowych oraz ubezpieczeniowych. Ponieważ zdarza się, że klient, którego obsługuje – jest spoza terenu prowadzonego biura, charakter pracy wymaga osobistego dojazdu do klienta wraz z przeprowadzeniem rozmowy handlowej, dokonaniem inspekcji prowadzonej przez niego działalności gospodarczej wraz z przygotowaniem notatki fotograficznej. W trakcie takich wyjazdów Wnioskodawczyni będzie ponosić wydatki z tytułu noclegów w hotelu, ponieważ wyjazd będzie trwał kilka dni, w związku z czym wykonując swoje obowiązki będzie zmuszona nocować poza swoim miejscem zamieszkania. Wydatki te mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków wynikających z umowy z instytucjami, z którymi współpracuje oraz nie mają żadnego związku z celami osobistymi.

Odnosząc się zatem do wskazanych na wstępie przepisów do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, zauważyć należy, że warunkiem koniecznym zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi noclegowe jest wykazanie celowości dokonywanego wydatku i jego związku z przychodem (źródłem przychodu).

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą i to na nim spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii. Ponadto, na podatniku ciąży obowiązek należytego udokumentowania poniesionego wydatku. Nie może się on jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionego z ww. tytułu wydatku. Niezbędnym jest, bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku na usługi noclegowe z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków.

Skoro wydatki ponoszone na noclegi w hotelach, jak wskazała Wnioskodawczyni, mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków wynikających z umowy z instytucjami z którymi współpracuje oraz nie mają żadnego związku z celami osobistymi, to choć trudno je przypisać konkretnym przychodom, mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w konsekwencji wpływ na powstanie lub zwiększenie, obecnie lub w przyszłości, przychodu.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wydatki na noclegi faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”

Od nabycia usług hotelowych podatnik nie odliczy podatku VAT

Podatnicy, którzy korzystają z usług hotelowych od polskiego przedsiębiorcy i otrzymują na to dokument w postaci faktury sprzedaży nie mogą odliczyć podatku VAT naliczonego z danej faktury.

Ustawodawca ograniczył możliwość odliczenia podatku VAT z faktury dokumentującej zakup usług hotelowych zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT).

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

• nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

Brak odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury za nabycie usług hotelowych obliguje podatnika do ujmowania danej faktury w kosztach firmy w kwocie brutto a nie netto.

Wyjątkiem od reguły jest zakup świadczenia kompleksowego tzn. w skład takiego świadczenia wchodzi świadczenie główne i świadczenia pomocnicze.

Jeżeli świadczeniem pomocniczym są usługi hotelowe a głównym inne świadczenie od nabycia którego można odliczyć VAT wówczas podatnik będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia takiego świadczenia. Więcej na ten temat będzie przedstawione w odrębnej publikacji.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego