Wirtualny adres dla firmy

Wirtualne biuro to często nie tylko wirtualny adres, ale kompleksowe wsparcie w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Co oznacza wirtualny adres?

Wirtualny adres udostępniany jest w ramach usługi, której istotą jest wynajęcie osobie prowadzącej firmę lub zamierzającej zarejestrować działalność gospodarczą miejsca do prowadzenia tej działalności.

W ramach usługi w zależności od oferty, z której skorzysta przedsiębiorca udostępniany może być adres, skrzynka pocztowa, sale konferencyjne, obsługa biurowa itd.

Dzięki usłudze wirtualnego biura przedsiębiorca może prowadzić działalność gospodarczą w dowolnym miejscu, zgodnie ze swoimi preferencjami. Wirtualny adres umożliwia optymalizację kosztów prowadzenia firmy, jest znacznie tańszy w porównaniu do wynajmu tradycyjnych lokali biurowych.

Wirtualny adres można wykorzystać w celu rejestracji działalności gospodarczej i prowadzenia biznesu.

W ramach wynajmu wirtualnego biura w zależności od oferty możliwe jest także skorzystanie z szeregu dodatkowych usług wspierających prowadzenie biznesu.

W szczególności wirtualne biura udostępniają sale konferencyjnych przeznaczone do pracy lub na spotkania biznesowe oraz dają możliwość skorzystania z obsługi biurowej obejmującej w szczególności odbiór korespondencji, archiwizację dokumentów czy wirtualny numer do firmy i odbiór połączeń telefonicznych.

Decydując się na usługi wirtualnego biura, przed zawarciem umowy należy sprawdzić czy firma oferująca wirtualny adres posiada prawo własności do oferowanego lokalu, opinie o wirtualnym biurze, lokalizację i standard lokalu, godziny pracy wirtualnego biura, zakres oferowanych usług oraz warunki umowy, a więc koszt całkowity wynajmu oraz okres wypowiedzenia umowy.

Wirtualne biuro – dla kogo?

Skorzystanie z usług wirtualnego biura zazwyczaj wiąże się ze zmniejszeniem kosztów wynajmu pomieszczeń biurowych przeznaczonych na cele działalności, możliwością skorzystania z atrakcyjnej lokalizacji czy ograniczeniem formalności związanych z odbiorem korespondencji.

Wirtualne biuro może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców nie dysponujących odpowiednim lokalem do prowadzenia działalności gospodarczej, szczególnie w początkowej fazie prowadzenia firmy.

Wirtualny adres wybierany jest także przez osoby zamierzające zarejestrować działalność gospodarczą, które nie chcą podawać adresu domowego jako siedziby firmy, a ze względu na charakter prowadzonej działalności nie potrzebują lokalu do wykonywania swojej pracy.

Wirtualne biura są zatem ciekawym rozwiązaniem pozwalającym zoptymalizować koszty w szczególności dla freelancerów, start-upów, przedsiębiorców pracujący zdalnie, a także tych spędzających większość czasu poza biurem.

Jednym z aspektów prowadzenia działalności jest wybór odpowiedniej lokalizacji. Dzięki usługom oferowanym przez wirtualne biura przedsiębiorcy mają dostęp do atrakcyjnych lokalizacji, co może zwiększyć prestiż firmy i pomóc w pozyskaniu nowych klientów.

Czy wirtualne biuro może stanowić siedzibę dla potrzeb rejestracji VAT?

Rejestracji dla potrzeb VAT dokonuje się na formularzu VAT-R, który służy zarówno do rejestracji jak i aktualizacji danych. Przed dokonaniem rejestracji jako czynnego podatnika VAT, naczelnik urzędu skarbowego weryfikuje dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym.

Dopiero po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym, podmiot jest rejestrowany na potrzeby podatku VAT.

Art. 96 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług

„Naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 – jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.”

W ramach weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym sprawdzane są dane podatnika oraz potwierdzana jest ich prawdziwość, w szczególności sprawdzany jest adres siedziby: czy istnieje, czy odpowiada rodzajowi i skali prowadzonej działalności. Warto mieć na uwadze, że decydując się na podanie adresu wirtualnego jako siedziby działalności gospodarczej, organ podatkowy może uznać ten fakt jeden ze znaczników podwyższonego ryzyka, co może stanowić w przyszłości zwiększone prawdopodobieństwo wszczęcia działań kontrolnych.

Art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług

„Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:

1) dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub

2) podmiot ten nie istnieje, lub

3) mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub

4) podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, lub

5) z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej, lub

6) wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.”

Przedsiębiorcy wskazujący wirtualne biuro jako siedzibę działalności gospodarczej powinni liczyć się z ewentualną odmową organu podatkowego dokonania rejestracji podatnika dla potrzeb VAT. W obowiązujących przepisach podatkowych, w tym w ustawie o podatku od towarów i usług nie występuje pojęcie biura wirtualnego.

Nie jest zakazane ustalenie siedziby działalności pod wirtualnym adresem, jednak trzeba mieć na uwadze, że organ podatkowy ma prawo odmówić zarejestrowania podatnika jako czynnego podatnika VAT w przypadku, gdy w zgłoszeniu rejestracyjnym podano adres wirtualnego biura, który służy jedynie do korespondencji, a pod adresem tym nie są podejmowane decyzje związane z działalnością gospodarczą.

Na rynku dostępne są bowiem różnorodne oferty biur wirtualnych, część z nich obejmuje jedynie udostępnienie samego adresu lub skrytki pocztowej, a inne umożliwiają także przedsiębiorcom korzystanie z sal konferencyjnych. Dokonując wyboru wirtualnego biura, które będzie wskazane jako siedziba działalności gospodarczej dla potrzeb VAT, należy zatem zwrócić uwagę, aby podany w zgłoszeniu rejestracyjnym wirtualny adres był faktyczną siedzibą firmy.

Wirtualne biuro podane przez podatnika dla celów rejestracyjnych VAT powinno być zatem biurem, w którym przedsiębiorca organizuje spotkania biznesowe oraz podejmuje kluczowe decyzje związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W ramach weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym w przypadku wskazania przez podatnika wirtualnego adresu, naczelnik urzędu skarbowego sprawdza czy przedsiębiorca faktycznie korzysta z wirtualnego biura i prowadzi działalność pod tym adresem.

Wirtualne biuro a odliczenie VAT

Na mocy art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi co do zasady przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Odliczenie podatku VAT jest możliwe w określonych w ustawie o podatku od towarów i usług terminach, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• odliczenia dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik VAT oraz
• towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Usługi oferowane przez wirtualne biura podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, które zawarto w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Korzystanie z usług wirtualnego biura nie został wyszczególniony w katalogu przesłanek negatywnych.

Przedsiębiorca korzystający z usług wirtualnego biura, który otrzymał fakturę od kontrahenta udostępniającego wirtualny adres, będącego czynnym podatnikiem VAT, ma prawo do odliczenia podatku VAT, oczywiście pod warunkiem że sam jest czynnym podatnikiem VAT, a najem wirtualnego biura służy czynnościom opodatkowanym. Czynności opodatkowane to takie czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego, a co za tym idzie powstanie zobowiązania podatkowego.

Związek pomiędzy dokonanymi zakupami, a sprzedażą opodatkowaną może być zarówno bezpośredni jak i pośredni.

Trzeba pamiętać, że w celu odliczenia VAT, u sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy, a nabywca powinien otrzymać fakturę z wyszczególnioną stawką i kwotą podatku VAT.

Księgowość online – to także duże udogodnienie

Wybierając takie rozwiązanie, warto także zdecydować się na księgowość online, dzięki czemu będziemy mieć dostęp do księgowości z każdego dowolnego miejsca o dowolnej porze.

Program oferuje pakiety dla KPiR, Ryczałtu oraz Pełnej księgowości. Co ważne, 360 Księgowość to także bezpłatne wsparcie techniczne, istotne zwłaszcza dla tych, którzy dopiero zaczynają swoją pracę z programem.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa