Wydatki NKUP niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

Niektóre wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Dowiedz się więcej o wydatkach NKUP i sposobie ich rozliczania.

Definicja kosztów NKUP

Sporo osób mogło spotkać się ze skrótem NKUP. Co to takiego i jakie ma to znaczenie dla przedsiębiorców?

Skrót NKUP oznacza niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Odnosi się do kosztów, które co prawda wpływają na wynik finansowy danego przedsiębiorstwa, ale nie można ich uwzględnić przy obliczaniu podatku dochodowego.

Koszty NKUP nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu dochodu do opodatkowania.

Nie są też wykazywane w zeznaniu rocznym. Jednak w podmiotach, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, koszty NKUP będą wykazane w rachunku zysków i strat. Będą też miały wpływ na bilans.

Niektóre wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Będzie tak w przypadku wydatków, które nie są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodów. Przykładem takich wydatków są wydatki osobiste.

Kiedy w JDG wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodu

Osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, co do zasady nie może do kosztów podatkowych zaliczyć wydatków związanych na przykład z ochroną swojego zdrowia czy ubezpieczeniem na życie.

Co ciekawe, w przypadku ubezpieczenie na życie dla członka zarządu spółki prawa handlowego może ono stanowić koszt uzyskania przychodu dla takiej spółki.

Takie stanowisko zajął organ podatkowy w interpretacji indywidualnej nr 0111-KDWB.4010.71.2023.4.KKM z dnia 15 listopada 2023 roku.

Z tego względu każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, bo w zależności od rodzaju działalności w jednym przypadku dany wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu, a w innym nie. Jeśli przedsiębiorca zakupi telewizor i będzie go używał w swoim prywatnym domu czy mieszkaniu, to taki wydatek będzie miał charakter wydatku osobistego. Co za tym idzie, nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu. Jednak jeśli taki sam telewizor trafi na przykład do pokoju hotelowego albo poczekalni dla klientów, to będzie mógł być kosztem podatkowym, bo taki zakup będzie związany z osiąganiem przychodów przez przedsiębiorcę.

Wśród wydatków, które dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, można wymienić:

• okulary korekcyjne lub soczewki,
• wizyty u stomatologa,
• karnet na siłownię,
• wizyty u lekarza,
• karnet na basen.

Jednak takie same wydatki dokonywane na rzecz pracowników mogą już stanowić koszt podatkowy. Będą one formą benefitów pracowniczych, które wpływają na możliwość osiągania przychodów przez firmę, w której pracują takie osoby.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą niektóre szkolenia nie mogą zostać zaliczone do kosztów.

Chodzi o szkolenia, które zwiększają poziom wiedzy ogólnej uczestnika takiego szkolenia, ale nie przekazują wiedzy, która może być wykorzystana przy prowadzeniu działalności gospodarczej, bo nie wiążą się z zakresem jej działalności lub nie mogą być zastosowane do polepszenia sposobu zarządzania firmą.

Czego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 23 wymieniono długą listę wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Nie znaczy to jednak, że firmy nie mogą dokonywać takich wydatków. Jednak trzeba mieć świadomość, że takie wydatki nie mogą być kosztami podatkowymi.

Przykładem kosztów NKUP są koszty reprezentacji, poniesione w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy napojów, w tym napojów alkoholowych.

W orzecznictwie przyjęło się, że koszty reprezentacji to wydatki, które są związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa i to bez względu na ich wystawność, czy też miejsce świadczenia.

Kiedyś do kosztów reprezentacji zaliczano tylko wydatki, które miały na celu wywołanie pozytywnego wrażenia, a zarazem odznaczały się okazałością czy ponadprzeciętną miarą.

Według wyroków NSA kosztami reprezentacji będą gadżety przekazywane nieodpłatnie przez przedsiębiorcę, o ile nie zawierają logotypu firmy, która rozdaje takie prezenty.

Natomiast takie same gadżety, na których będzie logo przedsiębiorcy, co do zasady będą stanowić koszty reklamowe, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP).

Nie dotyczy to jednak alkoholu, nawet jeśli będzie zaopatrzony w firmowe logo. Alkohol rozdawany w prezencie klientom będzie kosztem NKUP. Wyjątkiem jest alkohol wytwarzany bezpośrednio przez firmę, która wręcza taki prezent, zawierający logo firmowe.

Inną grupą wydatków, które nie stanowią KUP są koszty podatkowe grzywien oraz kar pieniężnych, które zostały orzeczone w postępowaniu administracyjnym, karnym skarbowym, karnym, a także w sprawach o wykroczenia.

Kosztami NKUP są również odsetki od takich kar i grzywien. Co ważne, kary, które zostały nałożone w postępowaniu administracyjnym, nie będą stanowić KUP bez względu na okoliczności ich nałożenia.

Kosztami podatkowymi nie mogą być odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych i podatkowych.

Podobnie kosztami NKUP będą wydatki na spłatę rat kredytów i pożyczek. W tym wypadku kosztem uzyskania przychodów będzie wyłącznie część odsetkowa raty kredytu lub pożyczki, o ile faktycznie została opłacona.

Czy zakup pojazdów jako środków trwałych stanowi koszt podatkowy

W przypadku środków trwałych, których wartość przekracza 10.000 zł, co do zasady kosztem podatkowym nie będzie sam wydatek na zakup danego środka trwałego, ale dopiero odpis amortyzacyjny.

Jednak i tutaj można spotkać wyjątki, bo istnieje możliwość jednorazowej amortyzacji nowego środka trwałego o wartości do 100.000 zł, ale nie dotyczy to środków transportu.

Wydatkami NKUP są odpisy amortyzacyjne od osobowych samochodów spalinowych, których wartość przekracza 150.000 zł.

W takim wypadku należy ustalić proporcję, w jakiej wartość takiego pojazdu przekracza ustawowy limit. Nadwyżka odpisu amortyzacyjnego przypadającego ponad limit 150 tys. zł będzie stanowić koszt NKUP. Natomiast w przypadku osobowych samochodów elektrycznych limit został ustalony na poziomie 225.000 złotych.

Wydatki na ubezpieczenie OC samochodu osobowego będzie stanowić koszt podatkowy bez względu na wartość ubezpieczonego pojazdu. Jednak już ubezpieczenie AC można zaliczyć w koszty tylko w takiej proporcji, w jakiej pozostaje ono do równowartości 150.000 zł. Koszt ubezpieczenia AC spalinowego samochodu osobowego, w tej części, w której przekracza wartość 150 tys. zł, będzie stanowić koszt NKUP.

Przy osobowych samochodach firmowych stanowiących środki trwałe całkowite odliczenie podatku VAT oraz ujęcie całości wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu jest możliwe tylko w wypadku samochodów używanych wyłącznie w celach firmowych. Niezbędne jest tu złożenie formularza VAT-26 oraz prowadzenie kilometrówki.

Natomiast w wypadku samochodów osobowych używanych zarówno do działalności, jak i prywatnie, możliwe jest odliczenie jedynie 50% podatku VAT oraz zaliczenie do kosztów podatkowych 75% wartości netto faktury oraz 75% procent nieodliczonego podatku VAT. Pozostałe 25% takich wydatków będzie stanowić koszty NKUP.

W przypadku naprawy samochodu uszkodzonego w wyniku stłuczki czy wypadku, koszty takiej naprawy nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów, jeśli taki pojazd nie był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC. Ta zasada obowiązuje bez względu na to czy do zdarzenia doszło z winy kierowcy firmowego pojazdu, czy winny był inny uczestnik ruchu. W związku z tym koszt naprawy powypadkowej firmowego pojazdu, który nie miał ubezpieczenia AC, będzie w całości stanowił wydatek NKUP.

Z firmowymi pojazdami związane są też opłaty parkingowe. Przykładem wydatku, który nie powinien być ujmowany w kosztach uzyskania przychodu jest paragon za parking bez numeru NIP nabywcy takiej usługi. Od 2020 roku nie można zaliczać paragonów bez numeru NIP w kosztach podatkowych. W przypadku, gdy w czasie kontroli skarbowej okaże się, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczono paragony za opłaty parkingowe bez numeru NIP nabywcy, to konieczne będzie skorygowanie złożonych deklaracji podatkowych.

Jak księgować i rozliczać NKUP

Może zdarzyć się, że na jednej fakturze znajdą się zarówno wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jak i takie, które nie będą kosztem podatkowym.

W tym wypadku do Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) należy wpisać wyłącznie te wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodu. Na dokumencie można umieścić adnotację, że konkretne pozycje takiej faktury zostały zaliczone do wydatków NKUP. Taka notatka może być sporządzona na dokumencie papierowym, ale może też mieć postać notatki elektronicznej w programie do księgowości online.

W przypadku pełnej księgowości koszty NKUP można wyodrębnić w analityce do kont księgowych, na których będzie księgowany dany rodzaj kosztów.

Prawidłowe oznaczenie takich kosztów będzie miało wpływ na poprawne wyliczenie podstawy opodatkowania. Przydadzą się tu schematy księgowe, które będą uwzględniać to, że niektóre koszty nie stanowią kosztów podatkowych.

Rozliczenia kosztów NKUP są bardzo istotne zarówno w przypadku KPiR, jak i pełnej rachunkowości.

Co ważne, 360 Księgowość umożliwia prowadzenie nie tylko KPiR, ale również pełnej księgowości online. Dzięki temu można w prosty sposób ustalić należny podatek PIT lub CIT z uwzględnieniem wydatków NKUP.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego