Wyrejestrowanie z rejestru VAT – kiedy i w jaki sposób to następuje?

Zasadniczo każdy przedsiębiorca powinien rozliczać się z podatku od towarów i usług. Jedynie wyjątki, przy spełnieniu określonych warunków, mogą nie martwić się tą kwestią. Wszyscy inni, zaraz po rejestracji firmy, muszą zgłosić się do ewidencji czynnych podatników VAT.

Mimo iż jest to przykry obowiązek, to status „vatowca” można stracić i to nie tylko na wniosek zainteresowanego podmiotu.

Jak wygląda wyrejestrowanie z VAT, kiedy następuje z urzędu i czy można wówczas dokonać ponownego zgłoszenia? 

Wyrejestrowanie z VAT – kiedy jest to obowiązkiem podatnika?

Zacznijmy od sytuacji najbardziej typowej, czyli wyrejestrowania z VAT na wniosek przedsiębiorcy.

Tak długo jak podatnik prowadzi firmę, tak też powinien on znajdować się w rejestrze VAT. W momencie kiedy ta działalność zostaje zaprzestana, dalsze ewidencjonowanie jego danych staje się bezcelowe.

Jak możemy wyczytać w art. 96 ust. 6 ustawy o VAT, jeżeli podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zaprzestał wykonywania czynności podlegającej opodatkowaniu, jest on obowiązany zgłosić zaprzestanie działalności naczelnikowi urzędu skarbowego. Zgłoszenie to stanowi dla naczelnika urzędu skarbowego podstawę do wykreślenia podatnika z rejestru jako podatnika VAT.

Powyższe oznacza, że obowiązkiem każdego przedsiębiorcy kończącego swoją przygodę z biznesem jest zgłoszenie tego faktu właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Dokonuje się tego na formularzu VAT-Z, w terminie 7-dniowym licząc od daty zaprzestania dokonywania czynności opodatkowanych. Owe zgłoszenie stanowi podstawę wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru.

Wyrejestrowanie z VAT powinno być inicjowane przez samego podatnika.

Nie każdy jednak jest na tyle skrupulatny, aby pamiętać o obowiązku zawiadomienia fiskusa o zaprzestaniu działalności.

W takim wypadku wykreślenie następuje z urzędu, lecz dopiero w momencie gdy naczelnik urzędu skarbowego poweźmie informację w tym temacie.

Kontrolowanie podatników w tej kwestii nie jest jednak priorytetem organu, przez co nieaktywny przedsiębiorca może jeszcze wiele miesięcy znajdować się w rejestrze VAT.

Wyrejestrowanie z VAT z urzędu

Nie tylko zakończenie prowadzenia działalności skutkuje wyrejestrowaniem z VAT. Prócz tego ustawa wskazuje na cały szereg okoliczności, których ziszczenie się będzie skutkowało wykreśleniem z ewidencji podatników podatku od towarów i usług.

W sytuacji powstania odpowiednich przesłanek organ skarbowy dokonuje wyrejestrowania z VAT z urzędu. 

Przechodząc do ustawy o VAT, art. 96 ust. 9 wskazuje, iż naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT, jeżeli:

1. podatnik nie istnieje (również kiedy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zmarła);
2. mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem;
3. dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okazały się niezgodne z prawdą;
4. podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
5. posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi.

Prawodawca w kolejnym ustępie, tj. ust. 9a ustanowił dodatkowy katalog okoliczności, w których naczelnik urzędu skarbowego usuwa podatnika z rejestru.

Dzieje się tak, gdy:

1. podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy;
2. podatnik nie złożył deklaracji za 3 kolejne miesiące lub za kwartał;
3. podatnik składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia;
4. podatnik wystawiał faktury lub faktury korygujące dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane;
5. podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział pośrednio, lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.

Zawiadomienie o wyrejestrowaniu z VAT

Uregulowanie dwóch oddzielnych katalogów przesłanek wyrejestrowania z VAT nie jest kwestią przypadku.

Ustawodawca zdecydował się na to, gdyż obie te listy różni istotny szczegół. Otóż w wypadkach opisanych w ust. 9, organ nie ma obowiązku poinformować podatnika o wykreśleniu z ewidencji.

Przepis ten mówi wprost, że naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru VAT „bez konieczności zawiadamiania o tym podatnika”.

W przypadku ust. 9a taki obowiązek już istnieje, gdyż przepis ten nie zawiera zapisu w przedmiocie zawiadomienia. Jeżeli zatem z przepisu nie wynika wprost, że naczelnik wykreśla podatnika bez poinformowania go o tym, należy to rozumieć jako nałożenie na organ skarbowy obowiązku zawiadomienia.

Oznacza to, iż podatnik musi być zawiadomiony o podjęciu działań zmierzających do wykreślenia, a także o samym wyrejestrowaniu.

Przez długi czas przepis 96 ust. 9 i ust. 9a ustawy o VAT sprawiał problemy interpretacyjne w kwestii tego czy organ powinien zawiadamiać podatnika, czy też nie. Jednakże w dniu 23 października 2023 roku swoje stanowisko w tym aspekcie zajął Sąd Najwyższy, stwierdzając, że wykreślenie podatnika z rejestru podatników czynnych podatku od towarów i usług w trybie art. 96 ust. 9 ustawy o VAT następuje poprzez dokonanie czynności materialno-technicznej. Brzmienie przepisu jest jasne i wprost z niego wynika, że organ nie ma obowiązku zawiadomienia o tym podatnika.

Zgodnie bowiem z art. 207 Ordynacji podatkowej organ orzeka w sprawie w drodze decyzji, chyba że przepisy tej ustawy stanowią inaczej. Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji.

W uzasadnieniu uchwały uznano, że w przypadku wykreślenia z rejestru podatników VAT nie mamy do czynienia ze sprawą podatkową w rozumieniu art. 207 Ordynacji podatkowej.

Organ nie orzeka, tylko dokonuje czynności faktycznej. Akceptacja odmiennego stanowiska prowadziłaby do konieczności stosowania wszystkich reguł postępowania podatkowego w zakresie m.in. doręczeń, czynnego udziału czy wniosków dowodowych.

Nie odnosi się to jednak do ust. 9a, gdyż przepisy podatkowe należy interpretować ściśle. Jeżeli ustawa wskazuje wprost na brak konieczności zawiadomienia, to wnioskując a contrario tam, gdzie takiego wskazania nie ma, organ ma obowiązek zawiadomić podatnika.

Czy podatnik może dokonać ponownej rejestracji?

Wyrejestrowanie z VAT nie jest permanentne.

Istnieje możliwość ponownej rejestracji. Jeżeli zatem przedsiębiorca zgadza się z decyzją organu skarbowego o wykreśleniu, powinien on naprawić swoją sytuację, tj. dokonać czynności, których zaniechanie doprowadziło do wyrejestrowania go.

W chwili gdy przesłanki określone w art. 96 ust. 9 i ust. 9a ustawy o VAT ustaną, podatnik ma prawo do złożenia nowego zgłoszenia rejestracyjnego. Jeżeli jednak podatnik w ciągu 2 miesięcy od dnia wykreślenia go z rejestru udowodni, że prowadzi prawidłowo swoją działalność gospodarczą, naczelnik — na wniosek przedsiębiorcy – przywróci go do rejestru bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.

Jeżeli jednak podatnik nie zgadza się z ustaleniami naczelnika urzędu skarbowego i tym samym uważa, że wyrejestrowanie z VAT było bezprawne, może zaskarżyć decyzję organu.

Odwołanie wnosi się do sądu administracyjnego. Jeśli w sprawie zapadnie korzystne dla przedsiębiorcy rozstrzygnięcie, wniosek o przywrócenie rejestracji również nie będzie potrzebny.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego