Wzorowa współpraca z biurem rachunkowym.

Prowadzisz firmę? Świetnie! A czy masz na swoim koncie jakąś nieudaną współpracę z biurem rachunkowym?

Jeśli odpowiadasz na te dwa pytania twierdząco, to znaczy, że albo zaczynasz przygodę z pracą na swoim, albo ponownie zaliczasz zakręt w postaci perypetii z nielojalnym biurem rachunkowym. Koniec z tym! Sprawdź, jak dobrze wybrać biuro rachunkowe, by współpraca była owocna i bez ryzyka, a satysfakcja gwarantowana dla dwóch stron!

Szukasz perfekcyjnego programu do prowadzenia pełnej księgowości dla biur rachunkowych? Sprawdź, jak wygląda wzorowa współpraca z biurem rachunkowym.

Współpraca z biurem rachunkowym — dlaczego warto skorzystać z takiej usługi?

Prowadzenie firmy w Polsce to ogromne wyzwanie. Jeśli zależy Ci na tym, by uzyskać miano pioniera, specjalisty, lidera na rynku w branży, w której pracujesz, pamiętaj, że dobra trwa tylko 24 godziny, a tydzień 7 dni.

Aby z sukcesem prowadzić działalność gospodarczą oprócz znajomości branży, trzeba również pamiętać o niezbędnych formalnościach. Terminowe wykonywanie przelewów, wyliczanie wysokości składek ZUS, rozliczanie urlopów pracowniczych to tylko kilka z licznych obowiązków przedsiębiorcy.

Na szczęście współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym może wyręczyć Cię w tych niewdzięcznych czynnościach. Dokonaj researchu i podejmij decyzję, które biuro rachunkowe spełnia Twoje oczekiwania i ma świetną opinię wśród znajomych przedsiębiorców.

Ale pamiętaj, że na zadowolenie ze współpracy wpływa wiele czynników. Na pierwszym miejscu w tym przypadku warto postawić Twoje zaangażowanie i dbanie o ustalone wcześniej reguły.

Dlaczego biuro rachunkowe powinno mieć ubezpieczenie?

Szukając dobrego biura rachunkowego, zapytaj potencjalne firmy, czy są ubezpieczone. Jest to obowiązkiem każdej firmy, która zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Ubezpieczenie OC ma na celu rekompensatę wyrządzonych w czasie pracy szkód.

Bez względu na to, dlaczego doszło do pomyłki, taka umowa chroni księgowych przed ponoszeniem konsekwencji finansowych z własnego budżetu.

Niezależnie od tego, jak dużą firmę prowadzisz, ile osób zatrudniasz i jak wysoki masz miesięczny przychód, zanim podpiszesz umowę o współpracę, zapytaj przedstawiciela firmy, czy ma ubezpieczenie OC.

Na co zwrócić uwagę, wybierając biuro rachunkowe do współpracy?

Jest kilka ważnych kwestii, których nie powinno się pomijać, decydując się na współpracę z biurem rachunkowym. Jeśli oczekujesz, że będzie ona owocna, to pamiętaj, że bez Twojego zaangażowania nie jest to możliwe. Przestrzeganie wspólnie ustalonych zasad, otwarta rozmowa o problemach firmy, a przede wszystkim szczerość to klucz do pełnej satysfakcji.

Kolejną istotną kwestią jest ustalenie zakresu współpracy. Księgowa może wystawiać faktury, a może też tylko robić miesięczne rozliczenia. Zastanów się, w jakim zakresie potrzebujesz pomocy, by w pierwszym etapie współpracy nie odczuwać rozczarowania.

1 Zacznij wymagać od siebie. Wzorowa współpraca zawsze działa w dwie strony!

Organizacja pracy w biurach rachunkowych, bez względu na to, z jakich programów korzystają, zawsze zależy od terminowości klienta. Jeśli nie dostarczysz na czas dokumentów, księgowa nie wyliczy składek ZUS i podatków na czas. A za opóźnienia w dokonywaniu płatności czekają Cię odsetki karne, mandaty, a często również kontrole urzędników. Decydując się na dostarczenie miesięcznej dokumentacji do X dnia miesiąca, pamiętaj, że w Twojej rękach leży przyszły los Twojej firmy.

2 Zadbaj o komunikację — wyznacz do tego skrupulatnych, rzeczowych i dobrze poinformowanych pracowników!

Jeśli jesteś szefem, to z pewnością masz dużo na głowie. Rozpoczynając współpracę z profesjonalną księgową, wyznacz kompetentną osobę do kontaktu z biurem. Mogą to być nawet 2-3 osoby, by w razie czyjejś nieobecności był ktoś kompetentny na zastępstwo.

Zadbaj o to, by była ona rozeznana w sprawach księgowości firmy, a w miejscu pracy miała dostęp do dokumentów. Taki ruch usprawni proces komunikacji, wszystkie sprawy będą załatwiane na bieżąco i nie będzie opóźnień w płatnościach. Pamiętaj, że Twoi pracownicy też oczekują na wynagrodzenie w terminie, a oprócz tego jest jeszcze cała lista dokumentów i zestawień, które w każdym miesiącu trzeba zrobić.

3 Doprecyzuj zakres swoich obowiązków i nie zapominaj o nich!

Jeśli zadeklarujesz się przynosić dokumenty osobiście, przygotować jakieś zestawienie na konkretny termin lub donieść dodatkowe papiery do księgowej z biura rachunkowego, to nie lekceważ takich ustaleń.

Aby wymagać od innych, trzeba czuć się w obowiązku, by wypełniać również swoje powinności. Nie tłumacz się liczbą zajęć służbowych, które spoczywają na Twoich barkach. Przecież każdy ma swoje zadania zawodowe i pomimo że są one inne, to nie oznacza to wcale, że są mniej ważne. Satysfakcjonująca współpraca jest zależna przede wszystkim od tego, czy zaangażujesz się w wypełnianie swoich zobowiązań. Jeśli zdarzy Ci się zachorować i zapomnisz o tym, by na czas dotrzeć do biura rachunkowego, zadzwoń i uprzedź księgową. Każdy jest tylko człowiekiem, ale nie naciągaj rzeczywistości, bo w tym przypadku kłamstwo ma krótkie nogi.

Jeśli mowa o zakresie obowiązków przedsiębiorcy, to ustalcie wspólnie, kto będzie wystawiał faktury, czy księgowa otrzyma dostęp do konta PUE, czy też kto będzie aktualizował listę klientów w systemie. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym poprzednim wpisie, więc sprawdź, jak usprawnić prace księgowości z 360 księgowość.

4 Deadline w księgowości jest świętością i… chroni przed mandatami

Jeśli zależy Ci na tym, by fiskus nie pukał do Twoich drzwi, pamiętaj o tym, że Ciebie również obowiązują terminy. Bez dobrej współpracy z Tobą biuro rachunkowe nie jest w stanie zbyt wiele zrobić. To od Ciebie zależy, czy księgowa dopełni formalności i wystawi blankiety na czas, czy też z opóźnieniem.

Dostarczenie stosu dokumentów do biura nie załatwia całej sprawy. Trzeba je jeszcze wprowadzić do programu do prowadzenia pełnej księgowości dla biur rachunkowych i podsumować. A to przecież wymaga czasu.

5 Wypracujcie strategię współpracy podczas comiesięcznej kawy i ciasteczek

Zadbaj o jakość współpracy z biurem rachunkowym. Zarezerwuj sobie raz w miesiącu czas na spotkanie, by rozwiązać pojawiające się problemy, wyjaśnić nieporozumienia, podpisać niezbędne papiery. Taki rytuał sprawi, że dokumenty będą zawsze w należytym porządku, a relacja z biurem rachunkowym będzie nie tylko poprawna, ale przede wszystkim przyjazna. Czy wiesz, że od jakości tej współpracy zależy w dużej mierze los Twojej firmy? Dobra księgowa lub księgowy to prawdziwy skarb! Dlatego kup dobrą kawę i kawałek ulubionego ciasta i zaproś swoją księgową do służbowych rozmów w przyjaznej atmosferze.

6 Księgowa to też człowiek! Uszanuj to, że ma prawo do życia prywatnego.

Pamiętaj o tym, że księgowa lub księgowy to również ludzie. A więc po całym dniu spędzonym w biurze zasługują na odpoczynek z dala od komputera, ciągów liczb i przepisów prawnych. Ustalcie, w jakich godzinach będziecie się kontaktować telefonicznie.

Niech każda ze stron szanuje prywatność i czas wolny drugiej strony. Aby w ciągu dnia pracować wydajnie, każdy przecież musi odpocząć!

Podsumowanie: podejmij przemyślane kroki i zadbaj o komfort pracy dwóch stron!

Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, pamiętaj o tym, że jakość tej współpracy zależy w dużej mierze od Ciebie i Twojego zaangażowania. Nie oglądaj się za siebie, bo piszemy właśnie o Tobie przedsiębiorco 😀Jeśli jesteś szefem dobrze prosperującej firmy, to z pewnością wiesz, o czym mowa.

Jeśli dopiero zaczynasz, to miej tę kwestię na uwadze. Poważny przedsiębiorca to człowiek rzetelny, który zna swoje obowiązki i wykonuje je terminowo. Jeśli nie chcesz mieć do czynienia z fiskusem, płacić mandatów skarbowych oraz chcesz uniknąć stresu podczas wizyty urzędników, znajdź profesjonalne biuro rachunkowe, które wspomaga się np. programem do prowadzenia pełnej księgowości online dla biur rachunkowych. Być może firma w Twoim regionie korzysta z programu do księgowania online 360 Księgowość, na który zdecydowało się już dziesiątki firm w Polsce.

Ten program zdobył uznanie dzięki nawigowaniu pracy w biurze rachunkowym i automatycznym aktualizacjom, które sprawiają, że zmiany w prawie są zawsze dostępne na wyciągnięcie ręki.

Reasumując: wzorowa współpraca z biurem rachunkowym jest realna i zawsze zależy od obopólnego zaangażowania. Dostosuj się do wszystkich naszych wskazówek, a dopiero wtedy, gdy nie będziesz mieć sobie nic do zarzucenia, podejmij rozmowy o tym, co jeszcze można zmienić, by współpraca była satysfakcjonująca dla dwóch stron!