Zadatek a zaliczka – podobieństwa i różnice

Jedną z form częściowej płatności na poczet realizacji przyszłego zamówienia jest zaliczka albo zadatek.

Klient ma możliwość uregulowania części dla zapłaty sprzedawcy na poczet wykonania przyszłych usług lub dostaw towarów.

Mowa tu o zaliczce albo zadatku. Pomimo podobieństw występuje tez istotna różnica pomiędzy nimi.

Zadatek a zaliczka – podobieństwa

Wspólną cechą zaliczki i zadatku jest to, że zostają zapłacone przez odbiorcę dla sprzedawcy na poczet przyszłych usług lub dostaw towarów.

Zostają więc wpłacane sprzedawcy zanim jeszcze rozpocznie realizację usługi lub dostawy towarów.

Kolejną wspólną cechą jest to, że zamawiający może wpłacać nie tylko jedną zaliczkę.

Może wpłacać dwie, trzy zaliczki lub więcej na poczet przyszłych usług lub dostaw towarów. Podobnie rzecz się ma z zadatkiem.

Podczas gdy po wpłaceniu zaliczki albo zadatku zostaje zrealizowana usług lub dostawa towarów zamawiający reguluję pozostałą należność dla sprzedawcy.

To także wspólna cecha zaliczki i zadatku.

W tym przypadku została przyjęta okoliczność iż zamówienie zostało zrealizowane.

Zadatek a zaliczka – różnice

Zgodnie z art. 394 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm. zwanej dalej ustawą KC) zapłacony zadatek przy zawarciu umowy, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

Natomiast w myśl art. 734 ustawy KC jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki.

Zadatek i niewykonanie umowy

Jeżeli sprzedawca nie zrealizuje przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług a otrzymał zaliczkę, ma obowiązek dokonać jej zwrotu odbiorcy.

Zaliczka nie zostaje zatrzymana u sprzedawcy z pewnym wyjątkiem ale o tym w dalszej części publikacji.

Skutki niewykonania umowy w przypadku zadatku przedstawiono w poniższej tabeli.

Jeżeli umowa nie zostanie wykonana, wówczas:

• zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała,
• jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, w tym jednak wypadku obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada.

To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Zaliczka nie zostaje zwrócona

Choć zaliczka zostaje zwrócona odbiorcy jeżeli sprzedawca nie zrealizuje dostawy towarów lub usług to występują też inne wyjątkowe przypadki.

Odbiorca i sprzedawca mogą zawrzeć zapisy umowy sprzedaży w taki sposób, iż w pewnych sytuacjach (jeżeli nie dojdzie do realizacji sprzedaży z winy odbiorcy) wpłacona zaliczka pozostanie u sprzedawcy.

W takim wypadku sprzedawca musi pamiętać o określonych konsekwencjach podatkowych.

Zatrzymana zaliczka u sprzedawcy rodzi konkretne dalsze konsekwencje prawno-podatkowe:

• nie następuje wykonanie usługi lub dostawy towarów albo nastąpiło wykonanie części usługi lub dostawy towarów,
• następnie otrzymana przez sprzedawcę zaliczka traci kwalifikację prawną jako zaliczka na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług,
• zaliczka ta zgodnie z umową staję się ostateczną, definitywną zapłatą (także jeżeli nie doszło do wykonania dostawy towarów lub usługi ale miały miejsce przygotowania do jej realizacji),
• zaliczka ta zgodnie z umową zostaje potrącona na poczet kary, odszkodowania lub innej opłaty sankcyjnej, która ma zrekompensować wykonaną część usługi lub dostawy towarów (także jeżeli nie doszło do wykonania dostawy towarów lub usługi ale miały miejsce przygotowania do jej realizacji).

Zatem niewykonanie lub tylko częściowe wykonanie zamówienia przez sprzedawcę może powodować (zgodnie z zawartą umową) zatrzymanie zaliczki u sprzedawcy.

Zaliczka po niewykonaniu zamówienia lub częściowym ale nie pełnym wykonaniu zamówienia może zmienić swój charakter w ostateczną zapłatę należności.

Następnie może być potrącona w poczet kary, odszkodowania lub innej opłaty sankcyjnej.

Zaliczka zostaje zatrzymana u sprzedawcy – skutki podatkowe

Na mocy art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. zwanej dalej ustawą o PIT) opodatkowaniu podatkiem dochodowym w działalności gospodarczej nie podlegają pobrane wpłaty lub zarachowane należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymanych lub zwróconych pożyczek (kredytów), w tym również uregulowanych w naturze, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów).

Otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania przychodu w działalności gospodarczej a co za tym idzie nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o PIT za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Jeżeli zaliczka zmieni swój charakter na należność ostateczną (nie wykonanie lub częściowe wykonanie umowy z winy odbiorcy) wtedy sprzedawca będzie miał obowiązek dokonać jej opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z kolei w przypadku gdy zaliczka zgodnie z umową stanie się karą, odszkodowaniem lub podobną opłatą sankcyjną, wówczas także będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym w ramach prowadzonej działalności zgodnie z art. art. 14 ust. 2 pkt 4 ustawy o PIT.

Natomiast na gruncie podatku VAT, sprzedawca opodatkowuje VAT wpłaconą przez odbiorcę zaliczkę w miesiącu jej otrzymania.

Jeżeli wykonanie usługi lub dostawa towarów nie dojdzie do skutku, wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej do zera w stosunku do wystawionej faktury zaliczkowej.

Otrzymana zaliczka traci wówczas charakter zaliczki i zostaje potrącona na poczet kary, odszkodowania lub innej opłaty sankcyjnej.

Potwierdza to także, interpretacja indywidualna z dnia 11.02.2010r. o sygn. IBPP2/443-117/10/WN wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której stwierdzono, iż:

(…) Nie można zatem rozpatrywać zaliczki (zadatku, przedpłaty, raty) jako odrębnej od sprzedaży czynności. Nie jest ona bowiem dodatkową czynnością podlegającą opodatkowaniu, lecz jest integralnie związana z usługą lub sprzedażą towaru na poczet których została uiszczona. W przypadku zaliczek (zadatków, przedpłat, rat) ustawa określa jedynie inny moment powstania obowiązku podatkowego niż w przypadku sprzedaży świadczonej bez pobrania zaliczki (zadatku, przedpłaty, raty).

Jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Wnioskodawca prowadzi w Polsce działalność hotelową. W ramach prowadzonej działalności hotelowej, Spółka świadczy w Hotelach na rzecz zorganizowanych grup oraz gości indywidualnych („Klienci”) usługi obejmujące w szczególności usługi noclegowe, usługi gastronomiczne i usługi konferencyjne („Usługi”).

Zgodnie z umowami zawieranymi przez Spółkę w związku z powyższymi Usługami („Umowy”):

1. Klient jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Spółki zadatku/zaliczki na poczet nabywanych Usług w uzgodnionej wysokości („Zadatek”);
2. W przypadku rezygnacji przez Klienta z nabycia Usług, w związku z którymi wpłacony został Zadatek (a zatem, w sytuacji nie dojścia Umowy do skutku z winy Klienta), Spółka ma prawo zatrzymać całość lub część otrzymanego Zadatku jako zryczałtowane odszkodowanie.

Spółka dokumentuje sprzedaż Usług wystawiając faktury VAT i rozlicza podatek VAT na zasadach miesięcznych.

W sytuacji, kiedy kwota zadatku zostaje zatrzymana przez Wnioskodawcę, jako odszkodowanie związane z rezygnacją klienta z nabycia usług, zatrzymany zadatek przez Wnioskodawcę nie stanowi wynagrodzenia za świadczoną usługę, lecz pełni funkcje odszkodowawczą. W konsekwencji, w przypadku gdy usługa nie zostaje wyświadczona Wnioskodawcy, winien on skorygować swoje rozliczenia w zakresie wcześniej pobranych i opodatkowanych zadatków.

Zatem w rozpatrywanej sprawie istotne jest określenie momentu, w którym Wnioskodawca nabywa prawo do wystawienia faktury korygującej VAT dotyczącej faktury VAT wystawionej uprzednio w związku z otrzymaniem zadatku.

W przypadku odstąpienia od umowy zadatek, który w momencie otrzymania podlegał opodatkowaniu na podstawie art. 19 ust. 11 ustawy, nie wypełnia jednak dyspozycji art. 5 ustawy o podatku VAT bowiem nie doszło do odpłatnej dostawy towaru lub odpłatnego świadczenia usługi. Stanowi on tylko kwotę odszkodowania za niedopełnienie warunków zawartej z kontrahentem umowy. Czynność przekazania kwot pieniężnych nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W konsekwencji w przypadku gdy nie dojdzie do realizacji umowy – wyświadczenia usługi, Wnioskodawca winien skorygować swoje rozliczenie w podatku VAT w zakresie wcześniej pobranego i opodatkowanego zadatku.

Odstąpienie od umowy, niezależnie od tego, czy łączy się ze zwrotem płatności do nabywcy, czy też płatność ta jest zatrzymana przez Wnioskodawcę (świadczącego usługę), powoduje konieczność korekty podatku należnego u sprzedawcy.

W przypadku gdy dana płatność została udokumentowana fakturą, powstaje obowiązek wystawienia faktury korygującej, która powinna zostać wystawiona z chwilą odstąpienia od umowy. Istotny jest bowiem moment, w którym ujawnia się to, że nie dojdzie do czynności opodatkowanej (na poczet której przyjęta płatność została zafakturowana).

Reasumując należy stwierdzić, iż z tytułu pobranych zadatków Wnioskodawca jest zobowiązany zastosować art. 19 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług i wystawić fakturę na otrzymany zadatek, nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część należności od nabywcy. Otrzymanie zadatku powoduje powstanie obowiązku podatkowego do wysokości otrzymanej kwoty według stawki właściwej dla świadczonej usługi. Natomiast w przypadku gdy na skutek niewykonania umowy kwota pobranego zadatku zastanie zatrzymana przez Wnioskodawcę, pobrany zadatek nie będzie ekwiwalentem wynagrodzenia za dokonaną dostawę towarów lecz będzie pełnił funkcję odszkodowawczą. Wówczas Wnioskodawca winien skorygować swoje rozliczenia w zakresie wcześniej pobranych i opodatkowanych zadatków, bowiem w tym momencie ujawni się to, że nie dojdzie do czynności opodatkowanej (na poczet której przyjęta płatność została zafakturowana). Tym samym wtedy też powstanie obowiązek wystawienia faktury korygującej. (…).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego

W innym artykule możecie przeczytać o fakturze zaliczkowej.