Zagubiona lub zniszczona faktura

Co zrobić w razie zgubienia lub zniszczenia faktury?

Może się zdarzyć, że nabywca usługi utraci fakturę na skutek zagubienia lub zniszczenia. W razie, gdy faktura oryginalna zaginie lub ulegnie zniszczeniu, należy zwrócić się do sprzedawcy  (wystawcy faktury pierwotnej) z prośbą o wystawienie duplikatu faktury zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w jego posiadaniu.

Na wniosek kontrahenta dokonującego zakupu, sprzedawca lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia  ma wówczas obowiązek wystawić duplikat faktury.

Wniosek o wystawienie duplikatu faktury można złożyć w dowolny sposób, przepisy nie regulują tej kwestii, wystarczająca jest zatem prośba ustna czy przekazana drogą elektroniczną np. mailem.

Nabywca może także złożyć wniosek o wystawienie duplikatu na piśmie i dostarczyć do sprzedawcy w dowolny sposób np. drogą pocztą.

Duplikat faktury

Trzeba mieć na uwadze, że na mocy art. 106l ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, duplikat faktury może być wystawiony jedynie w sytuacji, gdy oryginalna faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu.

Art. 106l ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług

„W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

1. a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
2. b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

1. a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
2. b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;

3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:

1. a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
2. b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.”

Na mocy tego przepisu duplikat faktury może być także wystawiony przez:

• nabywcę, o którym mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy);
• nabywcę, o którym mowa wart. 106k ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (wystawiający notę korygującą);
• organ egzekucyjny lub komornika sądowego (o których mowa w art. 106c).

Duplikat faktury to dodatkowy egzemplarz faktury pierwotnej, co oznacza że powinien zawierać identyczne dane, które zawarte zostały na wystawionej wcześniej fakturze, którą dysponuje sprzedawca. Wystawiając duplikat nie należy zatem dokonywać jakichkolwiek zmian danych, jedyne różnice to dodanie pozycji data wystawienia duplikatu oraz opcjonalnie sformułowania „duplikat”.

Duplikat szybko i wygodnie możesz wystawić w programie księgowym online 360 Księgowość.

Zgodnie bowiem z art. 106l ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura wystawiona ponownie:

1) zawiera datę wystawienia;

2) może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.

Jeżeli zatem ze względu na zagubienie lub zniszczenie faktury, nabywca zwróci się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu faktury, sprzedawca lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia ma obowiązek odtworzyć treść zagubionej lub zniszczonej faktury, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu sprzedawcy, umieszczając na nowo wystawionej fakturze datę wystawienia duplikatu i opcjonalnie sformułowanie „duplikat”.

Wystawiony w ten sposób duplikat faktury pod względem księgowym oraz podatkowym ma moc prawną równą fakturze oryginalnej, jest to bowiem ponownie wystawiona faktura, zawierająca dane, takie jak faktura pierwotna, dokumentująca w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa