Zakładanie spółki z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z popularniejszych form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP.

Warto przyjrzeć się bliżej tej formie prawnej prowadzenia działalności gospodarczej zwłaszcza w coraz trudniejszych warunkach gospodarczych.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czyli?

Spółka z o.o. to spółka, która posiada osobowość prawną. Osobowość prawna powoduje to, iż spółka staje się stroną w postępowaniach administracyjnych, podatkowych, sądowych i innych. Spółka działa samodzielnie tzn. za pośrednictwem organu zarządu, zgromadzenia wspólników który reprezentuje i prowadzi jej sprawy.

Wszelkie uchwały wspólników są podejmowane przez organ spółki z o.o. – zgromadzenie wspólników. Wspólnicy są zobowiązani wykonywać wyłącznie świadczenia określone w umowie spółki. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki.

Utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zgodnie z art. 151 ustawy z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 zwanej dalej ustawą o KSH) Spółka z o.o. może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.

Zanim spółka z o.o. rozpocznie swój byt prawny przyszli wspólnicy:

• zawierają umowę spółki z o.o.,
• są zobowiązani wnieść całość ustalonego w umowie kapitału zakładowego,
• powołują zarząd,
• ustanawiają radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,
• dokonują wpisu do właściwego rejestru – do KRS.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Pierwsza podstawowa czynność w ramach utworzenia spółki z o.o. to zawarcie umowy spółki. Można tego dokonać na dwa sposoby:

• u notariusza – umowa w formie aktu notarialnego,
• za pośrednictwem wzorca umowy w trybie S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/).

Jak mówi art. 157 § 1 art. 157¹ ustawy o KSH umowa spółki z o.o. powinna określać:

• firmę i siedzibę spółki,
• przedmiot działalności spółki,
• wysokość kapitału zakładowego,
• czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Umowa spółki z o.o. może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy. Wymaga to jednak wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/).

Umowa spółki z o.o. według wzorca S24 zawarta jest po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym.

Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zgodnie z art. 152, 153 oraz 154 ustawy o KSH wspólnicy spółki z o.o. są zobowiązani wnieść całość ustalonego w umowie kapitału zakładowego. Kapitał zakładowy spółki z o.o. dzieli się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej.

Kapitał zakładowy spółki z o.o. powinien wynosić co najmniej 5.000 złotych (wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych). Kapitał zakładowy nie może być wniesiony w innej walucie niż polski złoty.

Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział – wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne.

Zanim jeszcze powstanie spółka wspólnicy muszą uzgodnić wysokość kapitału zakładowego na początku funkcjonowania spółki (a do jakiej wysokość będzie zwiększany kapitał zakładowy) oraz wysokość wkładów jakie będą zobowiązani wnieść na pokrycie tego kapitału. Sumy te będą ujęte w umowie spółki z o.o.

Niezwykle ważną kwestię jest to, iż udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę należy zasilić kapitał zapasowy.

Należy pamiętać, iż gdy wkład na pokrycie udziałów w spółce z o.o. będzie pokryty w części albo w całości wkładem niepieniężnym (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać:

• przedmiot tego wkładu,
• osobę wspólnika wnoszącego aport,
• liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.

Należy podkreślić, iż na mocy art. 14 § 1 ustawy o KSH przedmiotem wkładu niepieniężnego do spółki z o.o. nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług.

Prawa niezbywane to w myśl ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 zwanej dalej ustawą Kodeks Cywilny):

• użytkowanie (rzeczy) – 254 ustawy Kodeks Cywilny,
• służebność osobista – 300 ustawy Kodeks Cywilny,
• prawo odkupu – 595 § 1 ustawy Kodeks Cywilny,
• prawo pierwokupu – 602 § 1 ustawy Kodeks Cywilny,
• prawo dożywocia – 912 ustawy Kodeks Cywilny.

Z kolei wśród podstawowych zbywalnych praw majątkowych można wymienić prawo własności czy autorskie prawa majątkowe.

Jeżeli zmiana umowy spółki z o.o. została dokonana w formie aktu notarialnego, wówczas pokrycie kapitału zakładowego może być dokonane także wkładami niepieniężnymi.

Pokrycie kapitału zakładowego może nastąpić najdalej w ciągu 7 dni licząc od dnia wpisu spółki z o.o. do rejestru.

Zarząd spółki z o.o. składa do KRS w ciągu 7 dni licząc od dnia jej wpisu do rejestru oświadczenie wszystkich członków zarządu, iż wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione.

Oświadczenie te składa się do KRS w przypadku gdy nie zostało ono dołączone do zgłoszenia spółki.

Wynagrodzenie za usługi, które wystąpią przy rejestracji spółki nie można pokrywać ze środków kapitału zakładowego.

Środki z kapitału zakładowego nie mogą być także zaliczane na poczet wkładu któregokolwiek ze wspólników. Środki te mogą być jednak przeznaczone na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Jak mówi art. 158 § 1² ustawy o KSH podwyższenie kapitału zakładowego dokonywane po wpisie do rejestru spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być pokryte wyłącznie wkładami pieniężnymi, jeżeli zmiany umowy spółki dokonano przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a w przypadku gdy zmiany umowy spółki dokonano w formie aktu notarialnego – także wkładami niepieniężnymi.

Ewentualne podwyższenie kapitału zakładowego może nastąpić na podstawie:

• dotychczasowych postanowień umowy spółki przewidujących maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia – może ono nastąpić bez konieczności zmiany umowy spółki,
• innych niż dotychczasowe postanowienia umowy spółki (przewidujących maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia) – może ono nastąpić jedynie przez zmianę umowy spółki.

Jednocześnie należy pomyśleć o księgowości, pomoże w tym 360 Księgowość, program umożliwia szybkie przygotowanie sprawozdania finansowego:

Nie tylko kapitał zakładowy

Poza obligatoryjnie utworzonym kapitałem zakładowym w spółce z o.o. może być również tworzony kapitał zapasowy oraz rezerwowy.

W skład tworzonego kapitału zapasowego czy rezerwowego mogą wchodzić m.in.:

• zyski z lat ubiegłych przeznaczone do podziału w latach następnych,
• zyski z lat ubiegłych przeznaczone na wypłaty zaliczek w trakcie roku którymi może dysponować zarząd,
• udziały nabyte w drodze egzekucji w celu ich umorzenia,
• podwyższenie kapitału zapasowego (dotyczy kapitału zapasowego lub rezerwowego utworzonych z zysku spółki),
• nadwyżka wartości udziałów tzn. udziały są obejmowane po cenie wyższej od wartości nominalnej (kapitał zapasowy).

Majątek spółki z o.o. to poza powyższymi kapitałami także wszelkie ruchomości i nieruchomości (aktywa rzeczowe, obrotowe) które zostaną nabyte w różnej formie przez spółkę (przez jej reprezentantów czyli wspólników, zarząd, zgromadzenie wspólników).

Organy spółki z o.o.

Jednym z etapów powstania spółki z o.o. jest powołanie zarządu tej spółki, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz ale nie tylko. Powołanie zarządu i zgromadzenia wspólników

W spółce z o.o. dopuszczalne jest powołanie trzech organów o różnych charakterze:

• zarząd spółki z o.o. czyli organ wykonawczy – obowiązkowo powoływany w każdej spółce z o.o., prowadzi sprawy spółki z o.o., reprezentuje ją na zewnątrz i wewnątrz,
• zgromadzenie wspólników czyli organ o najwyższej randze w spółce z o.o. dokonujące uchwalania uchwał spółki z o.o., przy obligatoryjnej zgodzie wszystkich wspólników,
• rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, która pełni funkcje kontrolne i oceniające a więc sprawuje nadzór nad całą działalnością spółki i dokonuje oceny pracy zarządu (np. sprawozdań), powołanie rady i komisji w spółce z o.o. jest dobrowolne jednakże obowiązkowo należy je powołać gdy kapitał zakładowy w spółce z o.o. jest większy niż suma 500.000 zł a w spółce jest więcej niż 25 wspólników.

Powołanie zarządu i członków zarządu spółki z o.o.

Członek zarządu może być powołany ale i odwołany tylko na drodze podjęcia uchwały wspólników (niekiedy umowa spółki może stanowić inną formę powołania i odwołania członka zarządu).

Co więcej uchwała wspólników (umowa spółki) o powołaniu członka zarządu może określać wymagania jakie powinni spełniać kandydaci ubiegający się o pełnienie tej funkcji.

Zarząd może składać się z jednego członka albo większej ilości członków. W roli członka zarządu może występować wspólnik spółki z o.o. ale może to być osoba spoza wspólników tej spółki z o.o.

Członek zarządu ma prawo (obowiązek) do reprezentacji i prowadzenia spraw spółki z o.o. w odniesieniu do wszystkich czynności sądowych o pozasądowych.

W przypadku gdy zarząd spółki z o.o. składa się z więcej niż jednego osoby – to przez kogo spółka z o.o. będzie reprezentowana określa umowa spółki z o.o. Każdy członek zarządu ma prawo do reprezentacji i prowadzenia spraw spółki z o.o. nie wykraczających poza charakter zwykłych czynności spółki.

Warto podkreślić, iż posiedzenie zarządu, pisemne podejmowanie uchwał może się odbywać poprzez środki komunikacji elektronicznej a więc także i na odległość.

Co więcej członek zarządu może oddać swój głos na piśmie za pomocą innego członka zarządu. Oczywiście umowa spółki może stanowić i w tym wypadku odmienny sposób odbywania się posiedzenia zarządu.

Może się zdarzyć, iż umowa spółki z o.o. nie będzie zawierać postanowień – kto reprezentuje spółkę z o.o.

W takiej sytuacji oświadczenia w imieniu spółki składa dwóch członków zarządu albo członek zarządu wraz z prokurentem.

Natomiast pisma doręczane spółce z o.o. lub oświadczenia składane spółce z o.o. mogą być dokonywane w odniesieniu do członka zarządu albo prokurenta.

Członek zarządu może pełnić swoją funkcję w spółce z o.o. nieodpłatnie. Jednakże uchwała wspólników może ustalić wysokość wynagrodzenia poszczególnych członków zarządu.

Członek zarządu może też świadczyć pracę na rzecz spółki z o.o. na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Do tego celu musi być wyznaczona osoba działająca w imieniu spółki, desygnowana do zawarcia umowy z członkiem zarządu, która zostaje powołana uchwałą zgromadzenia wspólników.

Członek zarządu nie może bez zgody organu powołującego zarząd spółki z o.o. (umowa spółki może dać uprawnienie wydania zgody innemu organowi):

• zajmować się interesami konkurencyjnymi,
• uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej,
• uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu.

Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.

Należy podkreślić, iż przy zgodzie wszystkich członków zarządu można w spółce z o.o. powołać osobę do pełnienia szczególnej funkcji – pełnomocnictwa. Funkcja ta to prokura a osoba powołania to pełnienia tych funkcji to prokurent.

Prokura oznacza szczególne upoważnienie do reprezentowania spółki z o.o. na płaszczyznach sprawa sądowych, administracyjnych, gospodarczych czy podatkowych.

W przypadku zawarcia umowy spółki na podstawie wzorca umowy (w trybie S24), uchwała o ustanowieniu prokury może być podjęcia także za pomocą wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym podpisanego kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi albo podpisami osobistymi.

Wniosek o wpis do KRS składany jest wówczas za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Wszelkie uchwały w spółce z o.o. podejmuje najwyższa władza w spółce czyli zgromadzenie wspólników.

Jak mówi art. 227 § 2 ustawy o KSH bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

Zgromadzenie wspólników może podjąć uchwałę co do stworzenia zasad postępowania w zakresie rozporządzania składnikami aktywów trwałych spółki z o.o. lub dokonywania niektórych czynności prawnych.

Uchwały wspólników, poza innymi sprawami wymienionymi w niniejszym dziale lub umowie spółki, wymaga:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,
• postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
• zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
• zwrot dopłat,
• zawarcie umowy między spółką dominującą a spółką zależną umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników musi odbyć się w ciągu 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. (jeżeli rok obrotowy kończy się dnia 31.12.2022r. to zgromadzenie wspólników musi mieć miejsce najdalej 30.06.2023r.).

Przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników to:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z  191 § 2 ustawy o KSH sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Jak mówi art. 238 § 1 ustawy o KSH zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Na mocy art. 239 § 1 i § 2 ustawy o KSH w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.

Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym mogą być uchwalone, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad.

Zgodnie z art. 240 ustawy o KSH uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Odpowiedzialność cywilnoprawna

Zgodnie z art. 291 do 295 ustawy o KSH Jeżeli członkowie zarządu umyślnie lub przez niedbalstwo podali fałszywe dane w oświadczeniu, o którym mowa w art. 167 § 1 pkt 2 lub art. 262 § 2 pkt 3 ustawy o KSH, odpowiadają wobec wierzycieli spółki solidarnie ze spółką przez trzy lata od dnia zarejestrowania spółki lub zarejestrowania podwyższenia kapitału zakładowego.

Kto, biorąc udział w tworzeniu spółki, wbrew przepisom prawa z winy swojej wyrządził spółce szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia.

Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

Jeżeli szkodę wyrządziło kilka osób wspólnie, odpowiadają za szkodę solidarnie.

Jeżeli spółka z o.o. nie wytoczy powództwa o naprawienie wyrządzonej jej szkody w terminie roku od dnia ujawnienia czynu wyrządzającego szkodę, każdy wspólnik może wnieść pozew o naprawienie szkody wyrządzonej spółce.

Ponadto w myśl z art. 299 § 1 i § 2 ustawy o KSH jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.

Członek zarządu może jednak uwolnić się od odpowiedzialności jeżeli wykaże, że:

• we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo
• niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo
• pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego