Zakup dodatkowej gwarancji w kosztach?

Dokonując zakupu sprzętu przeznaczonego na cele prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca może zdecydować się na zakup dodatkowej gwarancji.

W jaki sposób ująć zakup dodatkowej gwarancji sprzętu w Podatkowej Księdze Przychodów i rozchodów?

Dodatkowa gwarancja przy zakupie sprzętu do firmy

Zakup dodatkowej gwarancji nie jest związany z konkretnym przychodem, stanowi więc koszty pośrednie w prowadzonej działalności gospodarczej. Dodatkowa gwarancja sprzętu do firmy zakupiona przez przedsiębiorcę prowadzącego Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów według metody kasowej (uproszczonej), ujmowana jest w księdze w dacie poniesienia wydatku, bez znaczenia pozostaje wówczas jakiego okresu dotyczy gwarancja.

Metoda kasowa polega bowiem na tym, że koszty w księdze ujmuje się w dniu ich poniesienia, czyli nie dzieli się wówczas kosztów na pośrednie i bezpośrednie i nie przyporządkowuje ich do konkretnych przychodów.

Jeżeli natomiast dodatkowa gwarancja sprzętu firmowego wpisywana jest do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów prowadzonej metodą memoriałową, to wydatek powinien zostać odniesiony proporcjonalnie do kosztów lat, których dotyczy gwarancja.

Zakup sprzętu  o wartości poniżej 10 000 zł  z dodatkową gwarancją

Nabywając sprzęt do firmy spełniający definicję środków trwałych, którego wartość nie przekracza 10.000 zł, dopuszczalne jest niewprowadzanie składnika majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

W takim przypadku wydatek zalicza się bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania sprzętu do używania w działalności.

Art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

„Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10.000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.”

W przypadku, gdy zakupiony sprzęt ze względu na niską wartość poniżej 10 000 zł zostanie zakwalifikowany jako wyposażenie, a więc nie podlega wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie będzie amortyzowany, to zakupiona gwarancja widniejąca jako dodatkowa pozycja na fakturze dokumentującej zakup sprzętu może zostać ujęta w PKPiR w jednej pozycji wraz z zakupionym sprzętem. Wydatek na zakup sprzętu z dodatkową gwarancją podlega wówczas ujęciu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w dacie poniesienia kosztu.

Datą poniesienia jest w tym przypadku data wystawienia faktury przez sprzedawcę. Wpisując do księgi w jednej pozycji zakup sprzętu wraz z dodatkową gwarancją, należy w kolumnie 6 „Opis zdarzenia gospodarczego” zaznaczyć, że koszt odnosi się do zakupu wyposażenia i dodatkowej gwarancji. Trzeba mieć na uwadze, że taki sposób ewidencjonowania zakupu sprzętu z dodatkową gwarancją w księdze podatkowej może być stosowany jedynie przez przedsiębiorców prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów metodą kasową, czyli uproszczoną.

W przypadku prowadzenia księgi podatkowej metodą memoriałową, wartość gwarancji, która dotyczy różnych lat podatkowych, należy odnieść w odpowiedniej proporcji w ciężar kosztów lat, których dotyczy gwarancja, wpisując właściwe kwoty w kolumnie 13  „Pozostałe wydatki”.

Przykład

Pan Marek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, w której zatrudnia pracowników dokonał zakupu lodówki do pomieszczenia socjalnego, przeznaczonego do spożywania posiłków dla pracowników. Lodówka ze względu na niską wartość poniżej 10 000 zł została zakwalifikowana jako wyposażenie, nie będzie ujęta zatem w ewidencji środków trwałych i amortyzowana.

Przy zakupie sprzętu, Pan Marek wykupił dodatkową gwarancję, które koszt został ujęty na fakturze dokumentującej nabycie lodówki.

W jaki sposób zaksięgować dodatkową gwarancję w PKPiR? Przedsiębiorca rozliczana się w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzoną metodą uproszczoną, a jako formę opodatkowania stosuje zasady ogólne.

Lodówka wraz z dodatkową gwarancją może zostać zaksięgowana bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów w jednej pozycji w dacie poniesienia kosztu. Kwotę z faktury dokumentującej zakup lodówki wraz z dodatkową gwarancją należy wpisać do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” pod datą wystawienia faktury przez sprzedawcę.

Księguj koszty wygodnie w programie księgowym 360 Księgowość:

Dodatkowa gwarancja środka trwałego

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Jeżeli zatem sprzęt zakupiony do firmy spełnia powyższą definicję, to co do zasady powinien zostać zakwalifikowany jako środek trwały, a w tym samym wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i amortyzowany. Przy czym wydatek poniesiony na zakup dodatkowej gwarancji sprzętu zakwalifikowanego jako środek trwały nie zwiększa wartości początkowej środka trwałego.

Dodatkowa gwarancja nie stanowi bowiem elementu ceny nabycia zdefiniowanej w art. 22g ust. 3 ustawy o PIT:

„Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.”

Zakup dodatkowej gwarancji sprzętu stanowiącego środek trwały w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, jako koszt dotyczący użytkowania składnika majątku, będący kosztem pośrednim, ujmowany jest w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”:

• w dacie poniesienia wydatku w księdze podatkowej prowadzonej metodą kasową lub;
• w latach podatkowych, których dotyczy gwarancja w księdze podatkowej prowadzonej metodą memoriałową.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa