Zakup sprzętu przed rozpoczęciem działalności

Czym są koszty uzyskania przychodów w firmie?

Prowadząc działalność gospodarczą opodatkowaną skalą podatkową lub podatkiem liniowym przedsiębiorcy przysługuje prawo do rozliczania kosztów uzyskania przychodów.

Poniesione wydatki ewidencjonowane są w odpowiednich kolumnach w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów prowadzona jest wyłącznie przez przedsiębiorców, którzy jako formę opodatkowania wybrali skalę podatkową lub podatek liniowy.

Jeżeli zatem podatnik stosuje jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową, nie przysługuje mu prawo do rozliczania kosztów w działalności.

Koszty uzyskania przychodów pomniejszają przychody i zmniejszają dochód, co w konsekwencji oznacza że koszty wpływają na należny podatek.

Koszty w firmie zmniejszają zatem wysokość podatku dochodowego do zapłaty, a więc odpowiednie zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest istotne dla prawidłowego rozliczenia podatku.

Kosztami uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy przeanalizować ich celowość oraz potencjalną możliwość ich przyczynienia się do osiągnięcia przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Czy wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności stanowią koszty uzyskania przychodów?

Warto mieć na uwadze, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć także niektóre wydatki poniesione przed faktycznym rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej.

Obowiązująca ustawa o PIT nie zawiera zapisów, które wyłączałyby z kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez podatnika przed rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być jednak spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Przedsiębiorca powinien być zatem w stanie wykazać związek wydatków poniesionych przed zarejestrowaniem firmy z prowadzoną działalnością gospodarczą i ich wpływ na osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła.

Jakie wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych?

Koszty poniesione przez przedsiębiorcę przed zarejestrowaniem firmy pozostające w związku przyczynowo skutkowym z uzyskiwanymi przychodami z tej działalności, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeżeli dane wydatki nie zostały wyłączone w kosztów uzyskania przychodów, czyli nie zostały wyszczególnione przez ustawodawców w art. 23. ust 1 ustawy o PIT, to o ile zostały poniesione w celu uruchomienia działalności gospodarczej, podlegają zakwalifikowaniu jako koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Trzeba jednak pamiętać, że obowiązek udowodnienia powiązania wydatku poniesionego przed zarejestrowaniem firmy z prowadzoną działalnością gospodarczą spoczywa na przedsiębiorcy.

Przykładowo do wydatków możliwych do zakwalifikowania jako koszty uzyskania przychodów poniesionych przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej możemy zaliczyć wydatki poniesione na projekt i wykonanie logo firmy, banerów reklamowych, tablic informacyjnych, pieczątek czy wizytówek oraz wydatki poniesione na stworzenie strony internetowej.

Duża konkurencja na rynku powoduje, że zakładając nową firmę niemal w każdej branży, przedsiębiorca chcący osiągnąć sukces musi odpowiednio rozreklamować i wypromować swój biznes.

Wydatki poniesione na reklamę i promocję firmy przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów przez ustawodawców, zatem stanowią koszty podatkowe w dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę na podstawie dowodów ich poniesienia.

Kolejną kategorią wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej przez podatnika, podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów są wydatki na najem  i przystosowanie na potrzeby działalności lokalu użytkowanego przez przedsiębiorcę w celach firmowych.

Wydatki te są związane z uruchomieniem działalności. Wszelkie wydatki poniesione w celu uruchomienia działalności gospodarczej stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę na podstawie dowodów ich poniesienia.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że koszty poniesione na wynajęty lokal w celu jego przystosowania do potrzeb działalności traktowane są jako inwestycje w obcych środkach trwałych i podlegają rozliczeniu jako koszty podatkowe, jednak dopiero w ramach odpisów amortyzacyjnych.

Środki trwałe nabyte przed rejestracją firmy

Wydatki poniesione na zakup składników majątku zakwalifikowanych jako środki trwałe w prowadzonej działalności gospodarczej rozliczane są w szczególny sposób. Na mocy art. 22a ust. 1 ustawy o PIT amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Jeżeli spełnione są warunki uznania danego składnika majątku za środek trwały, przedsiębiorca który dokonał jego nabycia przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinien sporządzić oświadczenie o przekazaniu danego środka z majątku prywatnego do majątku firmowego, w którym należy ująć jego nazwę oraz wartość początkową.

Składniki majątku podatnik może przekazać  na cele firmowe i wprowadzić do ewidencji środków trwałych najwcześniej na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Kosztami uzyskania przychodów są wówczas odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej środków trwałych.

Towary handlowe i materiały zakupione przed rozpoczęciem działalności

Towary handlowe i materiały zakupione przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych, jednak nie bezpośrednio poprzez ujęcie ich jako koszty uzyskania przychodów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

Wszystkie towary handlowe i materiały nabyte przez przedsiębiorcę przed zarejestrowaniem firmy należy wykazać w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Dokumenty potwierdzające zakup towarów handlowych i materiałów nabytych przez przedsiębiorcę przed zarejestrowaniem firmy należy podpiąć do arkuszu sporządzonego spisu z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Na mocy art. 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Spis z natury sporządzony na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podlega zaewidencjonowaniu w pierwszej pozycji Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Spis z natury zazwyczaj ujmowany jest w kolumnie 15 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Na podstawie art. 25 ust. 1  rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Spis z natury zawiera co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników wymienionych w § 24 przez ich cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury oraz
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”, podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Podatnik jest obowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia (art. 26 ust. 1 rozporządzenia  Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Przedsiębiorca, który zakupił towary handlowe lub materiały przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinien pamiętać, że wartość spisu z natury nie sumuje się z innymi zapisami dokonanymi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

W praktyce oznacza to, że wartość spisu z natury nie wpływa na wartość bieżących kosztów podatkowych, uwzględniana jest bowiem w kalkulacji dochodu do opodatkowania podatkiem dochodowym dopiero po sporządzeniu kolejnego spisu z natury.

Kolejny spis z natury zazwyczaj sporządzany jest na koniec roku podatkowego, warto jednak pamiętać że przedsiębiorcy przysługuje prawo sporządzenia spisu z natury także w trakcie trwania roku podatkowego.

Na mocy art. 24 ust. 2 ustawy o PIT u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14 a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Dochodem z odpłatnego zbycia składników majątku, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej, jest przychód z odpłatnego zbycia składników majątku, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 lit. b, a w pozostałych przypadkach dochodem lub stratą jest różnica między przychodem z odpłatnego zbycia a:

1) wartością początkową wykazaną w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem pkt 2, powiększona o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1, dokonanych od tych środków i wartości lub

2) wartością wynikającą z dokumentu stwierdzającego nabycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu użytkowego lub udziału w takim prawie, którego wartość początkową dla celów dokonywania odpisów amortyzacyjnych ustalono zgodnie z art. 22g ust. 10, powiększona o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1, dokonanych od tego prawa lub udziału w takim prawie.

Wartość nabytych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej towarów handlowych i materiałów rozliczana jest zatem w postaci różnic remanentowych, zwiększających lub zmniejszających dochód do opodatkowania za dany rok podatkowy, w przypadku gdy spis z natury sporządzany jest na koniec roku.

W razie, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na sporządzenie spisu z natury w trakcie roku podatkowego, różnice remanentowe są uwzględniane na etapie ustalania zaliczki na podatek dochodowy za okres, w którym przedsiębiorca sporządził spis z natury w trakcie trwania roku podatkowego.

W aktualnościach znajdziecie także ciekawy artykuł na temat przekształcenia jdg w spółkę z o.o.

A więcej o zaletach programu online dla księgowych na naszej stronie.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa