Zakup wystroju świątecznego w firmie

Wydatki na zakup wystroju świątecznego w firmie a koszty uzyskania przychodów.

Firmy w sposób bardziej lub mniej intensywny podążają za trendami wystroju wnętrz w swoich siedzibach.

W momencie gdy zbliżają się okres świąteczny dokonują wydatków na zakup wystroju świątecznego w swoich biurach, zakładach w celu stworzenia pozytywnego wizerunku firmy dla klientów ale i przyjaznej atmosfery dla pracowników.

Powstaje jednak pytanie czy tego typu wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych CIT?

Czy podatnik będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT od tego typu wydatków?

Jak do tych spraw podchodzi fiskus?

Koszt uzyskania przychodu w podatku CIT

Na mocy art. 15 ust. 1 pkt ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 zwanej dalej ustawą o PDOP) koszty uzyskania przychodów to wydatki:

• pozostające w bezpośrednim związku z osiągniętymi przez podatnika przychodami,
• poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów,
• przeznaczone na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
• poniesione na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz nie zwrócone w jakiejkolwiek formie,
• nie występujące w katalogu kosztów ustawowo niestanowiących kosztów uzyskania przychodów ( 16 ust. 1 ustawy o PDOP),
• odpowiednio udokumentowane.

Należy podkreślić, iż podatnik jest zobowiązany badać indywidualnie – czy wpasowuje się on w specyfikę i charakter prowadzonej działalności gospodarczej.

Uwaga na koszty reprezentacji

Jak mówi art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyjaśnienie kosztów reprezentacji zawarte w wyroku NSA z dnia 17.06.2013r. o sygn. II FSK 702/11.

NSA objaśnia, iż (…) Zgodnie z treścią tego przepisu (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP), wyjaśnieniu podlega, czy w każdym przypadku wydatki na zakup żywności, napojów oraz usług gastronomicznych, podawanych i świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów żywnościowych i napojów oraz niezależnie od miejsca świadczenia zakupionych usług gastronomicznych, są kosztami reprezentacji, rozumianej jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

W tym celu należy odwołać się do etymologii tego terminu. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika na potrzeby ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Ponownie należy podkreślić, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. (…).

Zakup wystroju świątecznego a koszty uzyskania przychodu

Jeżeli podatnik nabywa różnego rodzaju wystrój świąteczny do swojej firmy może ująć je w kosztach uzyskania przychodów pod pewnymi warunkami.

W pierwszej kolejności należałoby się odnieść do wcześniej wymienionych przesłanek z art. 15 ust. 1 pkt ustawy o PDOP.

W drugiej kolejności trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie o cel nabycia wystroju świątecznego. Celem może być stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu siedziby firmy. Inny cel to zbliżenie się do pewnych standardów wystroju jakiego oczekują klienci z danej branży.

W trzeciej kolejności podatnik winien przeanalizować czy ceny zakupu (wartość wystroju świątecznego) a także wystawność zakupionego wystroju świątecznego nie odbiegają od norm występujących w danej okolicy lub branży.

Z kolei gdy wydatki na wystrój i dekoracje miejsc prowadzenia działalności podatnika byłoby powiązane z budowaniem określonego wizerunku firmy podatnika wówczas takie należy zakwalifikować jako koszt reprezentacji i dokonać wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów.

Potwierdzeniem powyższego jest m.in. stanowisko Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 30.04.2020r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS czy też stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 29.06.2009r. o sygn. IPPB3/423-253/09-2/KK.

W stanowisku tym stwierdza, iż (…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka kupuje kwiaty doniczkowe, cięte, kompozycje kwiatowe oraz bukiety, jak też różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) w celu wystroju recepcji oraz budynków należących do Spółki.

Opisane wyżej działania Spółki nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której Spółka prowadzi działalność. Ww. wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę należy zatem potraktować jak koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo – skutkowy z przychodami oraz spełniają wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Gdyby ww. dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących Spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki Spółki, na wystawne dekoracje, nie mogłyby zostać uznane przez Spółkę za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki na zakup kwiatów doniczkowych, ciętych, kompozycji kwiatowych oraz bukietów, jak też wydatki na różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, mając na uwadze fakt, że wystrój świąteczny jest w obecnych warunkach rynkowych wymogiem stawianym przez klientów.

W świetle powyższego uznać należy, iż wydatki te nie wyczerpują wskazanej definicji reprezentacji i zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem.

Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. (…).

Zakup wystroju świątecznego a odliczenie podatku VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT) w zakresie, w jakim zakupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (działalność gospodarcza opodatkowana VAT), podatnikowi dokonującemu tego nabycia przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od tych firmowych zakupów.

Jak do tego aspektu podchodzi fiskus? Jedno ze stanowisk przychylnie opiniujących odliczenie VAT od tego typu wydatków jest zawarte w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS z dnia 08.05.2020r. o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.41.2020.3.MC.

(…) W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup towarów i usług wykorzystywanych do wystroju i dekoracji pomieszczeń i terenów wokół budynków, w których prowadzona jest działalność gospodarcza Spółki.

Wydatki w tej kategorii mają na celu zapewnienie określonych przez Spółkę standardów w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej oraz uczynienie tych miejsc przyjaznymi dla wszystkich osób z nich korzystających. W szczególności dekoracje i elementy wystroju mają na celu zapewnienie odpowiednich walorów estetycznych wskazanych miejsc, które służą zarówno do pracy, jak i spotkań pracowników z kontrahentami Spółki, a w efekcie poprawę odbioru Spółki wśród pracowników i kontrahentów.

Nabycie artykułów dekoracyjnych i elementów wystroju ma pośredni związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą (wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT). Zapewnienie odpowiednich walorów estetycznych miejsca prowadzenia działalności jest obecnie powszechnie obowiązującym standardem, oczekiwanym zarówno przez kontrahentów Spółki, którzy odwiedzają te miejsca, jak również pracowników Spółki.

Wyposażenie miejsca prowadzenia działalności w artykuły dekoracyjne i elementy wystroju ma na celu wypełnienie standardów Spółki, która promując swoją działalność dba o estetykę oraz jednolity wystrój sklepów, w których prowadzona jest sprzedaż. Przedmiotowe wydatki mają na celu zapewnienie komfortowych warunków do wykonywania pracy, a przez to zmotywowanie pracowników do lepszego i bardziej efektywnego wykonywania powierzchownych zadań.

Odpowiedni wystrój biura pomaga w budowaniu odpowiednich relacji z kontrahentami, którzy odwiedzają miejsca prowadzenia działalności, co przekłada się na utrzymanie i zawieranie nowych kontraktów handlowych.

Ponoszone wydatki na nabycie artykułów i elementów wystroju mają związek z ogółem prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, a przez to również pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi VAT (sprzedażą towarów w sklepach Spółki).

Zatem wskazać należy, że w przedmiotowej sprawie został spełniony warunek uprawniający do odliczenia podatku od towarów i usług zawartego w fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług, tj. związek nabywanych towarów i usług ze sprzedażą opodatkowaną. Ponadto, jak wskazano we wniosku, Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT. W konsekwencji, w analizowanym przypadku, Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od zakupu towarów i usług w związku z nabyciem artykułów dekoracyjnych i elementów wystroju, wykorzystywanych w miejscach prowadzenia działalności Spółki (w siedzibie, biurach, centrach logistycznych i magazynach). (…).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego