Zaległości w VAT – konsekwencje dla przedsiębiorców

Terminowe rozliczanie się z podatku VAT to obowiązek każdego czynnego podatnika VAT.

Z różnych powodów, takich jak opóźnienia w płatnościach od kontrahentów czy problemy z płynnością finansową, może zdarzyć się że przedsiębiorcy nie są w stanie uregulować należności w terminie.

Jakie skutki niosą za sobą zaległości w VAT i jakie są możliwości złagodzenia tych konsekwencji?

Kiedy powstaje zaległość w podatku VAT?

Jednym w podstawowych obowiązków czynnego podatnika VAT jest prowadzenie ewidencji dla celów VAT oraz terminowe składanie pliku JPK_V7 składającego się z części ewidencyjnej i części deklaracyjnej i uiszczanie podatku VAT.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z podatku VAT w okresach miesięcznych składają plik JPK_V7M (co miesiąc część ewidencyjną i deklaracyjną), a przedsiębiorcy rozliczający się z podatku VAT kwartalnie składają plik JPK_V7K (co miesiąc część ewidencyjną i w ostatnim miesiącu każdego kwartału część deklaracyjną).

Skutkiem rozliczenia podatku należnego od dokonywanych w danym okresie rozliczeniowym czynności podlegających opodatkowaniu i podatku naliczonego od nabytych w tym okresie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych, może być:

• nadwyżka podatku należnego nad naliczonym – kwota ta podlega wpłacie do urzędu skarbowego;
• nadwyżka podatku naliczonego nad należnym – kwota ta podlega przeniesieniu na następny okres rozliczeniowy lub zwrotowi na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek VAT.

W przypadku nadwyżki podatku należnego nad naliczonym, podatek VAT do zapłaty wynikający ze złożonego pliku JPK_V7M / JPK_V7K za dany okres rozliczeniowy wpłaca się w terminie do:

• 25-tego dnia miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca, za który jest składany plik JPK_V7M – podatnicy rozliczający się z podatku VAT miesięcznie
• 25-tego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, , za który jest składany plik KPK_V7K – podatnicy rozliczający się z podatku VAT kwartalnie.

Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa zaległością podatkową jest podatek niezapłacony w terminie płatności.

Zaległość w podatku VAT powstaje, gdy podatnik nie zapłaci zobowiązania w podatku VAT w ustawowym terminie.

Za dzień powstania zaległości uważa się pierwszy dzień po upływie terminu płatności, czyli:

• 26-ty dzień miesiąca dla rozliczeń miesięcznych,
• 26-ty dzień miesiąca następującego po kwartale dla rozliczeń kwartalnych.

Nieterminowe wykonanie zobowiązania podatkowego wywołuje zatem powstanie zaległości podatkowej.

Stan ten powstaje z mocy samego prawa następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin płatności, i nie jest tu potrzebne podejmowanie dodatkowych działań przez organy podatkowe, np. wydanie decyzji stwierdzającej zaległość.

Potwierdza to interpretacja indywidualna sygn. 0111-KDIB3-3.4017.5.2019.2.MS z 14.08.2019 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Ponadto zwrotowi bez wezwania organu podatkowego podlega uprzednio zwrócona przez organ podatkowy lub zaliczona na poczet zaległości podatkowych oraz odsetek za zwłokę albo bieżących zobowiązań podatkowych, wraz z oprocentowaniem kwota zwrotu podatku wykazana nienależnie lub w wysokości większej od należnej ujęte w deklaracji jako kwota do zwrotu.

Oznacza to, że zwrot podatku VAT otrzymany przez podatnika nienależnie lub w wysokości wyższej od należnej traktuje się na równi z zaległością w VAT.

Odsetki za zwłokę

Odsetki za zwłokę są konsekwencją powstania zaległości podatkowej.

Powstają one w sytuacji, gdy np. podatnik zobowiązany do zapłaty podatku nie uiści go w terminie płatności.

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie zapłaci zobowiązania w podatku VAT w ustawowym terminie przede wszystkim musi liczyć się z podwyższeniem zobowiązania wobec skarbu państwa o należne odsetki za zwłokę.

Niezapłacenie podatku VAT w ustawowym terminie skutkuje uznaniem zobowiązania wobec skarbu państwa za zaległość podatkową, a w konsekwencji koniecznością uiszczenia odsetek za zwłokę.

Odsetki od zaległości podatkowej mają charakter uzupełniający w stosunku do należności głównej – zaległości podatkowej, nie wystąpią samodzielnie bez zaistnienia zaległości podatkowej.

Od zaległości podatkowych naliczane są zatem odsetki za zwłokę, przy czym odsetki za zwłokę naliczane są od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik lub inkasent był obowiązany dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego.

Stawka odsetek za zwłokę jest równa sumie 200% podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim, i 2%, z tym że stawka ta nie może być niższa niż 8%.

Kalkulator odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych oraz opłaty prolongacyjnej

Odsetki za zwłokę zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Odsetek za zwłokę nie nalicza się jeżeli wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej.

W konsekwencji odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 8,70 zł.

Warto pamiętać, że w zakresie naliczenia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych bez znaczenia pozostaje powód nieuiszczenia podatku VAT w obowiązującym przedsiębiorcę terminie zapłaty.

Odsetki są naliczane i powinny zostać wpłacone przez podatnika zarówno, gdy winę nieuiszczenia podatku w terminie ponosi podatnik jak i wtedy gdy zaległość podatkowa powstała bez winy podatnika.

Brak zapłaty podatku VAT w terminie – odpowiedzialność karna skarbowa

Odmienne konsekwencje dla przedsiębiorców występują w razie niezłożenia deklaracji podatkowej dla celów rozliczenia podatku VAT i niezapłacenia podatku VAT w ustawowym terminie, a inne w sytuacji gdy podatnik złoży deklarację podatkową, jednak nie zapłaci podatku VAT wynikającego z tej deklaracji.

W przypadku niezłożenia deklaracji podatkowej, a co za tym idzie nieujawnienia przedmiotu i podstawy opodatkowania, odpowiedzialność podatnika jest zależna od uszczuplonej lub narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej albo wartości przedmiotu czynu.

Może mieć również miejsce sytuacja, w której przedsiębiorca złoży deklarację podatkową w terminie, deklarując tym samym zobowiązanie podatkowe, ale podaje w niej nieprawidłowe dane dotyczące przedmiotu lub podstawy opodatkowania.

Zastosowanie mają wówczas zapisy art. 56 ustawy Kodeks karny skarbowy. W razie niezłożenia deklaracji podatkowej w ustawowym terminie lub ujawnienia nieprawdy w złożonej deklaracji podatkowej i równoczesnego niezapłacenia podatku VAT, przedsiębiorca może odpowiadać za przestępstwo skarbowe albo za wykroczenie, co uzależnione jest od wartości narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej.

W przypadku natomiast, gdy podatnik prowadzi rzetelnie księgi i składa terminowo deklarację podatkową ale w wyniku np. przeoczenia lub braku środków pieniężnych nie reguluje zobowiązania z tytułu podatku VAT, to odpowiedzialność podatnika jest w pewnym sensie ograniczona.

Karalne w rozumieniu ustawy Kodeks karny skarbowy jest jedynie uporczywe niewpłacanie podatku w terminie, co podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 ustawy Kodeks karny skarbowy podatnik, który uporczywie nie wpłaca w terminie podatku, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Przy czym sąd może odstąpić od wymierzenia kary, jeżeli przed wszczęciem postępowania w sprawie o wykroczenie skarbowe określone w art. 1 wpłacono w całości należny podatek na rzecz właściwego organu.

W obowiązujących przepisach nie zdefiniowano określenia uporczywości, przyjmuje się że przez uporczywość należy rozumieć trwający przez dłuższy czas lub cyklicznie powtarzający się, a więc za uporczywe niewpłacanie podatku w terminie uznaje się wielokrotne, powtarzające się nieuiszczanie podatku w terminie albo długotrwałe, chociażby jednorazowe, opóźnienie w jego regulowaniu.

Uporczywe niewpłacanie podatku VAT w terminie jest więc wykroczeniem skarbowym, za które grozi grzywna.

Kara grzywny za wykroczenie skarbowe może być wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W 2025 roku jest to przedział od 466, 60 zł do 93 320 zł. W praktyce wykroczenia skarbowe takie jak uporczywe niewpłacanie podatku VAT w ustawowym terminie karane są wystawieniem podatnikowi mandatu karnego.

Mandatem karnym można nałożyć karę grzywny nieprzekraczającą 5-krotności wynagrodzenia za pracę, czyli w 2025 roku 23 330 zł.

Przykład

Pan Błażej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą zajmującą się transportem drogowym towarów na terenie kraju.

Głównymi klientami są hurtownie oraz sklepy internetowe, dla których świadczy usługi przewozu. Pan Błażej zawsze składa wszystkie deklaracje podatkowe w terminie, dbając o zgodność z przepisami prawa.

Niestety, działalność w branży transportowej często wiąże się z problemami płynności finansowej, szczególnie gdy kontrahenci opóźniają płatności za wykonane usługi. W takich sytuacjach Jan Błażej ma trudności z uregulowaniem należnych podatków w tym podatku VAT. Zapłata podatku VAT jest wówczas dokonywana z opóźnieniem, ale zawsze wraz z naliczonymi odsetkami za zwłokę. W styczniu 2025 roku jeden z większych kontrahentów opóźnił płatność za transport w wysokości 25 000 zł netto.

Pan Błażej nie mając wystarczających środków na zapłatę podatku VAT przewiduje że ureguluje zobowiązanie z tytułu podatku VAT dopiero w marcu, po otrzymaniu środków od klienta wraz z odsetkami za zwłokę.

Czy opóźnienie w płatności podatku VAT może zostać uznane za wykroczenie skarbowe?

Pan Błażej powinien mieć na uwadze, że skutkiem nieuiszczania podatku VAT w terminie w przypadku uporczywego niewpłacania podatku w terminie może być odpowiedzialność karna skarbowa.

Zgodnie bowiem z art. 57 ust. 1 ustawy Kodeks karny skarbowy podatnik, który uporczywie nie wpłaca w terminie podatku popełnia wykroczenie skarbowe, za które grozi grzywna.

W przypadku powtarzających się problemów z płynnością finansową wynikającą z powtarzającego się nieterminowego regulowania płatności przez kontrahentów w celu uniknięcia analogicznych sytuacji w przyszłości Pan Błażej może rozważyć wprowadzenie bardziej restrykcyjnych warunków płatności dla kontrahentów np. przedpłaty, kar umownych w razie nieterminowych płatności itp. lub utworzenie rezerwy finansowej, która pozwoliłaby na pokrycie bieżących zobowiązań podatkowych w razie opóźnień płatności od klientów.

Ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych

Należy mieć na uwadze, że obowiązujące w Polsce przepisy prawa jasno wskazują, że trudności finansowe przedsiębiorcy, w tym niewypłacalność wynikająca z opóźnień w płatnościach od kontrahentów, nie zwalniają podatnika z odpowiedzialności za terminowe odprowadzanie zobowiązań wobec skarbu państwa, w tym podatku VAT.

Przedsiębiorca, który znalazł się w trudnej sytuacji finansowej ma jednak pewne możliwości.

Skutki problemów z płynnością finansową w firmie mogą złagodzić ulgi przewidziane w art. 67 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z tym przepisem organ podatkowy, na wniosek podatnika, z zastrzeżeniem art. 67b, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może:

1) odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty;

2) odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek;

3) umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną.

Rozłożenie na raty zaległości w podatku VAT

Przedsiębiorca, który nie jest w stanie uregulować podatku VAT lub zaległości w podatku VAT jednorazowo, może wystąpić o rozłożenie płatności na raty, w przypadku zaległości podatkowej obejmując również odsetki za zwłokę.

Wniosek o rozłożenie podatku VAT na raty należy złożyć przed upływem terminu płatności, podatku, w przeciwnym razie powstanie zaległość podatkowa.

Jednak nawet, gdy powstanie już zaległość podatkowa, przedsiębiorca w dalszym ciągu może wystąpić z wnioskiem o rozłożenie jej na raty wraz z odsetkami za zwłokę.

Rozłożenie podatku VAT na raty to ulga polegająca na podziale kwoty podatku na co najmniej dwie części i ustalenia dla nich nowych terminów płatności.

Organ podatkowy uwzględniając ważny interes podatnika lub interes publiczny może rozłożyć na raty:

• zapłatę podatku,
• zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę,
• odsetki od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek.

Przez ważny interes podatnika rozumie się sytuację, gdy z powodu nadzwyczajnych, losowych przypadków, podatnik nie jest w stanie zaległości podatkowych uregulować np utrata możliwości zarobkowania, utrata losowa majątku.

Dodatkowo interes podatnika może być rozpatrywany nie tylko przez pryzmat sytuacji nadzwyczajnych, ale także jako normalnej sytuacji ekonomicznej, w tym uzyskiwanych przez niego dochodów i ponoszonych wydatków.

Interes publiczny to natomiast sytuacja, gdy zapłata zaległości podatkowej spowoduje konieczność sięgania przez podatnika do środków pomocy państwa, gdyż nie będzie w stanie zaspakajać swoich potrzeb materialnych.

Wniosek o rozłożenie na raty podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, listownie albo elektronicznie.

Wniosek powinien zawierać w szczególności:

• dane podatnika,
• datę i miejsce sporządzenia wniosku,
• wskazanie naczelnika urzędu skarbowego,
• wskazanie warunków wnioskowanego uregulowania płatności (liczby rat),
• uzasadnienie złożonego wniosku,
• podpis wnioskującego;

Do wniosku o rozłożenie na raty podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie jednej z przesłanek, a więc ważny interes podatnika lub interes publiczny np.

• oświadczenie o sytuacji finansowej, rodzinnej i majątkowej,
• informacje o bieżącej sytuacji finansowej, mogą to być dane z okresowego bilansu, rachunku zysków i strat,
• wszelkie dokumenty potwierdzające realną możliwość spłaty zobowiązania we wnioskowanych terminach.

Decyzja organu podatkowego w sprawie rozłożenia na raty podatku VAT opiera się na ocenie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego, każdy wniosek rozpatrywany jest indywidualnie, a decyzja ma charakter uznaniowy.

Oznacza to, że urząd podejmuje decyzję czy przyzna przedsiębiorcy prawo do zapłaty podatku VAT w ratach.

Złożenie wniosku i spełnienie wymagań do rozłożenia płatności podatku VAT na raty nie daje więc gwarancji, że taka ulga zostanie przyznana przedsiębiorcy.

W przypadku zaległości podatkowej przychylenie się do wniosku podatnika i rozłożenie zaległości na raty poprzez ustanowienie nowych terminów płatności podatku VAT nie zmienia faktu, że zaległość podatkowa istnieje.

Przedsiębiorca powinien ją spłacić zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa