Zapłata za fakturę tylko na określone w rejestrze podatników VAT konto bankowe

Rok 2020 przyniesie podatnikom prowadzącym działalność gospodarczą kolejne zmiany niosące ze sobą określone skutki podatkowe. Jedną z nich będzie brak możliwości zaliczenia do kosztów firmowych faktury, która zostanie zapłacona na inne konto niż znajdujące się w wykazie podatników udostępnionym i prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Warto, więc poznać powyższą kwestię oraz w jaki sposób można uniknąć zmniejszenia kosztów czy odpowiedzialności solidarnej za zaległości sprzedawcy w podatku VAT dotyczącej danej transakcji.

Czym jest wykaz podmiotów?

Wykaz podatników stanowi listę czynnych i zwolnionych podatników VAT określający przede wszystkim czy podatnik na dany dzień był czynnym lub zwolnionym podatnikiem VAT.

Z dniem 1 września 2019r. wykaz ten zyska nowe funkcjonalności w postaci m.in. ujawnienia numeru konta bankowego (firmowego) przy każdej przedstawianej firmie. Oprócz tego będzie można poznać podstawę prawną odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru podatników VAT oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT.

Zgodnie z art. 1 ustawy z 12 kwietnia 2019r. o zmianie ustawy o podatku VAT oraz niektórych innych ustaw zwanej dalej ustawą o zmianie ustawy o podatku VAT Szef KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów, których naczelnik urzędu skarbowego:

• nie zarejestrował, jako podatników VAT albo, których wykreślił z rejestru, jako podatników VAT,
• zarejestrował, jako podatników VAT oraz przywrócił, jako podatników VAT.

Zasady działania wykazu

Wykaz podmiotów będzie udostępniony z dniem 1 września 2019r. na stronie BIP urzędu Ministra Finansów, ale dostęp do niego ma być również możliwy poprzez CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).

Dane z niżej wymienionych punktów 1-3 wykazu będą posiadać aktualność na dzień sprawdzenia natomiast pozostałe dane na wybrany dzień.

Okres, jaki będzie można zweryfikować to 5 lat licząc od roku poprzedniego w stosunku do roku, w którym następuje weryfikacja podatnika.

Wykaz podmiotów ma być aktualizowany raz na 24 godziny, ale jedynie w dni robocze.

W myśl art. 1 pkt 6 i 7 ustawy zmieniającej ustawę o VAT administratorem zarządzającym wykazem ma być szef KAS, który oprócz udostępnienia i prowadzenia wykazu będzie posiadał uprawnienia do:

• wykreślenia podmiotu z wykazu po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji podmiotu, jako podatnika VAT albo wykreślił podmiot z rejestru, jako podatnika VAT,
• usunięcia lub sprostowania w trybie z urzędu lub na wniosek podatnika, danych innych niż dane osobowe zawarte w wykazie (niezgodnych ze stanem rzeczywistym),
• odmowy usunięcia lub sprostowania (na drodze decyzji) innych danych niż osobowe widniejących w wykazie i wskazanych przez podatnika we wniosku, jeżeli skutkowałoby to wystąpieniem niezgodności tych danych ze stanem rzeczywistym.

Zawartość wykazu podatników zmieni się od 1 września 2019r.

W myśl art. 1 pkt 2 ustawy zmieniającej ustawę o VAT wykaz podatników będzie zawierał następujące dane:

• nazwa firmy, imię i nazwisko,
• numer NIP i REGON albo NIP i PESEL, (jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna),
• numer KRS dla podmiotów posiadających ten numer,
• status podmiotu:
  1. w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji albo, który wykreślono z rejestru, jako podatnika VAT,
  2. czynnego albo zwolnionego podatnika VAT albo podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
• adres siedziby, jeżeli podmiotem jest podmiot niebędący osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo miejsca zamieszkania, jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna i nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów, wspólników (lub nazwa firmy wspólnika) oraz ich numery NIP albo PESEL,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT wraz z podstawami prawnymi,
• numery rachunków bankowych zgłoszonych przy rejestracji działalności lub później zaktualizowanych w trakcie jej trwania i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

Koszty dotyczące faktury uregulowanej na konto niewidniejące w wykazie nie będą stanowiły kosztów firmowych

Na mocy art. 2 ustawy zmieniającej ustawę o VAT podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów firmowych poniesionych wydatków (dotyczy pojedynczej transakcji w kwocie powyżej 15.000zł brutto) w tej części, w jakiej płatność za nią została uregulowana:

• gotówkowo lub
• na konto bankowe inne niż występujące w wykazie podatników, na dzień wykonania przelewu – jeżeli sprzedaż dokonana została przez czynnego podatnika VAT i potwierdzona fakturą,.

Jeżeli jednak podatnik nabywca regulując zobowiązanie wynikające z otrzymanej faktury zapłacił na inne konto niż widniejące w wykazie podatników, wówczas ma obowiązek:

• pomniejszyć koszty uzyskania przychodów z tej faktury (kwota netto z faktury) albo
• jeżeli w danym miesiącu / kwartale koszty są mniejsze niż kwota netto zapłaconej (na nieprawidłowe konto kontrahenta) faktury, wówczas podatnik powiększa swoje przychody o kwotę netto z faktury

– w miesiącu, w którym dokonano zapłaty za fakturę na konto nieznajdujące się w wykazie podatników.

Zmniejszenie kosztów dotyczy niestety również nabycia, wytworzenia środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli podatnik zapłaci za fakturę dotyczącą np. zakupu środka trwałego na konto inne niż zawarte w wykazie podatników.

Ponadto zmniejszenie kosztów dotyczy również przypadków uregulowania zobowiązania (za fakturę) po zlikwidowaniu firmy albo zmianie formy opodatkowania na ryczałt.

W tej sytuacji pomniejszenie kosztów (albo zwiększenie przychodów) podatnik dokona za rok podatkowy:

• w którym nastąpiła likwidacja firmy albo
• poprzedzający rok podatkowy, w którym podatnik zmienił formę opodatkowania prowadzonej działalności.

Odpowiedzialność podatnika

W art. 5 ustawy zmieniającej ustawę o VAT prawodawca przewidział jednak możliwość uniknięcia zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów) w taki sposób, że zmniejszenia kosztów (powiększenia przychodów) z tytułu zapłaty za fakturę na konto kontrahenta inne niż zawarte wykazie podatników można uniknąć, jeżeli podatnik złoży w ciągu 3 dni od dnia dokonania przelewu zawiadomienie do właściwego urzędu skarbowego ze względu na wystawcę faktury o zapłacie należności na nieprawidłowy rachunek bankowy kontrahenta.

Zawiadomienie te winno zawierać:

• numer NIP, nazwę firmy (imię i nazwisko) oraz adres siedziby dokonującego zapłatę za fakturę albo (w przypadku osoby fizycznej) jego adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku gdy nie posiada , to miejsca jego zamieszkania,
• numer NIP, nazwa firmy albo imię i nazwisko oraz adres wystawcy faktury,
• numer błędnego rachunku, na który wpłacono należność za fakturę,
• datę wykonania przelewu (zlecenia) i kwotę należności.

Wzór zawiadomienia wraz z objaśnieniem wypełnienia niebawem udostępni Minister Finansów na drodze wydanego rozporządzenia.

W myśl znowelizowanego (obowiązującego od stycznia 2020r.) art. 117ba § 1 ustawy Ordynacja podatkowa podatnik prowadzący działalność gospodarczą (nabywca towarów lub usług), na rzecz,  którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz ze sprzedawcą będącym czynnym podatnikiem VAT, za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na daną transakcję sprzedaży, jeżeli nabywca zapłacił za fakturę za daną transakcję sprzedaży na rachunek inny niż zawarty w wykazie podatników na dzień zlecenia przelewu.

Zapłata poprzez mechanizm split payment niweluje odpowiedzialność płacącego za zaległości podatkowe sprzedawcy

Warto podkreślić, że w znowelizowanym (obowiązującego od stycznia 2020r.) art. 117bb ustawy Ordynacja podatkowa ustawodawca przewidział wyłącznie odpowiedzialności nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy w podatku VAT dotyczące daną transakcji sprzedaży w sytuacji, gdy nabywca zapłacił za daną transakcję z zastosowaniem mechanizmu split payment, czyli podzielonej płatności.

Kiedy zmiany wejdą w życie

Zaktualizowany, elektroniczny wykaz podatników VAT (czynnych i zwolnionych) ma być udostępniony przez szefa KAS 1 września 2019 r.

Natomiast zmniejszenie kosztów lub powiększenie przychodów z tytułu zapłaty na rachunek inny niż zawarty w wykazie podatników będzie odnosił się do:

• zapłaty należności po dniu 31 grudnia 2019 r. oraz
• płatności dotyczących wydatków zaliczonych do kosztów firmowych od 1 stycznia 2020 r.