Zasady księgowości

Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest bardzo istotne. Nie tylko dla urzędu skarbowego, ale również dla samego przedsiębiorstwa.

Bez szczegółowego określenia rzeczywistej kondycji finansowej firmy, niemożliwe byłoby stworzenie efektywnego harmonogramu działania i zaplanowania wszelkich przychodów i kosztów.

Każdy podmiot musi zatem prowadzić rachunkowość w oparciu o uniwersalne reguły, tzw. zasady księgowości. W innym wypadku może się okazać, że faktyczna sytuacja przedsiębiorcy jest daleka od tego, co widnieje w tabelkach. Oprócz ryzyka bankructwa może się to wiązać również z wysokimi karami administracyjnymi.

Zasady księgowości a cel nadrzędny rachunkowości

Każdy podmiot zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości musi sporządzić własną politykę rachunkowości. Ma być to zbiór dyrektyw, na których powinien być oparty sposób księgowania dokumentacji rachunkowej w przedsiębiorstwie.

Jak podpowiada nam art. 4 ustawy o rachunkowości, celem polityki rachunkowości jest jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa oraz jego wyniku finansowego. Księgowi, wykonując swoją pracę, powinni to robić mając cały czas na względzie powyższą regułę nadrzędną. Ustawodawca przy tym zadecydował, iż wspomniana zasada ma charakter dominujący.

Obowiązek przedstawienia jasnego i rzetelnego obrazu kondycji finansowej przedsiębiorstwa ma pierwszeństwo przed wszystkimi innymi przepisami ustawy o rachunkowości.

Jak wskazuje się w piśmiennictwie, dominacja nadrzędnego celu (rzetelnego i jasnego obrazu) nad szczegółowymi zapisami ustawy o rachunkowości dotyczy przypadków, gdy stosowanie się do konkretnego zapisu przeszkodziłoby w rzetelnym i jasnym przedstawieniu sytuacji finansowej i majątkowej.

W takiej sytuacji jednostka nie ma obowiązku go stosować. Jednak w takim przypadku jest zobowiązana do wyjaśnienia tego w informacji dodatkowej. (por. red. Maruszewska 2023, wyd. 1/Nowak, art. 4 RachunkU).

Podstawowe zasady rachunkowości

No dobrze, wiemy już, że każde biuro rachunkowe musi prowadzić księgi rachunkowe w sposób jasny i rzetelny. Ale reguła ta nie jest zbyt klarowna.

Musi być ona uszczegółowiona, tak aby księgowy nie działał po omacku, a dokładnie wiedział, co ma robić. Po to powstały zasady:

• uniwersalne,
• nadrzędne (podstawowe),
• podrzędne (szczegółowe).

Należy poznać wszystkie wskazane wyżej reguły, aby mieć pełne rozeznanie w temacie i z całą odpowiedzialnością prowadzić własne lub cudze księgi rachunkowe. Co to za zasady?

Uniwersalne zasady księgowości

Wielkim plusem pracy na cyferkach jest to, że w każdym zakątku świata matematyka jest taka sama i zasady nią rządzące są niezmienne.

Podobnie jest z księgowością. Istnieją reguły, które są uniwersalne w każdym kraju na świecie. Niezależnie od ustroju politycznego, systemu monetarnego czy zaawansowania gospodarczego, każdy księgowy musi się do nich stosować.

Uniwersalne zasady księgowości to:

• zasada podmiotowości – zgodnie z nią wszelkie operacje gospodarcze powinny być ewidencjonowane w ramach jednostek gospodarczych, funkcjonujących pod konkretną nazwą i wyodrębnionych majątkowo, prawnie i organizacyjnie;
• zasada dwustronnego zapisu – stwierdza, iż każda operacja gospodarcza powinna być ujmowana po dwóch stronach kont, tj. po stronie aktywów i pasywów. Dzięki temu rozwiązaniu zachowana zostaje równowaga bilansowa.
• zasada periodyzacji – wymaga podziału operacji gospodarczych na okresy. W jej ramach konieczne jest określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych.

Zasady nadrzędne (podstawowe)

Zasady nadrzędne i podrzędne, w przeciwieństwie do tych o charakterze uniwersalnym, ustalane są na podstawie przepisów prawa funkcjonującego w obrębie danego państwa lub w oparciu o umowy międzynarodowe.

Każde przedsiębiorstwo prowadzące księgi rachunkowe powinien takie posiadać w swojej polityce rachunkowości.

Wśród nadrzędnych zasad księgowości wyróżniamy:

• zasadę ciągłości – polega ona na tym, iż przyjęte przez przedsiębiorcę zasady rachunkowości powinny być stosowane w kolejnych latach obrotowych. Jak wskazuje ustawa, przyjęte zasady należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne;
• zasada kontynuacji działania – tworzący politykę rachunkowości powinien przyjmować, że przedsiębiorstwo będzie kontynuowało w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym;
• zasada memoriału – zgodnie z nią prowadzący księgi musi ująć wszystkie operacje gospodarcze, które w danym okresie wystąpiły. Inaczej — w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz przedsiębiorstwa przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;
• zasada kasowa – polega na ewidencjonowaniu tylko tych przychodów, które mają swoje odzwierciedlenie w rzeczywistych wpływach środków pieniężnych na rachunek bankowy lub do kasy przedsiębiorstwa. Jest to zasada przeciwna zasadzie memoriału;
• zasada istotności – poddane ewidencji powinny być wszystkie zdarzenia gospodarcze, które mają istotny wpływ na ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Zdarzenia mniej istotne mogą natomiast być księgowane w sposób uproszczony, o ile nie wpływa to na rzetelny obraz sytuacji majątkowej podmiotu;
• zasada współmierności – wymaga, aby wszystkie poniesione koszty uzyskania przychodów były ujmowane w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym, co odpowiadające im przychody;
• zasada ostrożności – nakłada ona na prowadzącego księgi rachunkowe obowiązek rzetelnej, odpowiedzialnej oraz realnej wyceny składników majątkowych przedsiębiorstwa, tak aby wycena nie zniekształcała sprawozdań finansowych. Przychody powinny być uznawane w sytuacji, gdy można je uznać za pewne, z kolei koszty dopiero w momencie i poniesienia;
• zasada przewagi treści nad formą – zgodnie z tą zasadą w ramach prowadzenia ksiąg można stosować pewne uproszczenia, pod warunkiem że nie ma to wpływu na pomiar zdarzeń gospodarczych.

Zasady podrzędne (szczegółowe)

Podrzędne zasady księgowości zwane są również szczegółowymi. Ich zadaniem jest uściślenie reguł uniwersalnych i podstawowych.

Do tego rodzaju zasad zaliczamy:

• zasadę kompletności – zgodnie z nią dokumentacja stosowana w trakcie procesów prowadzenia ksiąg rachunkowych zawsze powinna być pełna (nie wybiórcza);
• zasadę dokumentacji – każde zdarzenie gospodarcze, które miało miejsce w przedsiębiorstwie, powinno zostać właściwie udokumentowane;
• zasadę przejrzystości – księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób transparentny, tj. w sposób, który umożliwia weryfikację prawidłowości działania księgowego;
• zasadę aktualności – osoba prowadząca księgi powinna działać na najświeższych możliwych do uzyskania danych;
• zasadę porównywalności sprawozdań – zgodnie z którą sprawozdania powinny być w łatwy sposób porównywalne, dlatego też muszą być one zawsze prowadzone w tej samej walucie i tym samym języku.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego