Zasady odliczania VAT z duplikatów faktur – jak uniknąć błędów

Błędy to rzecz ludzka. Rzecz w tym, żeby wiedzieć jak ich unikać. Sprawdź, jakie błędy występują najczęściej przy odliczaniu VAT od duplikatów faktur. Dowiedz się, co zrobić, by je wyeliminować.

Odliczanie podatku VAT a brak faktury

Czasami przy wysyłaniu faktur do kontrahentów zdarzają się pomyłki. Odbiorca faktury nie ma na to wpływu. Wystarczy źle zaadresowana koperta lub błędnie wpisany adres mailowy. W takich sytuacjach faktura nie dociera do odbiorcy.

Co do zasady, w przypadku braku otrzymania faktury kupujący nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Od tej reguły są pewne wyjątki.

Jeden z wyjątków dotyczy wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług. Tutaj przedsiębiorca może odliczyć VAT naliczony w miesiącu, w którym zadeklarował podatek należny. Takie prawo nie jest powiązane z terminem otrzymania faktury.

Wobec tego przy imporcie usług i WNT nawet jeśli faktura nie dotarła do firmy, to i tak od takiej transakcji można odliczyć VAT. Takie prawo dotyczy tylko czynnych podatników VAT, a cała transakcja jest dla nich podatkowo neutralna ze względu na mechanizm odwrotnego obciążenia VAT.

Przy zwykłych zakupach, które nie są importem usług ani WNT, trzeba pamiętać o ustawowych terminach na wystawianie faktur.

Co do zasady, faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zakupu.

Zdarza się, że brak faktury nie jest żadną pomyłką. Dopóki kontrahent nie przekroczył terminu na wystawienie faktury, tak naprawdę nic złego się nie dzieje.

Oczywiście można skontaktować się ze sprzedawcą, żeby zapytać czy już wystawił i wysłał fakturę. Przy czym w razie wysyłki faktury w formie papierowej trzeba brać pod uwagę czas potrzebny na jej doręczenie.

Brak faktury pierwotnej a odliczanie VAT z duplikatów faktur

Często popełnianym błędem jest odliczenie VAT na podstawie duplikatu faktury już w miesiącu zakupu, w sytuacji gdy pierwotna faktura nie dotarła do firmy. Brak faktury oznacza brak możliwości odliczenia podatku VAT.

Cofanie się przy odliczeniu VAT na podstawie duplikatu faktury do miesiąca, w którym firma dokonała zakupu, w przypadku gdy oryginalna faktura nie trafiła do danej firmy, jest nieprawidłowe.

Jest to dość istotne, bo w sytuacji, w której naczelnik urzędu skarbowego stwierdzi, że w przesłanej deklaracji VAT występują błędy, które uniemożliwiają weryfikację prawidłowości transakcji, spowoduje to wezwanie podatnika do skorygowania takich błędów.

Natomiast w przypadku, gdy podatnik tych błędów nie poprawi lub nie złoży wyjaśnień w terminie 14 dni, to na mocy art. 109 ust. 3h ustawy o VAT może zostać na niego nałożona w drodze decyzji kara pieniężna, której wysokość wynosi 500 zł za każdy błąd.

Prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę oraz w dwóch następnych okresach.

W zależności od wybranej formy składania deklaracji, te okresy to miesiące lub kwartały. Czasami błędne odliczenie VAT na podstawie duplikatu faktury może nieść konsekwencje w postaci odsetek od nieterminowej wpłaty podatku.

Jeśli przedsiębiorca nie otrzymał faktury, to co do zasady, nie ma prawa do odliczenia w tym okresie podatku VAT związanego z zakupem, który dokumentuje taka faktura.

Dlatego jeśli w tej sytuacji odliczy VAT na podstawie otrzymanego w kolejnym okresie rozliczeniowym duplikatu faktury, to niesłusznie pomniejszy kwotę podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego za okres, w którym dokonał zakupu.

Odliczanie podatku VAT gdy pierwotna faktura zaginęła lub uległa zniszczeniu

W tym wypadku są 2 możliwości. Pierwsza z nich występuje wtedy, gdy pierwotna faktura dotarła do firmy, a VAT z faktury został już odliczony.

Druga możliwość wystąpi w przypadku, gdy pierwotna faktura dotarła do przedsiębiorcy, ale zaginęła lub uległa zniszczeniu zanim jeszcze dokonano odliczenia VAT z tej faktury.

Pierwsza sytuacja jest dość prosta. Ponieważ przedsiębiorca dokonał już odliczenia VAT, to zagubienie lub zniszczenie faktury nic nie zmienia. Oczywiście należy wtedy wystąpić o duplikat faktury.

I tu pojawia się możliwość popełnienia błędu. Polega on na tym, że ktoś co prawda może stwierdzić, że pierwotna faktura uległa zniszczeniu lub zaginęła, ale nie poprosi kontrahenta o wystawienie duplikatu faktury.

Warto pamiętać, że wystawienie duplikatu na żądanie kontrahenta jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Wynika to z art. 106l ustawy o VAT.

W drugim przypadku, który teraz rozważymy, przedsiębiorca otrzymał fakturę, ale nie odliczył wynikającego z niej podatku VAT. W tej sytuacji może ten podatek odliczyć dopiero wtedy, gdy otrzyma duplikat faktury.

W związku z tym odliczenie VAT w miesiącu zakupu w większości przypadków będzie błędem.

Jedyny wyjątek to taki, gdy duplikat faktury wpłynął w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym miał miejsce zakup towaru lub usługi udokumentowany zaginioną lub zniszczoną fakturą.

Błędem jest także korygowanie po wpłynięciu duplikatu faktury okresu rozliczeniowego, w którym był dokonany zakup. W tej sytuacji nie należy się cofać do poprzednich okresów, ale wprowadzić taki duplikat w bieżącym okresie rozliczeniowym lub w dwóch następnych okresach.

Istnieje prosty sposób, który pozwala na uniknięcie błędów związanych z odliczaniem VAT na podstawie duplikatu faktury. Wystarczy nie dopuścić do zniszczenia lub zaginięcia oryginałów faktur.

Tutaj dużą pomocą jest program księgowy online 360 Księgowość:

Raz wprowadzona do niego faktura, pozostanie w nim tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe. W związku z tym można uniknąć występowania o duplikaty faktur.

Wszystko dlatego, że faktura w postaci elektronicznej ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy. Dotyczy to również skanów czy zdjęć faktur papierowych przetworzonych na formę elektroniczną. A zaletą faktury elektronicznej jest to, że nie ma prawa się zgubić.

Czy duplikat faktury uprawnia do odliczenia VAT

Duplikat faktury ma taką samą moc prawną jak oryginalna faktura.

Wobec tego, o ile zostały spełnione wymagania zawarte w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, który mówi o tym, że zakupione usługi i towary muszą być wykorzystywane do czynności opodatkowanych i jednocześnie nie znajdują się w katalogu zakupów nieuprawniających do odliczenia VAT, to przedsiębiorca ma prawo od odliczenia tego podatku na podstawie duplikatu.

Jednak trzeba mieć świadomość, że jeśli podatek VAT został już odliczony na podstawie pierwotnej faktury, to wpływ duplikatu nie uprawnia do ponownego odliczenia VAT. W tym wypadku duplikat stanowi jedynie uzupełnienie dokumentacji potwierdzającej prawo do odliczenia VAT.

Warto wiedzieć, że w związku ze zmianami w przepisach od stycznia 2022 roku nie ma obowiązku umieszczania słowa „Duplikat” na fakturze. Co prawda art. 106l ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT dopuszcza możliwość zawarcia określenia „Duplikat” na fakturze wystawionej z powodu zaginięcia lub zniszczenia oryginału, ale nie jest to obligatoryjne.

Kiedy ująć duplikat faktury w KPiR

Właściwa data ujęcia duplikatu w Książce Przychodów i Rozchodów (KPiR), będzie zależeć od tego, czy przedsiębiorca miał wcześniej fakturę pierwotną.

Jeśli tak, to duplikat po prostu zastąpi utracony dokument. W tej sytuacji nie wprowadza się go do ewidencji księgowej. Wszelkie rozliczenia podatkowe powinny być oparte na oryginale, który był wcześniej w posiadaniu przedsiębiorcy, ale z różnych przyczyn został utracony.

Natomiast w sytuacji, gdy do firmy nie trafiła oryginalna faktura, duplikat trzeba wprowadzić do ewidencji księgowej w miesiącu wystawienia duplikatu.

Co ważne, w takim przypadku w ewidencji VAT trzeba ująć dane z duplikatu faktury, czyli numer faktury oraz datę wystawienia duplikatu. Umieszczenie tam danych faktury pierwotnej będzie błędem. W ewidencji VAT duplikat wykazuje się w bieżącym okresie rozliczeniowym lub w dwóch następnych okresach.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego