Zerowy spis z natury – czy jest konieczny w KPiR?

Rok podatkowy dla większości firm kończy się wraz z rokiem kalendarzowym.

Przełom grudnia i stycznia jest zatem bardzo gorącym okresem.  Jednym z obowiązków, jakie musi wykonać przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów, jest sporządzenie inwentaryzacji.

Jest to nic innego jak spisanie rzeczywistego stanu magazynowego, czy też inaczej ujmując – przeliczenie i dokonanie wyceny aktywów firmy.

Co, jednak gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą takich aktywów nie posiada? Ona również jest zobligowana do dokonania „podliczenia” KPiR. Jest to tzw. zerowy spis z natury.

Spis z natury a zerowy spis z natury?

Każdy świadomy przedsiębiorca, co jakiś czas powinien przeprowadzić remanent. Jest to bardzo istotna czynność, gdyż dzięki niej dokładnie poznaje się swoje stany magazynowe oraz ewentualne nadwyżki i braki.

Inwentaryzacja jest przy tym obowiązkiem każdej firmy, która wybrała Księgę Przychodów i Rozchodów, jako sposób księgowania. Ustawowego spisu z natury dokonuje się raz w roku wraz z zakończeniem roku podatkowego firmy lub przed zamknięciem działalności gospodarczej.

Sporządzając spis z natury, należy brać pod uwagę stany towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, produkcji w toku, półwyrobów, wyrobów gotowych, a także braków i odpadów.

Co, jednak gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą nie zajmuje się handlem, a świadczy jedynie usługi? Takich przedsiębiorców, wbrew pozorom, jest bardzo dużo.

Przykładem mogą być programiści, prawnicy czy architekci. Ta grupa podmiotów również jest zobowiązana do corocznego rozliczana swojej działalności. Jest to jednak zerowy spis z natury.

Jak sama nazwa wskazuje, spis ten będzie wynosił „0”. Pomimo tego należy go stworzyć i wykazać w KPiR.

Zerowy spis z natury – dla kogo?

W celu sprawdzenia kto dokładnie jest obowiązany do sporządzenia zerowego spisu z natury należy sięgnąć do § 24.1. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z przepisem „Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, (…), na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy (…) o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności”.

Powyższe oznacza, że spis z natury jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie KPiR, tj. podmioty opodatkowane na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Od 2019 roku zwolnieni z tego obowiązku zostali ryczałtowcy, tj. osoby rozliczające się w systemie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Z kolei zerowy spis z natury jest przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy spełniają powyższe wymogi i jednocześnie nie prowadzą działalności handlowej (nie posiadają na stanie żadnych towarów handlowych podlegających spisowi).

Zerowy spis z natury – co powinien posiadać?

Zerowy spis z natury, siłą rzeczy, nie może być skomplikowanym dokumentem.

Jest to oświadczenie przedsiębiorcy o tym, że nie posiada on żadnych składników majątku, które mogłyby podlegać inwentaryzacji. Wartość, jaką wskazuje się na stanie to „0 zł”.

Elementy obligatoryjne jakie musi posiadać zerowy spis natury znajdziemy w § 25 wyżej wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z nim spis z natury zawiera co najmniej:

• nazwę firmy;
• datę sporządzenia spisu;
• kolejny numer pozycji arkusza spisu z natury;
• rodzaj spisu (najczęściej – „spis na koniec roku podatkowego”);
• imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za inwentaryzację;
• wartość spisu – tutaj zawsze będzie to „0 zł”;
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji 0”;
• podpisy właściciela firmy oraz osób sporządzających spis.

Gdzie ująć zerowy spis z natury w KPiR?

Zerowy spis z natury sporządza się na koniec roku podatkowego w firmie. Oznacza to, że spis ten powinien znaleźć się na końcu księgi – jako ostatni jej wpis.

W praktyce znajduje się on w KPiR pod datą 31 grudnia danego roku.

Zerowy spis z natury pozwala przedsiębiorcy nie martwić się spisem z natury, który wykonuje się na początku nowego roku podatkowego.

Przepisy prawa nie wymagają tego od osoby prowadzącej działalność. Rozporządzenie Ministra Finansów wskazuje, że obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy tych podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego.

Zamiast zerowego spisu z natury na dzień 1 stycznia, w KPiR wpisuje się wartość spisu z natury sporządzonego na dzień 31 grudnia, tj. wartość 0 zł.

Czy zerowy spis z natury należy zgłaszać do urzędu skarbowego?

Przedsiębiorcy mogą odetchnąć z ulgą. Nie ma obowiązku składania w urzędzie skarbowym oświadczenia o sporządzeniu zerowego spisu z natury.

Wystarczy jedynie, że taki spis zostanie sporządzony i uwzględniony w Księdze Przychodów i Rozchodów.

Musi on być przy tym zarchiwizowany i przechowywany przez podatnika lub biuro rachunkowe razem z dokumentacją księgową przez okres co najmniej 5 lat.

Wynika to z instytucji przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dopóki zatem dane zobowiązania wobec urzędu skarbowego nie przedawnią się, podatnik musi mieć dokumentację wskazującą na prawidłowość prowadzonej księgowości.

Reasumując

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego został przewidziany dla każdego przedsiębiorcy, który prowadzi uproszczoną księgowość, tj. korzysta z KPiR.

Mimo że w procesie inwentaryzacji sprawdza się rzeczywistą wartość towarów magazynowanych w firmie, to podmioty, które takich towarów nie posiadają, również muszą dokonać spisu.

Nazywa się to zerowy spis z natury. Stanowi on ostatni wpis w KPiR i jest sygnowany datą 31 grudnia. Jeżeli przedsiębiorca kontynuuje swoją działalność, wpis ten dokonuje się również w pierwszej pozycji KPiR za nowy rok podatkowy (1 stycznia).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego