Zwrot towaru – jak to ująć w księgowości

W prowadzeniu działalności gospodarczej zwrot towaru to sytuacja, z którą przedsiębiorcy spotykają się dość często, szczególnie gdy sprzedaż jest prowadzona przez internet.

Prawidłowe ujęcie zwrotu towaru w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR) i ewidencji sprzedaży jest kluczowe dla odpowiedniego rozliczenia podatku dochodowego i VAT.

 Odpowiednie udokumentowanie zwrotu towaru

Przyjmując zwrot towaru, którego sprzedaż udokumentowano fakturą, konieczne jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej.

Faktury korygujące powinny zostać wystawione niezwłocznie po ujawnieniu przyczyny korekty, czyli w przypadku zwrotu towaru niezwłocznie po jego przyjęciu.

Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

W sytuacji natomiast, gdy sprzedaż towaru została zarejestrowana na kasie fiskalnej, sprzedawca otrzymując zwrot towaru powinien wykazać ten zwrot w odrębnej ewidencji, która powinna zawierać dane określone w art. 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Zgodnie z tym przepisem zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

Zwrot towaru w PKPiR

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów mogą mieć wątpliwości w jaki sposób rozliczyć zwrot zakupionego wcześniej towaru PKPiR. Odpowiednie ujęcie zwrotu towaru wpływa na rozliczenie przychodów ze sprzedaży, a tym samym ustalenia zobowiązania z tytułu podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Przychody osiągnięte ze sprzedaży towarów handlowych w PKPiR są ewidencjonowane w kolumnie 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług”.

W momencie sprzedaży towaru u sprzedawcy powstaje przychód należny, natomiast zwrot towaru powoduje, że przychód w wysokości wartości zwróconego towaru przestaje być należny. 

Zwrot zakupionego towaru przez nabywcę obliguje sprzedawcę do wystawienia faktury korygującej dokumentującej zwrot oraz pomniejszenia przychodów o wartość zwróconego towaru.

Zwrot towaru oznacza konieczność skorygowania zaewidencjonowanego wcześniej przychodu.

Zgodnie z art. 14 ust. 1m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Korektę przychodu spowodowaną zwrotem towaru ujmuje się więc w PKPiR w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub inny dokument potwierdzający otrzymanie zwrotu, przy czym trzeba pamiętać że fakturą korygującą wystawia się niezwłocznie po otrzymaniu zwrotu towaru.

Zwrot towaru w księdze podatkowej wykazuje się w tej samej kolumnie, w której uprzednio wykazano sprzedaż tego towaru, czyli w kolumnie 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług”.

Przykład

Pani Jolanta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży odzieży roboczej.

25 marca 2025 roku sprzedała klientowi kamizelkę roboczą za 300 zł. Dokonana sprzedaż została zaewidencjonowana w PKPiR kolumnie  7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” na podstawie wystawionej faktury. 3 kwietnia klient zwrócił towar bez podania przyczyny, tego samego dnia Pani Jolanta wystawiła fakturę korygującą dokumentującą otrzymany zwrot towaru. Jak Pani Jolanta powinna ująć otrzymany zwrot w PKPiR?

Zgodnie z art. 14 ust. 1m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli korekta przychodu nie wynika z błędu rachunkowego lub oczywistej omyłki, należy jej dokonać w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca.

Dowodem księgowym jest w tym przypadku wystawiona przez sprzedawcę faktura korygująca.

Pani Jolanta powinna więc zaksięgować zwrot w PKPiR w kwietniu 2025 roku, czyli w miesiącu otrzymania zwrotu i wystawienia faktury korygującej. Fakturę korygującą wprowadza się do podatkowej księgi jako zapis ujemny w tej samej kolumnie, w której pierwotnie zaksięgowano dokonaną sprzedaż.

Zapis dotyczący otrzymanego zwrotu towaru Pani Jolanta ujmuje zatem w kolumnie 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług”, gdzie pierwotnie zaewidencjonowano sprzedaż tego towaru.

Zwrot towaru a podatek VAT

Należy pamiętać, że jeżeli zwrot dotyczy towaru sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT, konieczna jest korekta podatku należnego w pliku JPK_V7.

Z perspektywy sprzedawcy, otrzymanie zwrotu towaru oznacza konieczność dokonania korekty pierwotnej sprzedaży, co wymaga wystawienia faktury korygującej.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań podatnik wystawia fakturę korygującą.

Przepis odnosi się do sytuacji, gdy zwrot towaru ma miejsce po wystawieniu faktury, w takiej sytuacji sprzedawca bezwzględnie ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.

Z uwagi na to, że sprzedawca co do zasady ma czas na wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż towaru do 15-tego dnia kolejnego miesiąca, to może mieć miejsce także sytuacja, że zwrot towaru dotyczy sprzedaży, która nie została jeszcze udokumentowana fakturą.

W takiej sytuacji sprzedawca nie musi wystawiać faktury korygującej. W przypadku, gdy przed wystawieniem faktury dokumentującej sprzedaż towaru nastąpi zwrot towaru w całości, to sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury korygującej.

W razie natomiast, gdy kontrahent przed wystawieniem faktury dokumentującej sprzedaż dokona częściowego zwrotu towaru, to sprzedawca ma obowiązek do wystawienia faktury na taką ilość towaru, jaka ostatecznie została sprzedana. 

Wartość zwróconego towaru obniża podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejsza kwotę należnego podatku VAT.

Na podstawie wystawionej faktury korygującej sprzedawca dokonuje odpowiedniego pomniejszenia VAT należnego wykazanego w pliku JPK_V7.  

Obniżenia podstawy opodatkowania w związku ze zwrotem towaru dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, przy czym należy mieć na uwadze że w celu obniżenia podstawy opodatkowania obowiązujące przepisy nakładają dodatkowy warunek.

Aby z posiadanej przez sprzedawcę dokumentacji wynikało, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługi warunki obniżenia podstawy opodatkowania określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Prawidłowe ujęcie zwrotu towaru w PKPiR jest istotne dla zachowania poprawności księgowej i podatkowej.

Otrzymując zwrot towaru należy pamiętać o:

• udokumentowaniu otrzymanego zwrotu fakturą korygującą,
• zapisie korygującym w odpowiedniej kolumnie PKPiR,
• korekcie podatku VAT w przypadku sprzedaży opodatkowanej.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa