Nierozliczona zaliczka – jakie może tworzyć szkody w księgowości?

W artykule znajdziesz:

• Zasady potrąceń z pensji bez zgody: Kiedy pracodawca może ściągnąć zaliczkę z wynagrodzenia.
• Księgowanie i zamknięcie roku: Jak ująć zaliczkę, kiedy utworzyć odpis aktualizujący oraz jakie ryzyka wiążą się z nierzetelnym sprawozdaniem finansowym.
• Procedura po odejściu pracownika: Krok po kroku.
• Skutki podatkowe (CIT, PIT, KSeF): Kiedy nieodzyskana zaliczka nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (NKUP), kiedy staje się przychodem pracownika (podatek i ZUS) oraz jak KSeF zmienia weryfikację zakupów firmowych.
• Checklista dla księgowości: Procedura postępowania z nierozliczoną zaliczką

Niemal każda firma na co dzień ponosi drobne koszty, które mogą być dla wielu niezauważalne. Materiały i akcesoria biurowe, środki czystości czy wyposażenie pracownika są na tyle małym wydatkiem, że nie ma potrzeby, aby zajmował się tym osobiście pracodawca. W takich wypadkach bardzo często takie zakupy wykonuje pracownik. Może się tu jednak pojawić pewien problem, otóż co w przypadku, gdy zakup jest finansowany z zaliczki otrzymanej od pracodawcy, a pracownik nie rozlicza jej w terminie? Nawet jeśli chodzi o niewielką kwotę, to dla przedsiębiorcy nierozliczona zaliczka oznacza nie tylko konieczność odzyskania pieniędzy, ale może również powodować problemy w księgach rachunkowych i utrudniać prawidłowe rozliczenie podatków.

Zaliczka to mienie powierzone pracownikowi

Pieniądze przekazane pracownikowi na zakup towarów lub usług na rzecz przedsiębiorstwa nie są jego prywatnymi środkami. Pracownik otrzymuje je w konkretnym celu i powinien następnie przedstawić dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków oraz zwrócić niewykorzystaną część pieniędzy.

Trzeba tutaj pamiętać, że zgodnie z art. 124 § 1 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Dotyczy to również pieniędzy przekazanych pracownikowi w formie zaliczki na wydatki służbowe.

Jak przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 lipca 2001 roku (sygn. akt: I PKN 552/00), przez zaliczki, o jakich mowa w art. 124 § 1 pkt 1 KP, należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia, przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia.

Pracodawca powinien więc traktować zaliczkę jako rozrachunek, który musi zostać zamknięty. Jeżeli pracownik nie przedstawi dokumentów ani nie zwróci pieniędzy, po jego stronie może powstać odpowiedzialność za nierozliczone środki w pełnej wysokości.

Przepis art. 124 § 3 KP przewiduje przy tym domniemanie odpowiedzialności pracownika za niedobór w powierzonym mieniu. Pracownik może się jednak uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Nierozliczona zaliczka – co dzieje się w księgach rachunkowych?

Wypłata zaliczki nie jest jednoznaczna z powstaniem kosztu podatkowego. Po przekazaniu pieniędzy powstaje przede wszystkim rozrachunek z pracownikiem.

W praktyce zaliczki ujmuje się na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Zasadą jest bowiem, że powierzenie mienia (np. protokolarne przekazanie gotówki) stanowi podstawę do obciążenia pracownika równowartością zawinionego niedoboru i ujęcia roszczenia na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Do czasu przedstawienia dokumentów potwierdzających zakup kwota pozostaje nierozliczona.

Przykład:

Pracownik otrzymuje 500 zł na zakup materiałów biurowych. Następnie przedstawia fakturę na 430 zł i zwraca 70 zł. Zaliczka zostaje rozliczona.

W przypadku, gdyby jednak nie przedstawił żadnych dokumentów i nie zwrócił pieniędzy, na koncie rozrachunkowym nadal pozostawałaby kwota 500 zł należności od pracownika.

Powstanie takiego salda i utrzymywanie się go przez krótki czas nie tworzy większych problemów księgowych. Prawdziwy kłopot zaczyna się wtedy, gdy nierozliczone zaliczki są utrzymywane przez wiele miesięcy.

Jak bowiem wynika z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy w sposób rzetelny i jasny, a zdarzenia ujmować zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Z kolei art. 24 ustawy wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Nierozliczona zaliczka może powodować, że w księgach firmy pozostają należności, których rzeczywiste odzyskanie jest niepewne lub niemal niemożliwe (jeżeli pracownik np. już nie pracuje i nie ma z nim kontaktu).

W rezultacie księgi mogą przestać odzwierciedlać rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa.

Nierozliczona zaliczka ujawnia się przy zamknięciu roku

Nierozliczona zaliczka wzrasta na znaczeniu podczas zamykania roku obrotowego. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, należności podlegają inwentaryzacji poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikację ich wartości. To zaś oznacza, że przedsiębiorca powinien zweryfikować również salda nierozliczonych zaliczek pracowniczych.

Jeżeli okaże się, że odzyskanie pieniędzy od pracownika jest mało prawdopodobne, może powstać konieczność utworzenia odpisu aktualizującego na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości.

Jeżeli przedsiębiorstwo będzie „zbierało” takie nierozliczone zaliczki przez lata – w skrajnych przypadkach – może to prowadzić do powstania odpowiedzialności po stronie osób odpowiadających za rachunkowość.

Przepis art. 77 ustawy o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność za dopuszczenie do prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew przepisom lub sporządzenie nierzetelnego sprawozdania finansowego.

Czy pracodawca może potrącić nierozliczoną zaliczkę z pensji bez zgody pracownika?

Tak, pracodawca ma prawo potrącić nierozliczoną zaliczkę bez zgody pracownika, ale wyłącznie na określonych zasadach:

• Typ zaliczki: Dotyczy to wyłącznie zaliczek na wydatki służbowe (zakupy firmowe, delegacje, paliwo). Zaliczka wypłacona na poczet przyszłej pensji wymaga pisemnej zgody pracownika (art. 91 KP).
• Limit potrącenia: Maksymalnie do 50% wynagrodzenia netto w danym miesiącu.
• Kwota wolna od potrąceń: Pracownikowi musisz pozostawić na koncie co najmniej 75% minimalnego wynagrodzenia netto (art. 87¹ § 1 pkt 2 KP).

Kiedy potrącenie BEZ ZGODY jest nielegalne:

– Pracownik kwestionuje dług: Jeśli pracownik spiera się co do kwoty lub twierdzi, że rozliczył zaliczkę, potrącenie wymaga jego pisemnej akceptacji lub wyroku sądu (Uchwała SN I PZP 41/94).

– Zgoda podpisana „na przyszłość”: Zgoda in blanco (np. zapis w umowie przy zatrudnieniu) jest z mocy prawa nieważne (Wyrok SN I BP 2/12). Zgoda na potrącenie dobrowolne musi dotyczyć konkretnej, już istniejącej kwoty.

Zaliczka na zakupy vs. Zaliczka na delegację

Czy nierozliczona zaliczka wpływa na podatek dochodowy?

Nierozliczona zaliczka jak najbardziej może mieć konsekwencje podatkowe.

W przypadku podatku dochodowego wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostanie faktycznie poniesiony i wykaże się jego bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania ich źródła.

Aby jednak móc to wykazać, niezbędne jest właściwe udokumentowanie.

Nierozliczona zaliczka oznacza jednak, że takich dokumentów brak.

Jeżeli pracownik twierdzi, że wydał pieniądze na potrzeby firmy, ale nie przedstawia faktury ani innego odpowiedniego rachunku, przedsiębiorca niejako traci możliwości wykazania poniesienia konkretnego kosztu.

A co z VAT?

Problem może dotyczyć również VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, odliczenie podatku naliczonego jest związane z nabyciem towarów i usług wykorzystywanych do działalności opodatkowanej, a podatnik powinien posiadać odpowiednią dokumentację.

Dlatego pracownik dokonujący zakupów powinien zadbać o fakturę VAT.

Co do zasady, jeśli pracownik nie poprosi od razu o fakturę VAT, otrzyma paragon bez NIP. Późniejsze uzyskanie faktury w takim wypadku będzie już niemożliwe.

Przedsiębiorca powinien zadbać o wdrożenie procedury rozliczania zaliczek

Nierozliczona zaliczka na 50 czy 100 zł za artykuły biurowe, czy sanitarne może wydawać się nieistotna przy ogólnych wydatkach firmy.

Jeżeli jednak podobnych przypadków jest kilka lub kilkanaście w miesiącu i kilkadziesiąt, lub kilkaset w roku, w księgach rachunkowych może powstać znacząca suma nierozliczonych rozrachunków, co będzie miało swoje konsekwencje podatkowe.

W związku z powyższym przedsiębiorca powinien wprowadzić jasne zasady dotyczące drobnych zakupów dokonywanych przez pracowników.

Procedura powinna określać limit zaliczki, sposób jej zatwierdzania, termin rozliczenia, wymagane dokumenty oraz konsekwencje braku rozliczenia. Dobrym rozwiązaniem jest również zakaz wypłacania kolejnej zaliczki pracownikowi, który nie rozliczył poprzedniej.

Kluczowe jest tutaj nie samo przekazanie pracownikowi pieniędzy czy ich odzyskanie, a możliwość wykazania, na co zostały wydane i kiedy nastąpił zakup oraz uzyskania niezbędnych faktur VAT.

Nierozliczona zaliczka po odejściu pracownika z firmy

Odzyskiwanie: Wyślij pisemne przedsądowe wezwanie do zapłaty. W przypadku braku reakcji – skieruj pozew do sądu pracy (odpowiedzialność za mienie powierzone – art. 124 KP).

Przedawnienie: Roszczenie przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym mijał wyznaczony termin rozliczenia (art. 291 KP).

Podatki:

• Brak KUP: Przedawniona zaliczka nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (wyjątek: nieściągalność potwierdzona postanowieniem komornika przed upływem 3 lat).
• Przychód byłego pracownika: Formalne umorzenie długu przez firmę tworzy u byłego pracownika przychód podlegający opodatkowaniu (wymaga wystawienia PIT-11).

Checklista dla księgowości: Procedura postępowania z nierozliczoną zaliczką

1. Weryfikacja terminu: Sprawdzenie terminu rozliczenia wynikającego z instrukcji zaliczkowej.
2. Wezwanie do rozliczenia: Wysłanie do pracownika pisemnego przypomnienia / wezwania do dostarczenia dokumentów lub zwrotu gotówki.
3. Analityka na koncie 234: Przeksięgowanie salda na roszczenie sporne/dochodzone (jeśli pracownik kwestionuje dług).
4. Decyzja o potrąceniu: Ustalenie możliwości potrącenia kwoty z najbliższej pensji (z uwzględnieniem kwoty wolnej od potrąceń).
5. Kwalifikacja podatkowa (w razie braku spłaty): Wpisanie w koszty NKUP lub opodatkowanie jako przychód pracownika (PIT-11) w przypadku umorzenia.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego