Próbki produktów dla klientów

W tym artykule dowiesz się:

Czym różni się próbka od prezentu o małej wartości i kiedy pełnowymiarowy produkt zachowuje status próbki.
VAT i KSeF: Dlaczego wydanie próbki jest wyłączone z opodatkowania VAT i dlaczego nie wymaga wystawienia e-faktury w KSeF.
Case Studies i branże: Zasady rozliczania próbek w e-commerce, testerów w salonach beauty oraz wysyłek PR do influencerów.
Testowanie przez pracowników: Kiedy przekazanie próbek zespołowi nie generuje przychodu ze stosunku pracy (PIT/ZUS).

Próbki produktów przekazywane klientom to świetne narzędzie marketingowe. Pozwala potencjalnemu nabywcy sprawdzić jakość, właściwości oraz sposób działania towaru przed jego zakupem.

Co więcej, pokazuje, że sprzedawca nie boi się pokazywać i testować swojego asortymentu. Ten rodzaj reklamy działa od bardzo dawna i wygląda na to, że nie zostanie wyparty przez aktualnie trendujące „śmieszne” filmiki na TikToku czy Instagramie. Jedyny większy problem z próbkami to fakt, że trzeba je w jakiś sposób rozliczyć.

Z podatkowego punktu widzenia nie każde bezpłatne przekazanie towaru będzie można zdefiniować jako „próbkę”. W zależności od kwalifikacji danego nieodpłatnego przekazania zależy, czy przedsiębiorca będzie mógł wliczyć wydatek w koszt uzyskania przychodu, czy też nie. Sprawdźmy zatem czym dokładnie jest owa próbka produktów oraz jak ją rozliczyć.

Próbki produktów dla klientów – czym właściwie są?

Punktem wyjścia dla omówienia niniejszego tematu jest legalna definicja „próbki”, którą znajdziemy w art. 7 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem przez próbkę rozumie się identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, pozwalającą na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci.

Definicja zawiera jednak dodatkowe warunki.

Przekazanie próbki powinno mieć cel promocyjny oraz nie może zasadniczo służyć zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Oznacza to, że o kwalifikacji towaru jako próbki nie decyduje wyłącznie jego nazwa, wielkość opakowania, ilość czy sposób księgowego ujęcia. Istotny jest również rzeczywisty cel przekazania.

Czy przekazanie próbki produktów klientowi podlega pod VAT?

Co do zasady nieodpłatne przekazanie towarów przez przedsiębiorcę jest uznawane za dostawę podlegającą VAT. Ustawa przewiduje jednak szczególne wyłączenie dotyczące próbek.

Jak czytamy w ust. 3 wspomnianego przepisu, regulacji dotyczących nieodpłatnego przekazania towarów nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Jeżeli zatem przedsiębiorca przekazuje klientowi próbkę w rozumieniu art. 7 ust. 7 ustawy i robi to w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, przekazanie nie powoduje konieczności naliczenia podatku VAT należnego.

Kluczowe jest wykazanie, że przekazanie faktycznie miało charakter promocyjny, a nie było w rzeczywistości nieodpłatnym wydaniem pełnowartościowego towaru do konsumpcji, oznaczonym jedynie jako „próbka”.

Czy przekazanie próbki lub testera pracownikowi generuje u niego przychód ze stosunku pracy i obowiązek naliczenia PIT oraz ZUS?

Kluczowy jest interes pracodawcy oraz powiązanie wydania z obowiązkami służbowymi:

BRAK PRZYCHODU (Brak PIT-11 / ZUS): Jeśli testowanie wynika z obowiązków pracownika (np. doradca klienta poznaje zapach kosmetyku, by go skutecznie sprzedawać) lub służy zebraniu opinii o nowym produkcie przed wdrożeniem. Przekazanie towaru leży w interesie firmy i stanowi narzędzie pracy.
POWSTAJE PRZYCHÓD (Należy naliczyć PIT i ZUS): Jeśli przekazanie ma charakter masowego rozdawnictwa pełnowartościowych towarów do celów prywatnych, bez obowiązku testowania i składania raportu. Organ podatkowy uzna to za nieodpłatne świadczenie w naturze dla pracownika.

Czy próbki produktów muszą być mniejsze niż produkty na sprzedaż?

To pytanie pada najczęściej – czy próbki produktów muszą być mniejsze niż produkty na sprzedaż?

Odpowiedź brzmi – nie. W ustawie o VAT nie znajdziemy zasady, która nakazywałaby, aby próbka stanowiła zmniejszoną wersję produktu dostępnego w sprzedaży.

Ustawa posługuje się jednak pojęciem „niewielkiej ilości”, ale nie określa konkretnego limitu, np. 5 ml, 10% opakowania czy 20% wartości produktu.

Ocena musi więc uwzględniać charakter konkretnego towaru, jego wartość, sposób przekazania oraz cel marketingowy.

Analizując czy próbka powinna różnić się od sprzedawanego towaru, TSUE w wyroku z dnia 30 września 2010 roku (sygn. akt: C-581/08) stwierdził, iż celem wyłączenia z opodatkowania nieodpłatnego przekazania próbek nie może być zwolnienie z opodatkowania podatkiem VAT towarów będących przedmiotem ostatecznego wykorzystania, poza wykorzystaniem, które stanowi nieodłączny element takich działań promocyjnych – a przecież towary przekazywane w charakterze próbek, jeżeli są tożsame z towarami sprzedawanymi, niewątpliwie mogą być przedmiotem ostatecznego wykorzystania.

Trybunał zaznaczył przy tym, że to samo w sobie nie może być wystarczające do uznania, żeby próbki będące w istocie rzeczy identyczne jak towary sprzedawane, były opodatkowane.

Wynika to z faktu, że w wielu wypadkach udostępnienie egzemplarzy okazowych w postaci odpowiadającej produktowi końcowemu stanowi niezbędny element jego oceny.

Należy bowiem stwierdzić, że w celu umożliwienia oceny towarów przekazywanych w charakterze „próbek” niezbędne jest, by miały one wszelkie istotne cechy charakterystyczne przedstawianego produktu w jego końcowej postaci.

Podczas gdy egzemplarze okazowe mogą, w pewnych wypadkach, przejawiać wszystkie istotne cechy charakterystyczne przedstawianego produktu bez przyjmowania jego postaci końcowej, w innych wypadkach może jednak okazać się niezbędne, ze względu na cechy danego produktu, by egzemplarze okazowe odpowiadały dokładnie produktowi końcowemu, tak by jego cechy mogły zostać ukazane potencjalnemu lub rzeczywistemu nabywcy.

Z powyższego wynika, że w określonych okolicznościach próbkę może również stanowić pełne opakowanie produktu. Nie oznacza to jednak, że każdy pełnowartościowy produkt przekazany bezpłatnie klientowi można uznać za próbkę.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca sprzedaje perfumy w opakowaniu 100 ml i wraz z nim przekazuje klientowi pełne 10 ml opakowanie innych perfum, wyłącznie po to, aby klient mógł sprawdzić ich właściwości i zdecydować o zakupie, nie można automatycznie wykluczyć kwalifikacji tego produktu jako próbki.

Inaczej będzie natomiast w sytuacji, gdy sprzedawca przekaże klientowi kilka pełnych flakoników perfum w opakowaniach 100 ml, które w praktyce umożliwiają normalne korzystanie z nich przez dłuższy czas, czy nawet odsprzedaż.

W takim przypadku argument, że mamy do czynienia wyłącznie z promocją, będzie nie do obronienia.

Ilość i wartość mają znaczenie

Brak sztywnego ustawowego limitu nie oznacza pełnej dowolności przedsiębiorcy w przekazywaniu próbek produktów. Jednym z istotnych kwestii jest to, czy ilość lub wartość przekazywanego towaru nie wskazuje na jego przeznaczenie handlowe.

Próbka powinna służyć przede wszystkim zapoznaniu klienta z produktem.

Jej funkcją jest umożliwienie oceny jego właściwości, a nie zapewnienie klientowi bezpłatnego produktu do regularnego użytkowania.

Jak jednak wskazuje się w doktrynie, ustawodawca przez pojęcie „próbki” nakazał rozumieć niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru.

Należy pamiętać jednak o tym, aby ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazywała na działanie mające charakter handlowy.

Nieprecyzyjność tej definicji może jednak prowadzić do tego, że prawie każdy przekazywany towar może być podciągany pod to pojęcie, dlatego kluczowe jest, aby ilość lub wartość próbki nie wskazywała na działanie handlowe. (por. W. Maruchin , Komentarz do ustawy o podatku od towarów i usług, wyd. 1, 2006, art. 7).

Próbki produktów a prezenty o małej wartości – to nie to samo

Próbki produktów należy odróżnić od prezentów o małej wartości. Mimo że obie te kategorie zostały objęte wyłączeniem przewidzianym w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, to zasady ich kwalifikowania są odmienne.

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT prezentami o małej wartości są m.in. towary przekazywane innej osobie, których łączna wartość w roku podatkowym nie przekracza 100 zł (bez podatku) – pod warunkiem prowadzenia ewidencji pozwalającej ustalić tożsamość osób obdarowanych.

Jeżeli takiej ewidencji się nie prowadzi, znaczenie ma limit jednostkowej ceny nabycia lub jednostkowego kosztu wytworzenia wynoszący 20 zł.

W przypadku próbki nie stosuje się natomiast limitu 100 zł na osobę.

Nie można jednak wyciągać z tego wniosku, że przedsiębiorca może bez ograniczeń przekazywać produkty o dużej wartości i kwalifikować je jako próbkami produktów.

Nadal musi być spełniona ustawowa definicja próbki, w szczególności wymóg celu promocyjnego oraz odpowiedniej ilości i charakteru przekazywanego towaru.

Jak rozliczyć próbki w kontekście KSeF?

KSeF służy do przesyłania ustrukturyzowanych faktur VAT. Ponieważ nieodpłatne przekazanie próbki (zgodne z definicją z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT) jest wyłączone z opodatkowania podatkiem od towarów i usług, nie ma obowiązku ani nawet technicznej konieczności wystawiania dla niego faktury w systemie KSeF.
Pojęcie tzw. faktur wewnętrznych zostało oficjalnie wycofane z obrotu prawnego. W KSeF nie wystawia się dokumentów za wewnętrzne przesunięcia czy nieodpłatne wydania.
Operację wydania próbek dokumentuje się wyłącznie wewnętrznie (poza systemem KSeF). Wystarczającym dowodem dla celów ewidencji (np. JPK_V7) i księgowości jest Dowód Wewnętrzny (DW) lub dokument wydania z magazynu (WZ).
Kiedy dokument trafi do KSeF? Tylko w sytuacji, gdyby przekazywany towar nie spełniał ustawowej definicji próbki (np. nosił znamiona normalnej dostawy handlowej, co rodzi obowiązek naliczenia VAT) i był przekazywany kontrahentowi B2B, na którego należałoby wystawić standardową e-fakturę z wykazanym podatkiem.

Czy trzeba płacić VAT?

W przypadku próbek przekazywanych nieodpłatnie nie powstaje obowiązek naliczenia VAT należnego, pod warunkiem że przekazanie ma charakter promocyjny i spełnia ustawową definicję próbki.

Nie ma przy tym znaczenia, czy próbka jest przekazywana klientowi, kontrahentowi czy potencjalnemu nabywcy.

A co z podatkiem dochodowym?

Przekazywanie próbek produktów może mieć również znaczenie dla podatku dochodowego. Jeżeli wydatki na zakup lub wytworzenie produktów przekazywanych następnie w ramach działań promocyjnych pozostają w związku z działalnością gospodarczą i służą osiąganiu przychodów, ich rozliczenie jako kosztów podatkowych jest uzasadnione.

W przypadku osób fizycznych podstawą jest przede wszystkim art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku osób prawnych – art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W obu przypadkach konieczne jest wykazanie związku wydatku z działalnością gospodarczą oraz spełnienie pozostałych warunków uznania go za koszt podatkowy.

Trzeba przy tym pamiętać o rozróżnieniu reklamy od reprezentacji.

Zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT, wyłączają z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki na typowe działania promocyjne i reklamowe nie są jednak z tego powodu automatycznie wyłączone z kosztów.

Czerwone Flagi podczas kontroli

Brak proporcji: Wydanie 500 sztuk próbek przy miesięcznej sprzedaży na poziomie 50 sztuk towaru (sugeruje ukrytą sprzedaż „pod stołem” lub darowizny dla rodziny).
Wydawanie próbek towarów wycofanych ze sprzedaży: Próbka ma promować sprzedaż – nie można „promować” czegoś, czego nie ma już w ofercie (organ zakwestionuje to jako koszt reklamy).
Brak śladu po akcji marketingowej: Wyksięgowanie tysięcy złotych w próbki bez istnienia posta w social mediach, ulotki, regulaminu czy choćby maila do kontrahenta z prośbą o opinię.

Często zadawane pytania

Czy dołączenie próbki do zamówienia w e-commerce wymaga paragonu lub faktury?

Nie. Próbka spełniająca warunki ustawy nie podlega VAT. Nie musisz umieszczać jej na paragonie ani fakturze w KSeF. Wydanie rozliczasz zbiorczo Dowodem Wewnętrznym (DW) na koniec miesiąca i ujmujesz w kosztach.

Jak rozliczyć tester otwarty w salonie kosmetycznym?

Jako koszt reklamy/promocji bez VAT. Produkt wycofany z magazynu na rzecz testera przeksięgowujesz z towarów (kolumna 10 KPiR) do pozostałych wydatków (kolumna 13 KPiR) na podstawie Dowodu Wewnętrznego (DW).

Czy produkt przekazany influencerowi to próbka?

Zazwyczaj nie. Jeśli influencer ma w zamian opublikować recenzję, jest to usługa barterowa (usługa reklamowa płatna towarem, opodatkowana VAT). Jeśli otrzymuje towar bez żadnych zobowiązań, urząd potraktuje go jako prezent, od którego należy naliczyć VAT, jeśli przekracza limit prezentu o małej wartości (20 zł / 100 zł netto).

Czy pełnowymiarowy produkt (np. flakon perfum 100 ml) może być uznany za próbkę?

Tak, pod pewnymi warunkami. Zgodnie z wyrokiem TSUE (C-581/08), jeśli specyfika towaru wymaga wydania go w pełnej postaci do właściwej oceny (np. gdy mniejsze opakowanie nie istnieje lub zmieniłoby cechy produktu), jest to próbka zwolniona z VAT. Jeśli jednak wielkość towaru zaspokaja zwykłe potrzeby konsumpcyjne klienta na dłuższy czas, urząd uzna to za darowiznę/prezent podlegający opodatkowaniu.

Jak rozliczyć koszty przesyłki (kuriera / paczkomatu) przy wysyłce darmowych próbek?

Koszty dostawy stanowią w 100% koszt uzyskania przychodu (KUP). Opłatę za usługę kurierską zalicza się do kosztów promocji i reklamy (kolumna 13 KPiR). Przedsiębiorcy przysługuje również pełne prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury za usługi przewozowe, ponieważ wydatek służy wsparciu sprzedaży opodatkowanej.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego