Poznajcie Biuro Rachunkowe, które pracuje na oprogramowaniu 360 Księgowość.
Dla tych, którzy szukają wsparcia – odzyskaj czas na skalowanie biznesu. Oddaj rachunkowość w ręce ekspertów i zajmij się tym, co potrafisz najlepiej – zdobywaniem rynku.
Zapraszamy na wywiad z Edytą Gulkiewicz – Biuro rachunkowe Axis Mundi Sp. z o.o.
360 Księgowość: Każde biuro ma swoją unikalną historię – jak zaczęła się Państwa przygoda z księgowością i co było głównym impulsem do otwarcia własnej działalności?
Pani Edyta: Moja przygoda z księgowością zaczęła się w sposób dość nietypowy i niezwykle dynamiczny, bo już w wieku 18 lat. Aplikowałam wtedy na stanowisko pomocnicze, by łączyć pracę ze studiami, jednak los – a konkretnie mój ówczesny pracodawca – rzucił mnie na bardzo głęboką wodę.
Widząc mój potencjał i fakt, że kształcę się w kierunku rachunkowości, powierzono mi odpowiedzialność głównej księgowej. To był moment zwrotny, który zdefiniował moją całą ścieżkę zawodową.
Zrozumiałam wtedy, że w tym świecie czuję się jak ryba w wodzie.
Postawiłam na intensywny rozwój: ukończyłam studia z zakresu ekonomii, rachunkowości oraz prawa, a jednocześnie zdobywałam certyfikacje w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce – od samodzielnej księgowej, przez główną, aż po dyrektora finansowego.
Szlifowałam warsztat w wymagających środowiskach, między innymi jako dyrektor finansowy w szwedzkiej grupie Ericsson, która wprowadzała do Polski pierwszą telefonię komórkową.
360 Księgowość: Co było głównym impulsem do otwarcia własnej kancelarii?
Pani Edyta: Przez lata łączyłam pracę etatową na wysokich stanowiskach z prowadzeniem własnych klientów. Jednak osiem lat temu poczułam, że chcę budować coś w pełni na własnych zasadach.
Chciałam stworzyć miejsce, gdzie doradztwo podatkowe i księgowość nie są tylko „usługą”, ale realnym wsparciem biznesowym opartym na ogromnym doświadczeniu korporacyjnym i merytorycznym.
Dziś, prowadząc swoją kancelarię, mam ten komfort, że nie traktuję tego, co robię, jako pracy. To moja pasja, mój „konik” i codzienna realizacja marzeń.
Każdy klient i każdy przypadek to dla mnie nowa, fascynująca przygoda, do której podchodzę z takim samym zaangażowaniem, jak te ponad 30 lat temu, gdy zaczynałam swoją drogę.”
360 Księgowość: Rynek usług księgowych jest bardzo szeroki. W obsłudze jakich branż czują się Państwo najsilniejsi i co stanowi „wyróżnik” Państwa biura na tle konkurencji?
Pani Edyta: Rynek usług księgowych jest nasycony, dlatego my postawiliśmy na głęboką specjalizację operacyjną. Nasz zespół czuje się najsilniejszy w obsłudze sektorów o wysokiej dynamice transakcyjnej: usługach profesjonalnych, produkcji oraz branżach FMCG i HoReCa.
Dlaczego właśnie te obszary? Ponieważ rozumiemy, że w ich przypadku księgowość to nie tylko podatki, ale przede wszystkim zarządzanie marżą i płynnością.
* W sektorze FMCG i Produkcji: Koncentrujemy się na precyzyjnym rozliczaniu łańcuchów dostaw, zarządzaniu gospodarką magazynową oraz optymalizacji kosztów wytworzenia. Wiemy, jak kluczowa jest tutaj szybkość procesowania dokumentów, by wynik finansowy odzwierciedlał realny stan zatowarowania.
* W branży HoReCa: Specjalizujemy się w wielopoziomowym rozliczaniu stawek VAT, kontroli food costu oraz ewidencji specyficznych kosztów pracowniczych. Rozumiemy sezonowość tego biznesu i potrafimy być dla właścicieli restauracji czy hoteli partnerem, który pomaga utrzymać rentowność nawet w trudniejszych okresach.
* W Usługach: Tu czujemy się naturalnymi liderami. Skupiamy się na maksymalnym wykorzystaniu ulg podatkowych i optymalnym fakturowaniu, które zabezpiecza przepływy pieniężne (cashflow) naszych klientów.
Co stanowi nasz unikalny wyróżnik?
To, co faktycznie odróżnia nas od konkurencji, to przejście z roli 'biura rachunkowego’ do roli Centrum Wsparcia Biznesowego.
* Analityczne podejście do danych: Nie ograniczamy się do raportowania przeszłości. Dzięki zaawansowanym narzędziom analizujemy strukturę kosztów klienta, wskazując miejsca, gdzie 'ucieka’ marża. W branżach takich jak produkcja czy FMCG, ta wiedza jest warta więcej niż poprawnie złożona deklaracja.
* Agilność i Technologia: Wykorzystujemy automatyzację nie tylko dla własnej wygody, ale po to, by dostarczać klientowi dane w czasie rzeczywistym. W świecie HoReCa, gdzie decyzje trzeba podejmować szybko, nasz model dostępu do finansów 24/7 jest kluczowym atutem.
* Zrozumienie procesów, nie tylko paragrafów: Rozmawiamy językiem biznesu. Rozumiemy różnicę między surowcem a produktem gotowym, między marżą a narzutem. To sprawia, że przedsiębiorca nie musi nam tłumaczyć swojej branży – my ją znamy i wspólnie z nim budujemy jej stabilność”.
360 Księgowość: Współczesna księgowość to coś więcej niż tylko liczby. Jak budują Państwo zaufanie w relacjach z przedsiębiorcami i jakiego wsparcia najczęściej szukają u Państwa klienci?
Pani Edyta: Dla nas liczby są jedynie alfabetem, za pomocą którego czytamy historię danej firmy. Zaufanie budujemy na fundamencie dostępności i partnerstwa – nasi klienci wiedzą, że nie są kolejnym numerem w kartotece, ale przedsiębiorcami, których sukces jest bezpośrednio połączony z naszą pracą.
Współczesna księgowość to dla nas przede wszystkim bezpieczeństwo psychiczne klienta.
Przedsiębiorca ma prawo skupić się na kreowaniu wizji i sprzedaży, podczas gdy my pełnimy rolę 'bezpiecznika’ i nawigatora w gąszczu zmieniających się przepisów.
Jakiego wsparcia najczęściej szukają u nas klienci?
Przede wszystkim szukają tłumacza rzeczywistości podatkowej. Nie chcą słuchać cytatów z ustaw, ale konkretnych odpowiedzi na pytanie: 'Co to dla mnie oznacza w praktyce?’. Najczęściej wspieramy ich w:
Optymalizacji decyzji: Czy ten leasing się opłaci? Jaką formę opodatkowania wybrać przy skoku przychodów?
Transformacji cyfrowej: Pomagamy wdrażać obieg dokumentów, który oszczędza im godziny pracy tygodniowo.
Analizie marżowości: Szczególnie w usługach i produkcji, gdzie pomagamy wyłapać, który proces 'przepala’ budżet, a który jest najbardziej zyskowny.
Wyróżnia nas to, że słuchamy intencji, a nie tylko faktur. Jesteśmy pierwszym telefonem, który wykonuje przedsiębiorca, gdy wpada na nowy pomysł biznesowy – i to jest dla nas największy dowód zaufania”.
360 Księgowość: Dynamika zmian w polskim prawie podatkowym jest ogromna. W jaki sposób Państwa zespół radzi sobie z bieżącą aktualizacją wiedzy i jak te zmiany wpływają na codzienną organizację pracy biura?
Pani Edyta: W naszym biurze nie 'śledzimy’ zmian w prawie – my nimi zarządzamy. W dobie legislacyjnego tsunami, jakie funduje nam polski system podatkowy, postawiliśmy na kulturę ciągłego uczenia się (Continuous Learning), która stała się naszym DNA.
Jak to wygląda w praktyce? Nasz zespół to precyzyjnie nastrojony mechanizm:
System wczesnego ostrzegania: Korzystamy z zaawansowanych systemów informacji prawnej i dedykowanych filtrów legislacyjnych. Dzięki temu analizujemy projekty ustaw, zanim jeszcze wejdą w życie, przygotowując scenariusze dla naszych klientów z wyprzedzeniem.
Poranna 'Odprawa Strategiczna’: Każdy dzień zaczynamy od krótkiej, intensywnej wymiany informacji. Jeśli w nocy pojawiła się nowa interpretacja ogólna, rano cały zespół już wie, jak wdrożyć ją w procesy operacyjne.
Wąskie specjalizacje: Zamiast kazać każdemu wiedzieć wszystko, promujemy liderów kompetencji. Jeden ekspert staje się 'strażnikiem’ zmian w VAT, inny w CIT, a jeszcze inny w ulgach proinnowacyjnych. Ta wewnętrzna sieć neuronowa pozwala nam dostarczać wiedzę najwyższej próby w rekordowym czasie.
Wpływ na organizację pracy? Zamieniliśmy reaktywność na proaktywność.
Zmienność prawa wymusiła na nas całkowitą agilność. Nasze procedury są elastyczne – gdy zmieniają się przepisy, nasze checklisty aktualizują się automatycznie. Dzięki pełnej cyfryzacji możemy poświęcić czas na to, co najważniejsze: na rozmowę z klientem i interpretację, zamiast na poprawianie błędów.
Dla nas dynamika zmian to nie przeszkoda, to nasza przewaga konkurencyjna. Tam, gdzie inni czują lęk i niepewność, my widzimy okazję, by po raz kolejny udowodnić naszym klientom, że są pod opieką najlepszych ekspertów na rynku”.
360 Księgowość: Coraz więcej biur rezygnuje z papierowych obiegów dokumentów. Jak w Państwa ocenie technologia zmieniła zawód księgowego w ostatnich latach i w jakim kierunku planują Państwo rozwijać swoje biuro?
Pani Edyta: W naszym biurze papier to już historia, którą wspominamy z dużym sentymentem, ale bez chęci powrotu. Przejście na model 100% Paperless nie było dla nas jedynie trendem, ale świadomą decyzją o wejściu do cyfrowej elity.
Dzisiaj technologia nie tylko zmienia zawód księgowego – ona go redefiniuje.
Jak technologia zmieniła naszą pracę?
Przede wszystkim uwolniła nasz najcenniejszy zasób: czas. Dzięki automatyzacji procesów OCR i elektronicznemu obiegowi dokumentów, przestaliśmy być 'wklepywaczami danych’, a stali się doradcami biznesowymi.
* Wszystko w zasięgu kliknięcia: Nasi klienci mają swoje biuro w kieszeni. Każda faktura, każdy raport i każda analiza dostępna jest 24/7 z dowolnego miejsca na świecie.
* Transparentność absolutna: Dzięki centralizacji danych w chmurze, klient widzi swoje finanse w czasie rzeczywistym. To koniec ery czekania na 'zamknięcie miesiąca’, by dowiedzieć się, jaki jest wynik firmy.
W jakim kierunku się rozwijamy? Budujemy biuro jutra.
Nasza strategia rozwoju opiera się na trzech filarach:
* Hiper-automatyzacja: Dążymy do momentu, w którym procesy powtarzalne są w 100% obsługiwane przez algorytmy, co pozwoli nam skupić się wyłącznie na kreowaniu strategii podatkowych dla klientów.
* Analityka Predictive (Przewidująca): Chcemy nie tylko mówić klientom, co wydarzyło się wczoraj, ale na podstawie danych i AI przewidywać trendy w ich biznesie na jutro.
* Ekologia i mobilność: Rozwijamy naszą infrastrukturę tak, by współpraca z nami była tak intuicyjna, jak korzystanie z ulubionej aplikacji bankowej.
Dla nas technologia to obietnica: obietnica, że przedsiębiorca dostanie od nas to, co najdroższe – spokój i czas na rozwój swojego imperium. Jesteśmy dumni z tego, że wyznaczamy standardy, za którymi inni dopiero próbują podążać”.
360 Księgowość: Jak Państwo podchodzą do tego modelu pracy zdalnej? Czy preferują Państwo tradycyjne spotkania przy kawie, czy nowoczesne kanały komunikacji online?
Pani Edyta: W naszym biurze wyznajemy zasadę: cyfrowe procesy, ludzkie relacje. W codziennej komunikacji operacyjnej jesteśmy fanami nowoczesnych kanałów online.
Szanujemy czas naszych klientów – wiemy, że w dzisiejszym tempie biznesu szybka wymiana informacji przez komunikatory, wideokonferencje czy platformy chmurowe jest standardem, który zapewnia dynamikę i efektywność.
Dzięki temu jesteśmy z klientami 'na bieżąco’, niezależnie od tego, gdzie na świecie aktualnie się znajdują.
Jednak tam, gdzie kończą się tabelki, a zaczyna się budowanie wizji, stawiamy na tradycję.
Kluczowe momenty, takie jak omawianie strategii rozwoju, optymalizacje długofalowe czy trudne decyzje biznesowe, rezerwujemy dla spotkań face-to-face. Dlaczego? Ponieważ w tych sytuacjach liczy się to, czego nie widać w mailu:
* Emocje i intuicja: Spotkanie przy kawie pozwala nam wyczuć intencje i obawy klienta, których nie odda żadna kamera.
* Energia współpracy: Bezpośrednia interakcja buduje zupełnie inny poziom zaufania i kreatywności. Widząc reakcję klienta, możemy natychmiast dostosować nasze propozycje, czytając z mikrogestów i dynamiki rozmowy.
Wierzymy, że technologia powinna obsługiwać formalności, ale to osobiste spotkanie buduje prawdziwe partnerstwo.
To połączenie sprawia, że jesteśmy biurem, które z jednej strony oferuje komfort technologiczny, a z drugiej – autentyczne, merytoryczne oparcie w każdej ważnej decyzji”.
360 Księgowość: Od pewnego czasu pracują Państwo na systemie 360 Księgowość. Które funkcje programu najbardziej odciążyły Państwa zespół w codziennych obowiązkach i jak z Państwa perspektywy przygotowanie systemu do integracji z KSeF ułatwia płynne przejście na obowiązkową e-fakturę?
Pani Edyta: System 360 Księgowość to dla nas coś więcej niż oprogramowanie – to serce naszej cyfrowej operacyjności. Przejście na ten system pozwoliło nam wejść na wyższy poziom automatyzacji i analityki, co w praktyce oznacza, że nasi klienci otrzymują informacje o swoich finansach niemal w czasie rzeczywistym.
Funkcje, które zrewolucjonizowały naszą codzienną pracę i odciążyły zespół:
* Inteligentny OCR i automatyczny obieg dokumentów: To absolutny przełom. System błyskawicznie rozpoznaje dane z faktur, co wyeliminowało żmudne, ręczne wprowadzanie danych. Dzięki temu nasz zespół przestał być 'operatorami klawiatury’, a stał się audytorami danych, mając czas na realne wsparcie doradcze dla klienta.
* Bezpośrednia integracja z bankowością (API): Automatyczne pobieranie wyciągów i parowanie płatności z fakturami sprawia, że monitoring rozrachunków dzieje się 'sam’. Widzimy zatory płatnicze klienta, zanim on sam je zauważy, co pozwala na błyskawiczną reakcję.
* Moduł raportowania On-Demand: To, co najbardziej doceniają nasi klienci, to natychmiastowy dostęp do zestawień przychodów i kosztów. Nie czekamy na koniec miesiąca – dane są gotowe w każdym momencie, co pozwala na dynamiczne zarządzanie płynnością finansową.
Przygotowanie do KSeF: Spokój w dobie rewolucji
Perspektywa integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) wewnątrz 360 Księgowość to dla nas i naszych klientów ogromny atut. System jest natywnie przygotowany do obsługi faktur ustrukturyzowanych, co sprawia, że przejście na nowe obowiązki będzie procesem ewolucyjnym, a nie rewolucyjnym.
Dzięki temu, że system już teraz automatyzuje obieg dokumentów, wdrożenie KSeF będzie jedynie 'dołożeniem brakującego elementu układanki’. Dla naszych klientów oznacza to pełne bezpieczeństwo ciągłości biznesu – podczas gdy inni będą uczyć się nowych przepisów w chaosie, my po prostu przełączymy tryb pracy na jeszcze wyższy bieg. To właśnie ta płynność technologiczna sprawia, że jesteśmy zawsze o krok przed zmianami”.
Dziękujemy za rozmowę i zapraszamy do kontaktu z biurem
Edyta Gulkiewicz
Generalny Dyrektor
Axis Mundi Sp. z o.o.
Kontakt: 784 376 728
edyta@axismundi.com.pl
