Kasa rejestrująca to dla wielu małych firm jeden z pierwszych obowiązków po rozpoczęciu sprzedaży klientom indywidualnym. Nie każdy jednak musi ją mieć – rozporządzenie o zwolnieniach z kas obowiązuje do końca 2027 r. i nadal przewiduje limit 20 000 zł. Sprawdź, kto musi ewidencjonować sprzedaż na kasie, kiedy można skorzystać ze zwolnienia, ile wynosi ulga na zakup kasy i co zmienia się w 2027 r.
Kasa rejestrująca – dla kogo?
Kasa rejestrująca (fiskalna) to urządzenie służące do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego ze sprzedaży. Obowiązek jej stosowania wynika z art. 111 ustawy o VAT i dotyczy co do zasady sprzedaży na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- rolników ryczałtowych.
Jeżeli firma sprzedaje wyłącznie innym przedsiębiorcom, instytucjom czy urzędom, kasa nie jest potrzebna. Obowiązek dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm zwolnionych z VAT – kasa nie jest powiązana ze statusem w VAT, tylko z rodzajem klientów.
Szczegółowe zwolnienia z obowiązku stosowania kas określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Aktualne rozporządzenie obowiązuje do 31 grudnia 2027 r., a w 2026 r. zostało znowelizowane (m.in. w zakresie listy czynności zwolnionych). Dobrze więc sprawdzać jego aktualną treść przed rozpoczęciem sprzedaży.
Zwolnienie z kasy do 20 000 zł
Najważniejsze dla małych firm jest zwolnienie podmiotowe. Przedsiębiorca nie musi stosować kasy, jeżeli w poprzednim roku podatkowym wartość jego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych nie przekroczyła 20 000 zł. Limit liczy się bez VAT (netto) i dotyczy wyłącznie sprzedaży konsumenckiej – sprzedaży dla firm do niego nie wliczasz.
Jeżeli działalność rozpoczynasz w trakcie roku, limit przelicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży. Przykład: przy rozpoczęciu sprzedaży 1 lipca 2026 r. limit do końca roku wynosi 10 082 zł (20 000 zł × 184/365).
Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono limit. Na zakup i fiskalizację kasy jest więc chwila czasu, ale warto pilnować obrotów na bieżąco.
Zwolnienie przy udziale sprzedaży konsumenckiej do 80%
Rozporządzenie przewiduje też zwolnienie dla podatników, którzy wykonują czynności zwolnione z kasy wymienione w części I załącznika do rozporządzenia, jeżeli w poprzednim roku udział sprzedaży z tytułu tych czynności w całej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych był wyższy niż 80%. Firmy rozpoczynające działalność biorą pod uwagę przewidywany udział za pierwsze sześć miesięcy (albo do końca roku, jeśli to krótszy okres). Zwolnienie nie przysługuje, jeżeli w pierwszym lub drugim półroczu poprzedniego roku udział wyniósł 80% lub mniej, a traci się je po upływie dwóch miesięcy od końca półrocza, w którym udział spadł do tego poziomu.
Zwolnienia przedmiotowe
Część czynności jest zwolniona z kasy bez względu na wysokość obrotów. Załącznik do rozporządzenia obejmuje m.in. usługi świadczone na rzecz konsumentów, za które firma otrzymuje całą zapłatę za pośrednictwem poczty lub banku, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła (poz. 42 załącznika). Zwolnienie to nie obejmuje czynności z § 4 rozporządzenia. Każdą pozycję załącznika warto czytać dokładnie – zwolnienie często zależy od dodatkowych warunków.
Kiedy zwolnienie z kasy nie przysługuje?
Niezależnie od obrotów kasę muszą mieć podatnicy wykonujący czynności wymienione w § 4 rozporządzenia. Są to m.in.:
- dostawy gazu płynnego, paliw silnikowych, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych,
- dostawy komputerów, wyrobów elektronicznych, sprzętu fotograficznego i nośników danych,
- dostawy wyrobów z metali szlachetnych, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych oraz perfum i wód toaletowych,
- usługi przewozu osób i taksówek, naprawy pojazdów, wymiany opon i kół, przeglądów technicznych,
- usługi medyczne lekarzy i dentystów, prawnicze i doradztwa podatkowego,
- usługi gastronomiczne w stacjonarnych placówkach i catering,
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- niektóre usługi rozrywkowe i rekreacyjne oraz mycie i czyszczenie samochodów.
W tych branżach kasa jest potrzebna od pierwszej transakcji z klientem indywidualnym. O tym, jak wygląda to w praktyce, piszemy m.in. w artykułach Jak otworzyć własny warsztat samochodowy oraz Branża beauty a VAT.
Kasy online i Centralne Repozytorium Kas
Od 2019 r. przepisy wprowadzały stopniowo obowiązek stosowania kas online, czyli urządzeń przesyłających na bieżąco dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), prowadzonego przez Szefa KAS. Dziś nowe kasy, które można kupić i zafiskalizować, to wyłącznie kasy online – potwierdzenia dla starszych kas z elektroniczną kopią wydawano tylko do końca 2022 r.
Użytkownik kasy online musi m.in.:
- zapewnić połączenie kasy z CRK (przy przejściowym braku internetu – niezwłocznie po jego przywróceniu),
- wydawać klientowi paragon przy każdej sprzedaży (także przy płatności kartą – zob. Integracja kas fiskalnych z terminalem),
- poddawać kasę obowiązkowym przeglądom technicznym w terminach z rozporządzenia,
- zakończyć używanie kasy w przypadkach określonych w ustawie (np. przy zakończeniu działalności) i zabezpieczyć zapisane dane.
Kasa online jest rejestrowana w CRK przy fiskalizacji – nie trzeba już składać osobnego zgłoszenia o liczbie i miejscu używania kas.
Ulga na zakup kasy rejestrującej
Przedsiębiorca, który rozpoczyna ewidencjonowanie na kasie, może odliczyć od podatku należnego 90% ceny zakupu kasy (bez VAT), nie więcej niż 700 zł za każdą kasę. Ulga przysługuje przy zakupie kasy online, jeżeli zakup nastąpi nie później niż w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencjonowania.
Czynny podatnik VAT rozlicza ulgę w pliku JPK_V7, a podatnik zwolniony z VAT może wystąpić o zwrot do urzędu skarbowego. Ulgę trzeba zwrócić, jeżeli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca np. zakończy działalność albo nie podda kasy przeglądowi w terminie.
Paragon, faktura i KSeF
Do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fakturę dla firmy wystawia się tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Paragon z NIP na kwotę do 450 zł brutto (lub 100 euro) jest fakturą uproszczoną – o tym, co zrobić, gdy klient zgubi taki dokument, piszemy w artykule Duplikat faktury uproszczonej.
Od 2026 r. faktury wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej mogą jednak do 31 grudnia 2026 r. pozostać poza KSeF. Od 2027 r. trzeba przygotować się na wystawianie faktur do paragonów w KSeF.
Zmiany od 2027 roku
Nowelizacja ustawy o VAT z 2026 r. wprowadza kolejne zmiany w przepisach o kasach. Od 1 stycznia 2027 r. za niedopełnienie obowiązku zakończenia używania kasy i jej wyrejestrowania grozi kara 300 zł. Kolejne zmiany techniczne (m.in. nowe rozporządzenie o wymaganiach dla kas) zaplanowano na lata 2027–2028. Rozporządzenie o zwolnieniach z kas obowiązuje do 31 grudnia 2027 r. – po tej dacie zasady zwolnień mogą się zmienić.
Jeżeli planujesz zamknięcie firmy, sprawdź też, co zrobić z kasą i dokumentacją – piszemy o tym w artykule Jak sprzedać JDG.
Autor artykułu: Radosław Pilarski
