Kontrahent nie płaci za fakturę, a Ty już zapłaciłeś od niej podatek? Ulga na złe długi pozwala odzyskać zarówno VAT, jak i część podatku dochodowego od niezapłaconych należności. Działa też w drugą stronę – dłużnik, który nie płaci, musi skorygować swoje rozliczenia. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić i jak dokonać korekty w PIT, w ryczałcie i w JPK_V7.
Na czym polega ulga na złe długi?
Co do zasady przychodem w działalności gospodarczej są kwoty należne, nawet jeżeli nie zostały jeszcze otrzymane, a VAT należny rozlicza się niezależnie od tego, czy klient zapłacił za fakturę. Ulga na złe długi łagodzi ten problem:
- wierzyciel (sprzedawca) może zmniejszyć podstawę opodatkowania o niezapłaconą należność,
- dłużnik (nabywca) musi zwiększyć podstawę opodatkowania (w PIT) albo zmniejszyć VAT naliczony (w VAT) o kwotę niezapłaconego zobowiązania.
Kluczowy jest termin 90 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie. Jeżeli w tym czasie należność nie zostanie zapłacona ani zbyta (np. firmie windykacyjnej), można skorzystać z ulgi. Skorzystanie z niej jest prawem wierzyciela, a nie obowiązkiem.
Ulga na złe długi w PIT
Warunki
Ulga w podatku dochodowym (art. 26i ustawy o PIT) dotyczy transakcji handlowych, czyli odpłatnych dostaw towarów i usług między przedsiębiorcami. Wierzyciel może z niej skorzystać, jeżeli:
- od upływu terminu zapłaty określonego na fakturze lub w umowie minęło 90 dni, a należność nie została uregulowana ani zbyta,
- na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania (lub termin zapłaty zaliczki) dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani likwidacji,
- od końca roku, w którym wystawiono fakturę (lub zawarto umowę), nie upłynęły 2 lata,
- transakcja została zawarta w ramach działalności obu stron, z której dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce.
Ulga nie przysługuje w transakcjach między podmiotami powiązanymi.
Korekta w zaliczkach i w zeznaniu rocznym
Wierzyciel może zmniejszyć podstawę obliczenia zaliczki o niezapłaconą należność już w okresie rozliczeniowym, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności – nie musi czekać na zeznanie roczne. Korekta jest możliwa, jeżeli należność pozostaje niezapłacona w terminie zapłaty zaliczki. Ostatecznie rozlicza się ją w zeznaniu za rok, w którym upłynęło 90 dni, o ile do dnia jego złożenia należność nadal nie została uregulowana ani zbyta. Kwotę, której nie udało się odliczyć, można rozliczać w kolejnych latach (do 3 lat).
Dłużnik ma obowiązek odwrotny – zwiększa podstawę opodatkowania o niezapłacone zobowiązanie, które wcześniej ujął w kosztach. Robi to w zaliczkach od okresu, w którym upłynęło 90 dni, i w zeznaniu rocznym.
Niezapłacone należności i zobowiązania, których dotyczy ulga, trzeba wykazać w zeznaniu rocznym.
Zapłata po skorzystaniu z ulgi
Jeżeli dłużnik zapłaci (albo wierzyciel zbędzie należność) po dokonaniu korekty, wierzyciel zwiększa podstawę opodatkowania w okresie, w którym otrzymał zapłatę, a dłużnik zmniejsza ją w okresie, w którym zapłacił.
Ulga na złe długi w ryczałcie
Z ulgi mogą korzystać również przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (art. 11 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Wierzyciel zmniejsza przychód o niezapłaconą należność, a dłużnik zwiększa przychód o niezapłacone zobowiązanie związane z działalnością. Obowiązują te same warunki co w PIT, a korekt dokonuje się w okresach, za które oblicza się ryczałt.
Ulga na złe długi w VAT
Warunki
Wierzyciel może skorygować podstawę opodatkowania i VAT należny od niezapłaconej faktury (art. 89a ustawy o VAT), jeżeli:
- nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona – należność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności,
- dostawa towarów lub usług była opodatkowana na terytorium Polski,
- wierzyciel jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- od końca roku, w którym wystawiono fakturę dokumentującą wierzytelność, nie upłynęły 3 lata.
Od 1 października 2021 r. nie trzeba już sprawdzać, czy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT ani czy nie jest w trakcie postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub likwidacji – te warunki zostały uchylone. Od tego dnia ulga obejmuje też sprzedaż na rzecz osób prywatnych, ale tylko wtedy, gdy wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana do egzekucji, wpisana do krajowego rejestru długów albo gdy wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.
Jak dokonać korekty w VAT?
Korektę podstawy opodatkowania i VAT należnego wierzyciel wykazuje w JPK_V7 za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności, pod warunkiem że do dnia złożenia pliku należność nadal nie została uregulowana ani zbyta. Korektę wykazuje się w ewidencji jako dokument wystawiony poza KSeF (oznaczenie BFK). O dokonanej korekcie wierzyciel informuje urząd skarbowy w deklaracji, w której jej dokonuje, podając dane dłużnika i faktury.
Jeżeli po dokonaniu korekty dłużnik zapłaci należność (w całości lub w części) albo wierzyciel ją zbędzie, wierzyciel zwiększa podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym to nastąpiło – odpowiednio do zapłaconej części.
Obowiązki dłużnika w VAT
Dłużnik, który nie zapłacił za fakturę w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności, musi zmniejszyć odliczony wcześniej VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym minął ten termin. Jeżeli zapłaci później, może ponownie zwiększyć VAT naliczony w okresie zapłaty.
Przykłady
Przykład 1. Warsztat i niezapłacona faktura
Pan Mieczysław prowadzi warsztat samochodowy i jest czynnym podatnikiem VAT. Wystawił firmie fakturę z terminem płatności 10 lipca 2026 r. Kontrahent nie zapłacił, a 90 dni od upływu terminu płatności minęło 8 października 2026 r. Pan Mieczysław może zmniejszyć VAT należny w JPK_V7 za październik 2026 r., o ile do dnia złożenia pliku nadal nie otrzyma zapłaty. Może też zmniejszyć podstawę obliczenia zaliczki na PIT za październik o kwotę netto niezapłaconej faktury.
Przykład 2. Sprzedaż osobie prywatnej
Pan Grzegorz prowadzi sklep wędkarski. Sprzedał osobie prywatnej sprzęt z odroczonym terminem płatności i nie otrzymał zapłaty. W PIT ulga mu nie przysługuje, bo nie była to transakcja między przedsiębiorcami. W VAT może skorygować podatek dopiero wtedy, gdy uzyska prawomocny wyrok i skieruje sprawę do egzekucji, wpisze dług do krajowego rejestru długów albo gdy wobec klienta zostanie ogłoszona upadłość konsumencka.
Przykład 3. Częściowa zapłata po korekcie
Wierzyciel skorygował VAT od niezapłaconej faktury w październiku 2026 r. W styczniu 2027 r. dłużnik zapłacił połowę należności. W JPK_V7 za styczeń 2027 r. wierzyciel zwiększa podstawę opodatkowania i VAT należny o kwotę przypadającą na zapłaconą część.
