W artykule znajdziesz:
- W artykule:
- Cel procedury: Potwierdzenie salda to kluczowa metoda inwentaryzacji służąca weryfikacji zgodności wzajemnych rozliczeń między wierzycielem a dłużnikiem.
- Brak mocy „milczącego akceptu”: Klauzula uznająca brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie (np. 7 lub 14 dni) za akceptację nie wywołuje skutków prawnych ani bilansowych.
- Charakter prawny: Potwierdzenie salda jest oświadczeniem wiedzy o stanie rozrachunków, a nie oświadczeniem woli.
- Wymogi inwentaryzacji: Samo wysłanie dokumentu do kontrahenta nie stanowi weryfikacji salda, co wpływa na rzetelność sprawozdania finansowego oraz odpowiedzialność osób prowadzących rachunkowość.
- Przerwanie biegu przedawnienia: Jedynie aktywne potwierdzenie salda może stanowić uznanie niewłaściwe długu przerywające przedawnienie (art. 123 § 1 pkt 2 KC).
- Wymóg umocowania: Skutek w postaci przerwania przedawnienia wywołuje wyłącznie podpis osoby umocowanej do reprezentowania dłużnika.
Potwierdzenie salda to forma inwentaryzacji służąca weryfikacji wzajemnych rozliczeń między kontrahentami. Stosowany w praktyce tzw. „milczący akcept” (uznanie braku odpowiedzi w terminie za akceptację salda) jest w świetle prawa niedopuszczalny. Brak wyraźnej odpowiedzi dłużnika skutkuje wadliwością inwentaryzacji i sprawozdania finansowego oraz nie wywołuje skutków prawnych w kwestii przedawnienia należności.
Milczący akcept w stosunkach gospodarczych przedsiębiorców?
Pojęcie „milczącego akceptu” nie występuje w przepisach rachunkowych, a w prawie cywilnym zasadą jest, że brak odpowiedzi nie oznacza zgody.
Wyjątek z art. 68² Kodeksu cywilnego dotyczy wyłącznie zawierania umów w stałych relacjach gospodarczych.
Nie można go stosować do procedury potwierdzania sald, ponieważ jest ona jedynie oświadczeniem wiedzy o stanie rozliczeń, a nie oświadczeniem woli czy nową umową.
Czy milczący akcept jest dopuszczalny w księgowości?
Aktualnie obowiązujące przepisy o rachunkowości nie przewidują instytucji milczącego potwierdzenia salda. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji rozrachunków znajdziemy w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Jednostki przeprowadzają inwentaryzację należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Z przepisu tego nie wynika zatem, że brak odpowiedzi kontrahenta można jakkolwiek utożsamiać z potwierdzeniem.
Wręcz przeciwnie, jeżeli kontrahent nie odpowiada, uznać trzeba, że nie doszło do uzyskania przedmiotowego potwierdzenia. Jak czytamy w doktrynie, ustawodawca nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia sald.
Jeżeli dłużnik z jakichś powodów nie potwierdzi salda, to należy zinwentaryzować saldo należności w drodze weryfikacji.
Do protokołu z weryfikacji należy załączyć potwierdzenie odbioru dokumentu przez dłużnika – weryfikacja zastępuje w takiej sytuacji czynność potwierdzenia salda.
Wszelkie różnice ujawnione podczas potwierdzenia sald muszą zostać wyjaśnione i rozliczone na podstawie wniosku przygotowanego przez służby finansowe, zaopiniowanego przez skarbnika/głównego księgowego i zatwierdzone przez kierownika jednostki. (por. M. Cellary [w:] W. A. Nowak, Komentarz [w:] Ustawa o rachunkowości w jednostkach finansów publicznych. Komentarz, wyd. 3, 2023, art. 26).
Powyższe znalazło potwierdzenie w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 1 sierpnia 2019 roku w sprawie rozrachunków z kontrahentami, przyjętym uchwałą nr 9/2019. Zasady w tym zakresie ujęto w pkt 8 tego stanowiska.
Jak wskazano, przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na jednostki ją stosujące obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie do należności od kontrahentów.
W tym celu jednostka, jako wierzyciel, inicjuje uzgodnienie salda należności, a dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności.
Zapis, że brak odpowiedzi w terminie oznacza potwierdzenie salda, nie wywołuje żadnych skutków prawnych ani bilansowych i nie może zmieniać ustawowych zasad inwentaryzacji.
Co zrobić, gdy kontrahent nie odpowiada?
Brak odpowiedzi (również w wyznaczonym terminie, np. 14-dniowym) nie oznacza, że księgowy może uznać sprawę za zakończoną. W takim wypadku należy przejść do etapu przewidzianego dla sytuacji, w której uzgodnienie salda z kontrahentem nie jest możliwe.
Inicjatywa dokonania uzgodnienia między stronami zawsze leży po stronie wierzyciela. Ten wysyła do dłużnika dwa egzemplarze pisma z wysokością salda oraz prośbą o odesłanie jednego egzemplarza ze stwierdzeniem zgodności lub z oznaczeniem różnic i błędów. Wyłącznie odsyłający pismo dłużnik może dokonać potwierdzenia salda.
W innym wypadku zastosować należy art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Przepis ten przewiduje inwentaryzację w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników.
Weryfikacja ta powinna obejmować odpowiednie dokumenty źródłowe, w szczególności:
- faktury i korekty faktur;
- umowy i zamówienia;
- dokumenty potwierdzające wykonanie świadczenia;
- dokumenty wydania lub odbioru towarów;
- wyciągi bankowe;
- informacje dotyczące dokonanych płatności;
- korespondencję z kontrahentem;
- dokumentację dotyczącą ewentualnych sporów lub postępowań sądowych.
Celem działania przedsiębiorcy nie jest samo ustalenie, czy faktura znajduje się w systemie księgowym, ale rzeczywista weryfikacja istnienia, wysokości i realności należności.
Sam fakt wysłania potwierdzenia salda oraz posiadania dowodu jego nadania lub doręczenia nie zastępuje tej procedury. Dokumentacja dotycząca braku odpowiedzi powinna natomiast zostać zachowana jako element dokumentacji przeprowadzonej weryfikacji.
Warto również pamiętać, że niektóre należności od początku podlegają weryfikacji dokumentowej.
Dotyczy to m.in. należności spornych i wątpliwych, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności publicznoprawnych.
Potwierdzenie salda a przedawnienie
Aktywne potwierdzenie salda – w przeciwieństwie do „milczącego akceptu” – może przerwać bieg przedawnienia jako tzw. uznanie niewłaściwe długu.
Warunkiem jest jednak podpisanie go przez osobę upoważnioną do reprezentowania dłużnika. Podpis nieumocowanego pracownika księgowości potwierdza jedynie stan zapisów w księgach i nie przerywa przedawnienia.
Ponadto wyraźnie należy podkreślić, że brak odpowiedzi na potwierdzenie salda nie przerywa biegu przedawnienia. Nie można uznać, że milczący akcept stanowi fakt istnienia długu oraz jakiekolwiek zabezpieczenie wierzyciela przed przedawnieniem.
Zagrożenia związane ze stosowaniem milczącego akceptu w praktyce księgowej
Mimo tego, co zostało opisane we wcześniejszych akapitach, to milczący akcept cały czas jest stosowany w praktyce księgowej. Stosowanie takiego rozwiązania niesie za sobą kilka grup ryzyka.
Po pierwsze, stanowi to ryzyko bilansowe. Jeżeli niezweryfikowaną należność uznaje się za potwierdzoną tylko dlatego, że kontrahent nie odpowiedział, w księgach mogą pozostać należności przedawnione, sporne albo w praktyce nieściągalne. Może to prowadzić do zawyżenia aktywów i naruszenia zasady ostrożności.
Po drugie, tworzy ryzyko niewłaściwych odpisów aktualizujących. Jeżeli zaniechanie weryfikacji powoduje, że jednostka nie rozpoznaje ryzyka nieściągalności należności, może dojść do naruszenia zasad tworzenia odpisów aktualizujących określonych w art. 35b ustawy o rachunkowości.
Przepis ten wiąże obowiązek aktualizacji m.in. z prawdopodobieństwem nieściągalności należności.
Po trzecie, jest to ryzyko związane z zakwestionowaniem sprawozdania finansowego jednostki przez biegłego rewidenta. Może on bowiem odmówić uznania niepotwierdzonych sald za prawidłowo zinwentaryzowane, jeżeli jednostka nie przeprowadziła wymaganej weryfikacji dokumentowej.
Po czwarte, wierzyciel może błędnie uznać, że brak odpowiedzi przerywa przedawnienie.
Tymczasem milczenie kontrahenta nie stanowi uznania roszczenia i nie tworzy automatycznie dowodu potwierdzającego istnienie długu.
Po piąte i ostatnie – może rodzić odpowiedzialność księgowych.
Nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji może prowadzić do odpowiedzialności osób, na których spoczywa obowiązek prawidłowego prowadzenia ksiąg i sporządzenia sprawozdania finansowego.
Jak powinna wyglądać prawidłowa procedura?
W dużym uproszczeniu bezpieczna procedura potwierdzania sald powinna zakładać, że:
- wierzyciel przesyła kontrahentowi zestawienie rozrachunków i prośbę o jego potwierdzenie;
- dłużnik potwierdza zgodność albo wskazuje różnice (błędy);
- potwierdzenie zostaje odpowiednio udokumentowane;
- jeżeli dłużnik nie odpowiada, saldo nie jest oznaczane jako „potwierdzone”;
- przeprowadza się wymaganą weryfikację dokumentową;
- analizuje się przy tym m.in. możliwość przedawnienia, sporność należności i jej ściągalność;
- w razie potrzeby dokonuje się odpowiednich korekt lub odpisów aktualizujących.
Samo wysłanie dokumentów nie wystarcza do zweryfikowania rozrachunków. W rachunkowości brak odpowiedzi kontrahenta nie oznacza potwierdzenia salda, nawet jeśli na formularzu umieszczono klauzulę o milczącym akcepcie.
Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego
