Przedsiębiorcy kupujący usługi z zagranicy, np. subskrypcje programów, reklamy w Google i Meta albo narzędzia AI, muszą rozliczyć VAT od tych zakupów w Polsce. Dotyczy to także firm zwolnionych z VAT. Sprawdź, kiedy występuje import usług, jak go rozliczyć i wykazać w JPK_V7 oraz co musi zrobić podatnik zwolniony z VAT.
Kiedy występuje import usług?
Z importem usług u polskiego przedsiębiorcy mamy do czynienia wówczas, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
- usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
- miejsce świadczenia zakupionej usługi znajduje się na terytorium Polski.
Co do zasady (poza pewnymi wyjątkami) miejscem opodatkowania usług świadczonych przez zagranicznych kontrahentów na rzecz podatników jest kraj usługobiorcy. Obowiązek rozliczenia VAT przechodzi wtedy na polskiego nabywcę – to on nalicza podatek, a zagraniczny usługodawca wystawia fakturę bez polskiego VAT.
Podatnikami są:
- podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu VAT lub działalność odpowiadającą tej działalności bez względu na cel czy rezultat takiej działalności, także wtedy, gdy korzystają ze zwolnienia z VAT,
- osoby prawne niebędące podatnikami według powyższej definicji, zidentyfikowane lub obowiązane do identyfikacji do celów podatku VAT w Polsce lub w innym państwie członkowskim.
W praktyce import usług pojawia się w większości małych firm, często bez wiedzy właściciela. Typowe przykłady to:
- subskrypcje oprogramowania i usług chmurowych od firm z siedzibą za granicą,
- narzędzia AI opłacane w abonamencie (więcej piszemy o tym w artykule Narzędzia AI w kosztach firmy),
- reklamy w wyszukiwarkach i mediach społecznościowych (zobacz: Usługi reklamowe Google i Facebook – jak je rozliczyć),
- prowizje pobierane przez zagraniczne platformy sprzedażowe i rezerwacyjne.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?
Import usługi rozlicza się w miesiącu, w którym usługa została wykonana. Przy usługach świadczonych w sposób ciągły (np. miesięczny abonament) jest to koniec okresu rozliczeniowego, którego dotyczy płatność. Jeżeli przed wykonaniem usługi zapłacono zaliczkę, obowiązek podatkowy powstaje w dniu jej zapłaty – w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej.
Datą, którą trzeba ustalić na fakturze zagranicznego kontrahenta, jest więc przede wszystkim data wykonania usługi (lub okres, którego dotyczy), a nie data wystawienia dokumentu.
Naliczenie i odliczenie podatku VAT z tytułu nabycia usług z zagranicy
Nabywając usługi z zagranicy to nabywca, czyli polski przedsiębiorca ma obowiązek naliczyć podatek VAT od zawartej transakcji – według stawki, jaka obowiązywałaby przy zakupie takiej usługi w Polsce (najczęściej 23%).
Czynny podatnik VAT może odliczyć ten podatek w okresie rozliczeniowym, w którym wykazał VAT należny, o ile wykorzystuje usługę do sprzedaży opodatkowanej. W efekcie transakcja jest dla niego neutralna – ta sama kwota pojawia się po stronie podatku należnego i naliczonego.
Warunkiem odliczenia jest uwzględnienie podatku należnego z tytułu importu usług w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Od 1 października 2021 r. nie obowiązuje już dawny warunek wykazania VAT należnego w terminie 3 miesięcy. Jeżeli przedsiębiorca zapomni o imporcie usług, koryguje JPK_V7 za właściwy okres, wykazując w nim zarówno podatek należny, jak i naliczony – dla czynnego podatnika z pełnym prawem do odliczenia korekta jest więc co do zasady neutralna.
Kwoty wyrażone w innych walutach należy przeliczyć na złote polskie według kursu średniego waluty ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. W podatku dochodowym koszt ujmuje się w KPiR po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Jak wykazać import usług w JPK_V7?
Od października 2020 r. deklaracje VAT-7 i VAT-7K zostały zastąpione plikami JPK_V7M (rozliczenie miesięczne) i JPK_V7K (rozliczenie kwartalne). Import usług wykazuje się w nich w dwóch grupach pól, w zależności od tego, od kogo kupujemy usługę.
- Pola K_29 i K_30 – import usług nabywanych od podatników podatku od wartości dodanej (czyli od podatników VAT z innych krajów UE), do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.
- Pola K_27 i K_28 – pozostały import usług, czyli w szczególności usługi kupowane spoza Unii Europejskiej oraz usługi, do których nie stosuje się art. 28b ustawy.
Pierwsze pole z każdej pary to podstawa opodatkowania, drugie – kwota podatku należnego. Jeżeli przysługuje prawo do odliczenia, tę samą transakcję wykazuje się również po stronie zakupów, w polach dotyczących nabycia pozostałych towarów i usług (K_42 i K_43). Na obu wersjach pliku – miesięcznej i kwartalnej – import usług wykazuje się w tych samych polach.
Import usług a KSeF
Od 2026 r. polscy podatnicy wystawiają faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek ten nie obejmuje jednak zagranicznych usługodawców, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Faktura za importowaną usługę nadal trafia więc do przedsiębiorcy poza KSeF – mailem, w panelu klienta lub w aplikacji dostawcy – i trzeba ją samodzielnie wprowadzić do ewidencji VAT i KPiR.
Polski nabywca nie musi wystawiać do takiej transakcji faktury wewnętrznej. Podstawą rozliczenia jest dokument otrzymany od zagranicznego kontrahenta.
Import usług a informacja podsumowująca VAT-UE
Zakupu usług z zagranicy nie wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE, niezależnie od tego, czy zostały nabyte od kontrahenta z Unii Europejskiej czy spoza niej. W VAT-UE wykazuje się natomiast usługi, które polska firma sprzedaje kontrahentom z UE – piszemy o tym w artykule Świadczenie usług na rzecz kontrahenta z Unii Europejskiej.
Import usług u podatnika zwolnionego z VAT
Zwolnienie z VAT nie zwalnia z rozliczenia importu usług. Przedsiębiorca zwolniony podmiotowo lub przedmiotowo, który kupuje usługę od zagranicznego kontrahenta, również musi naliczyć i zapłacić VAT w Polsce. Różnica polega na tym, że nie ma prawa do odliczenia tego podatku – zapłacony VAT staje się dla niego realnym kosztem.
Rejestracja do transakcji unijnych przed pierwszym zakupem
Przed pierwszym zakupem usługi od kontrahenta z Unii Europejskiej, do której stosuje się art. 28b ustawy o VAT, przedsiębiorca zwolniony z VAT musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, składając zgłoszenie (aktualizację) VAT-R. Po rejestracji posługuje się numerem NIP poprzedzonym przedrostkiem PL i jest widoczny w systemie VIES. Rejestracja do transakcji unijnych nie powoduje utraty zwolnienia z VAT.
Przy zakupie usług od kontrahenta spoza Unii Europejskiej rejestracja jako podatnik VAT-UE nie jest wymagana, ale obowiązek rozliczenia podatku istnieje tak samo.
Deklaracja VAT-9M i zapłata podatku
Podatnik zwolniony z VAT nie składa JPK_V7. Import usług rozlicza w deklaracji VAT-9M, którą składa za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu. W tym samym terminie należy wpłacić podatek na rachunek urzędu skarbowego. Deklarację VAT-9M składa się tylko za te miesiące, w których wystąpił import usług.
Właściwy urząd skarbowy ustala się następująco:
- jeżeli firmę prowadzi osoba fizyczna – jest to urząd skarbowy właściwy dla adresu zamieszkania przedsiębiorcy,
- jeżeli firma działa jako spółka (cywilna, jawna, komandytowa, z o.o. lub inna) – jest to urząd skarbowy właściwy dla siedziby spółki.
Jak ustalić wartość zakupionej usługi?
Z faktury zagranicznego kontrahenta należy odczytać wartość usługi oraz datę jej wykonania (lub okres, którego dotyczy). Kwotę w walucie obcej przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego, a od otrzymanej kwoty w złotych nalicza się VAT według właściwej stawki.
Przykład: przedsiębiorca zwolniony z VAT opłaca miesięczny abonament za narzędzie AI kupowane od irlandzkiej spółki – 100 USD za październik. Przy przykładowym kursie 4,00 zł podstawa opodatkowania wynosi 400 zł, a VAT według stawki 23% – 92 zł. Przedsiębiorca wykazuje tę kwotę w deklaracji VAT-9M za październik i wpłaca 92 zł do 25 listopada. W kosztach uzyskania przychodów może ująć zarówno wartość abonamentu, jak i zapłacony VAT, ponieważ jako podatnik zwolniony nie ma prawa do jego odliczenia.
Nabycie usług z zagranicy nie jest sprzedażą, dlatego nie wlicza się go do limitu sprzedaży, od którego zależy prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT.
W 360 Księgowość transakcje zakupu usług oraz towarów z Unii możesz wprowadzić na podstawie instrukcji znajdujących się w dziale POMOC. Przeczytaj też: NIP europejski a zwolnienie z VAT.
