Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR od 1 stycznia 2026 roku

Szykują się nowe „ułatwienia” dla przedsiębiorców stosujących uproszczoną księgowość. W 2026 roku wchodzi bowiem nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów.

Co to znaczy dla jednoosobowych działalności gospodarczy? Czy będzie taniej? A może prościej?

Czy jednak na wzór Polskiego Ładu wszystko się skomplikuje, procedury wydłużą, a biura księgowe będą zmuszone podwyższyć stawki ze względu na nowe obowiązki związane ze zmianami?

Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w zasadach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1299) jest obszernym dokumentem i wprowadza sporo zmian.

Największa z nich będzie dotyczyła całkowitego przejścia na księgowość cyfrową. Rozporządzenie ma również na celu zwiększenie przejrzystości i efektywności rozliczeń podatkowych.

To najlepszy moment, aby już przygotować firmę do nadchodzących zmian i wybrać oprogramowanie księgowe online, które będzie w pełni zintegrowane z KSEF, jak 360 Księgowość, załóż konto

i zacznij swoją pracę od dziś:

Obowiązek elektronicznego prowadzenia KPiR

Nie bez powodu najczęściej wymienianą zmianą jest ta dotycząca wprowadzenia obowiązku prowadzenia KPiR w formie elektronicznej.

Od 1 stycznia 2026 roku podatnicy będą zobligowani do korzystania z programów komputerowych do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Celem tej zmiany jest ułatwienie przesyłania danych do urzędów skarbowych oraz zwiększenie efektywności kontroli podatkowych.

Warto zaznaczyć, że obowiązek ten nie dotyczy wszystkich podmiotów.

Rozporządzenie zwalnia podmioty, o których w art. 24a ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy PIT, tj.:

• osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów, oraz
• duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Ponadto na podstawie obowiązującego od dnia 1 stycznia 2026 r. przepisu art. 24a ust. 8 ustawy PIT, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, grupy podmiotów zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w postaci elektronicznej lub zwolnionych z obowiązku ich przesyłania.

Nowy wzór KPiR

Wraz z wprowadzeniem rozporządzenia w życie wejdzie również nowy wzór KPiR, który uwzględnia dodatkowe kolumny i informacje niezbędne do prawidłowego rozliczania podatków w wersji cyfrowej.

Nowy wzór księgi przychodów i rozchodów dodaje m.in.:

• kolumnę nr 3 dla numeru identyfikującego faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);

• kolumnę nr 5 dla identyfikatora podatkowego (NIP) kontrahenta.

Jak twierdzi ministerstwo, nowy wzór ma na celu zwiększenie przejrzystości rozliczeń oraz ułatwienie kontroli podatkowych.

Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR – termin przesyłania KPiR do US

Nowe przepisy zobowiązują podatników do przesyłania elektronicznej wersji KPiR do właściwego naczelnika urzędu skarbowego po każdym zakończeniu roku podatkowego.

Termin ten jest tożsamy z terminem złożenia rocznego zeznania podatkowego.

KPiR nie dla wszystkich rolników

Kolejną istotną zmianą (dla konkretnej grupy przedsiębiorców) jest usunięcie preferencji w postaci możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne:

• niezatrudniających w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych,
• wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym,
• osiągających do 10 000 zł przychodu w roku podatkowym.

Jeżeli rolnik spełnia wszystkie powyższe warunki, możliwość korzystania z KPiR zostaje dla niego wyłączona.

Miejsce przechowywania KPiR będzie już nieistotne

Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR wyłączają z istotnych elementów rachunkowości miejsce przechowywania księgi oraz dowodów księgowych.

Do końca tego roku księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

W erze cyfryzacji to się zmieni, od 1 stycznia 2026 roku taki obowiązek znika. W razie kontroli przedsiębiorcy będą zobligowani do przekazania urzędnikom dostępu do dokumentacji online.

To, co się nie zmieni, to konieczność przechowywania (np. na serwerach) dokumentacji do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Rezygnacja z wymogu prowadzenia ksiąg w ramach każdego zakładu

Nowe przepisy rezygnują z wymogu posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć.

Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów

Następna zmiana dotyczy wyłączenia z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem.

Przedsiębiorca będzie teraz dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur.

Podatnik zostanie zwolniony z wykazywania tych faktur w odrębnym zestawieniu – będzie to robił bezpośrednio w księdze.

Podstawę zapisów w księdze nie będzie stanowiło również zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT (art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT).

Taka zmiana jest podyktowana efektywnością wykorzystania struktur JPK_PKPiR.

W przypadku dokonywania zapisów w księdze na podstawie zestawień faktur (zestawień sprzedaży), poszczególne faktury nie byłyby w niej ujęte, co uniemożliwiłoby analizę poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK.

Zmiany w dokumentowaniu wydatków

Ministerstwo Finansów wprowadziło również zmiany w zakresie dokumentowania wydatków w KPiR. Od 2026 roku nie będzie możliwe dokumentowanie zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych.

Zakupy takie będą musiały być dokumentowane fakturą VAT lub tzw. fakturą uproszczoną, czyli paragonem z numerem NIP kupującego.

Ponadto rozporządzenie wyłącza możliwość dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, m.in. materiałów, środków czystości.

Brak obowiązku podpisywania spisu z natury

Od 2026 roku wyłączony zostanie obowiązek podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis.

Spis będzie podpisywany jedynie przez przedsiębiorcę (lub wspólników). Ponadto do księgi wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu.

Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR obejmą także kasy rejestrujące

Rozporządzenie wprowadza również modyfikację zasad dotyczących faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W dalszym ciągu podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dokument nie przewiduje jednak regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji.

Zmiana sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych

Kolejna zmiana dotyczy sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach.

Dotychczas przedsiębiorca był zobligowany do opisywania korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Teraz korekty takiej dokona na podstawie dowodu wewnętrznego.

Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR od 1 stycznia 2026 roku – ułatwienia dla przedsiębiorców?

Czy zmiany w zasadach prowadzenia KPiR, które wejdą w życie od 1 stycznia 2026 roku, oznaczają ułatwienia dla przedsiębiorców? Na pierwszy rzut oka wydaje się, że tak.

Elektroniczne prowadzenie KPiR pozwoli na automatyzację wielu procesów księgowych, co może przyczynić się do zmniejszenia kosztów i czasu poświęcanego na obsługę księgową.

Z kolei jednolity wzór księgi oraz obowiązek przesyłania danych do urzędów skarbowych w określonym terminie ma uprościć procedury kontrolne i zwiększy pewność prawną przedsiębiorców. Jak będzie to jednak wyglądało w praktyce, przekonamy się w przyszłym roku.

Autor artykułu: Radosław Pilarski