Faktury korygujące rozlicza się inaczej w podatku dochodowym, a inaczej w VAT, a od 2026 r. dochodzą do tego zasady KSeF. Sprawdź, kiedy wystawić fakturę korygującą, co musi się na niej znaleźć i w którym okresie ująć ją w KPiR oraz w JPK_V7 – zarówno u sprzedawcy, jak i u nabywcy.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT podatnik wystawia fakturę korygującą, gdy po wystawieniu faktury:
- udzielono obniżki ceny w formie rabatu, opustów lub obniżek cen,
- dokonano zwrotu towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Co musi zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca zawiera m.in. datę wystawienia, kolejny numer, dane sprzedawcy i nabywcy, dane z faktury pierwotnej oraz korygowane pozycje i kwoty. Jeżeli korygujesz fakturę wystawioną w KSeF, korekta także musi być fakturą ustrukturyzowaną i zawierać numer KSeF faktury, której dotyczy. Faktury przyjętej do KSeF nie da się edytować ani anulować – błąd poprawia się wyłącznie fakturą korygującą.
Od 2022 r. podanie przyczyny korekty oraz wyrazów „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” jest fakultatywne – faktura korygująca może, ale nie musi ich zawierać. W praktyce warto podawać przyczynę, bo od niej zależy moment ujęcia korekty w podatku dochodowym.
Koniec not korygujących
Od 1 lipca 2024 r. przepis o notach korygujących (art. 106k ustawy o VAT) został uchylony. Nabywca, który zauważy błąd na otrzymanej fakturze, prosi sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej. Zasady wystawiania korekt w szczególnych sytuacjach opisujemy w artykułach Korekta faktury do zera – kiedy jest dopuszczalna? i Błąd w KSeF: dwa dokumenty do jednej sprzedaży.
Faktury korygujące przychodowe w PIT
Moment ujęcia faktury korygującej zależy od przyczyny korekty, a nie od tego, czy jest to korekta in plus czy in minus.
- Błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka – korektę ujmuje się wstecz, w okresie, w którym wykazano pierwotny przychód.
- Inna przyczyna (zwrot towaru, rabat, zmiana ceny itp.) – korektę ujmuje się w KPiR w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę korygującą.
Zgodnie z art. 14 ust. 1m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: „Jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty”.
Jeżeli w tym okresie przedsiębiorca nie osiągnął przychodów albo są one niższe od kwoty zmniejszenia, zwiększa koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zmniejszono przychodów (art. 14 ust. 1n).
Korekta wsteczna (przy błędzie) może oznaczać konieczność ponownego przeliczenia zaliczki za dany okres i dopłaty podatku wraz z odsetkami za zwłokę. Jeżeli zeznanie roczne zostało już złożone, trzeba je skorygować.
Faktury korygujące kosztowe w PIT
- Błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka – korektę ujmuje się w okresie, w którym ujęto koszt na podstawie faktury pierwotnej.
- Inna przyczyna – korektę ujmuje się w okresie otrzymania faktury korygującej (art. 22 ust. 7c ustawy o PIT).
Jeżeli w okresie otrzymania korekty przedsiębiorca nie poniósł kosztów albo są one niższe od kwoty zmniejszenia, zwiększa przychody o kwotę, o którą nie zmniejszono kosztów (art. 22 ust. 7d).
Faktury korygujące w VAT – sprzedawca
Korekta in minus
Zasady obniżenia podstawy opodatkowania zależą od tego, czy korekta została wystawiona w KSeF:
- Korekta wystawiona w KSeF – sprzedawca obniża podstawę opodatkowania i VAT należny w okresie, w którym przesłał fakturę korygującą do KSeF. Nie potrzebuje do tego potwierdzenia odbioru ani dodatkowej dokumentacji, bo faktura jest uznana za otrzymaną z chwilą nadania jej numeru KSeF.
- Korekta wystawiona poza KSeF (np. w dopuszczalnych w 2026 r. przypadkach) – od 2021 r. obowiązuje zasada wprowadzona pakietem SLIM VAT: sprzedawca obniża podstawę opodatkowania w okresie wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem że z posiadanej dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia i że te warunki zostały spełnione. Jeżeli dokumentację uzyska później, obniża podatek w okresie jej uzyskania.
Warunku posiadania dokumentacji nie stosuje się m.in. przy eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, przy usługach, których miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską, oraz przy sprzedaży m.in. energii, gazu przewodowego i usług telekomunikacyjnych.
Korekta in plus
Jeżeli przyczyna korekty istniała już w chwili wystawienia faktury pierwotnej (np. zaniżona cena przez pomyłkę albo błędna stawka VAT), korektę rozlicza się w okresie, w którym rozliczono fakturę pierwotną – co wymaga korekty JPK_V7 i zapłaty ewentualnych odsetek. Jeżeli przyczyna pojawiła się później (np. podwyżka ceny uzgodniona po sprzedaży), korektę rozlicza się w okresie, w którym ta przyczyna powstała.
Faktury korygujące w VAT – nabywca
- Korekta in minus – nabywca zmniejsza VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Przy fakturach w KSeF jest to dzień nadania korekcie numeru KSeF – nie trzeba czekać na jej pobranie z systemu.
- Korekta in plus – nabywca może zwiększyć VAT naliczony co do zasady w okresie otrzymania faktury korygującej, na ogólnych zasadach dotyczących prawa do odliczenia.
Przykłady
Przykład 1. Zwrot towaru
Przedsiębiorca wystawił w październiku 2026 r. w KSeF fakturę na sprzedaż towarów o wartości 2000 zł netto. W grudniu 2026 r. klient zwrócił część towarów o wartości 1000 zł netto i tego samego dnia sprzedawca przesłał do KSeF fakturę korygującą in minus. Sprzedawca ujmuje korektę w KPiR i w JPK_V7 za grudzień 2026 r. Nabywca zmniejsza koszty i VAT naliczony również w grudniu, bo w tym miesiącu korekta otrzymała numer KSeF.
Przykład 2. Błąd w cenie
Przedsiębiorca wystawił w październiku 2026 r. fakturę na 3000 zł netto. W grudniu zorientował się, że prawidłowa cena wynosiła 2000 zł netto i taką kwotę zapłacił kontrahent. To oczywista omyłka, więc w PIT korektę ujmuje się wstecz – w październiku 2026 r., co wymaga ponownego przeliczenia zaliczki za ten miesiąc (lub kwartał). Nabywca koryguje koszt w okresie, w którym ujął fakturę pierwotną.
Przeczytaj też: Zwrot towaru – jak to ująć w księgowości.
