Sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców dokumentuje się fakturą. Od 2026 r. oznacza to e-fakturę wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a nie dokument wysłany mailem czy wręczony na papierze. Sprawdź, jak dokumentować sprzedaż dla firm, kiedy fakturę można jeszcze wystawić poza KSeF i jak wystawić fakturę do paragonu.
Faktura czy paragon?
Sprzedaż na rzecz innego podatnika (firmy, spółki, osoby prowadzącej działalność) czynny podatnik VAT dokumentuje fakturą. Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę na żądanie nabywcy, a w KSeF musi być gotowy do jej wystawienia na takich samych zasadach.
Kasa rejestrująca i paragon dotyczą sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Jeżeli firma kupuje towar w sklepie i dostaje paragon, może otrzymać fakturę do tego paragonu – ale tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP. Zasady stosowania kas opisujemy w artykule Kasa rejestrująca w 2026 roku.
Faktura w KSeF od 2026 roku
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął od 1 lutego 2026 r. największe firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników. Dla sprzedawcy oznacza to, że:
- fakturę wystawia się w ustrukturyzowanym formacie (FA(3)) w programie połączonym z KSeF albo w narzędziach Ministerstwa Finansów,
- faktura otrzymuje numer KSeF i jest uznana za otrzymaną przez nabywcę z chwilą nadania tego numeru – nie trzeba jej wysyłać mailem,
- korekty wystawia się w KSeF, podając numer KSeF faktury pierwotnej; noty korygujące nie są już stosowane,
- od 1 stycznia 2027 r. za niewystawienie faktury w KSeF grożą kary.
Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury podatnicy, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Poza KSeF do końca 2026 r. można też wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu, piszemy w artykule Program do faktur – co powinien zawierać.
Faktura dla nabywcy zagranicznego i konsumenta
Faktury dla kontrahentów zagranicznych również wystawia się w KSeF, a nabywcy przekazuje się je poza systemem – np. jako wizualizację z kodem QR. Tak samo postępuje się z fakturą dla konsumenta, który nie korzysta z KSeF.
Faktura do paragonu
Fakturę do paragonu można wystawić firmie tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej numer NIP. Jeżeli kupujący nie podał NIP przy zakupie, sprzedawca nie może później wystawić faktury na firmę – grozi za to sankcja w wysokości 100% kwoty VAT z faktury. Fakturę do paragonu wystawia się na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.
Faktura uproszczona
Paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (lub 100 euro) jest fakturą uproszczoną. Nabywca może na jego podstawie odliczyć VAT i zaliczyć wydatek do kosztów. Gdy klient zgubi taki dokument, pomoże artykuł Duplikat faktury po wejściu KSeF.
Dokumentowanie zakupów w KPiR od 2026 roku
Nowe rozporządzenie w sprawie KPiR, obowiązujące od 1 stycznia 2026 r., dopasowało księgę do KSeF. W kolumnie 3 wpisuje się numer KSeF faktury, a w kolumnie 4 – numer innego dowodu. Identyfikator podatkowy kontrahenta podaje się z kodem kraju. Zapisy wykonuje się na podstawie poszczególnych faktur, a materiałów pomocniczych kupionych w handlu detalicznym nie można już dokumentować dowodem wewnętrznym. Co zrobić z fakturą, której nie wystawił Twój kontrahent, wyjaśniamy w tekście Nieautoryzowana faktura w KSeF.
Dane na fakturze a RODO
Faktura zawiera dane osobowe – np. imię i nazwisko przedsiębiorcy czy adres osoby fizycznej. Sprzedawca przetwarza je na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), bo wymagają ich przepisy o VAT i rachunkowości, więc nie potrzebuje zgody nabywcy. Musi jednak zabezpieczyć dane i przechowywać faktury tylko przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
