Najem długoterminowy a leasing operacyjny

W artykule znajdują się:

• Leasing operacyjny i najem długoterminowy to sposoby korzystania z auta bez jego kupowania. Przedsiębiorca jest w obu przypadkach użytkownikiem, a nie właścicielem.
• Limity KUP: 150 tys. zł dla aut spalinowych i hybryd, 225 tys. zł dla elektrycznych i wodorowych. Do limitu dolicza się VAT, którego nie da się odliczyć (art. 86a VAT, art. 23 ust. 5a PIT). Wartość netto mieszcząca się w limicie to ok. 134 529 zł.
• W leasingu część odsetkowa raty idzie w koszty w 100%. W najmie z jedną kwotą czynszu limit obejmuje całą ratę. Artykuł pokazuje to na przykładzie: 3 125 zł kosztu w leasingu wobec 3 000 zł w najmie.
• Serwis i eksploatacja przy użytku mieszanym: w koszty idzie 75% wydatków. Warto rozdzielać czynsz i serwis na fakturze.
• Ubezpieczenie: limit dotyczy tylko AC i GAP (wyrok WSA III SA/Wa 1512/19). OC i NNW idą w koszty w 100%. Limit ubezpieczeniowy wynosi 150 tys. zł także dla elektryków. W najmie ubezpieczenie wliczone w czynsz jest obciążone 23% VAT.
• Koniec umowy: po wykupie z leasingu działa osobny limit przy amortyzacji (WSA I SA/Bk 490/23). 

Zakup floty firmowej rzadko finansuje się gotówką – dominują leasing operacyjny oraz najem długoterminowy, w których przedsiębiorca jest jedynie użytkownikiem pojazdu, co bezpośrednio przekłada się na rozliczenia podatkowe. O wyborze między nimi decyduje nie tylko cena, lecz także limity kosztów podatkowych, sposób rozliczania opłat finansowych i serwisowych, koszty ubezpieczenia oraz zamiar późniejszego wykupu auta. 

Najem długoterminowy a leasing operacyjny – czym się różnią?

Nie można jednoznacznie stwierdzić czy uniwersalnie lepszym rozwiązaniem jest leasing czy najem. Są to podobne do siebie instytucje, a jednocześnie na tyle różniące się w szczegółach, że to który będzie korzystniejszy, zależy od indywidualnych potrzeb firmy. Przejdźmy zatem do krótkiej charakterystyki obu instytucji. 

Leasing operacyjny 

Leasing operacyjny jest umową uregulowaną w art. 709¹ i nast. Kodeksu cywilnego. Jego skutki podatkowe określają natomiast art. 17b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby umowa spełniała warunki podatkowego leasingu operacyjnego, powinna zostać zawarta na czas oznaczony, a jej podstawowy okres musi wynosić co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji przedmiotu. W przypadku samochodu osobowego, dla którego podstawowa roczna stawka amortyzacyjna wynosi 20%, oznacza to – co do zasady – minimum 24 miesiące. 

W modelu leasingu operacyjnego przedsiębiorca spłaca wartość pojazdu w ratach, a po zakończeniu umowy może skorzystać z przewidzianej w niej możliwości wykupu samochodu. Rozwiązanie to jest szczególnie atrakcyjne dla tych podmiotów, które chcą zatrzymać pojazdy w firmie na dłużej i korzystać z nich również po zakończeniu kontraktu.

Najem długoterminowy 

Najem długoterminowy opiera się na art. 659 i nast. KC. Jego istotą jest odpłatne udostępnienie rzeczy (w naszym przypadku – samochodu) do korzystania przez określony czas. 

Zgodnie z art. 662 § 1 KC wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. W praktyce oznacza to, że umowa może obejmować również serwis, naprawy, wymianę opon czy ubezpieczenie. Po upływie okresu najmu samochód jest zwyczajowo zwracany wynajmującemu, a przedsiębiorca może zawrzeć kolejną umowę dotyczącą tego samego lub nowszego pojazdu.

Trzeba jednocześnie pamiętać, że nazwa umowy nie przesądza o jej kwalifikacji podatkowej. Najem długoterminowy może spełniać warunki leasingu operacyjnego, jeżeli jego konstrukcja odpowiada wymaganiom określonym w przepisach podatkowych. Dlatego też przy analizie skutków podatkowych obu instytucji należy badać rzeczywistą treść umowy, a nie wyłącznie nazwę stosowaną przez finansującego.

Limity kosztów uzyskania przychodów – 150 000 zł i 225 000 zł

Zarówno w leasingu operacyjnym, jak i w najmie długoterminowym zastosowanie mają limity dotyczące zaliczania opłat do kosztów uzyskania przychodów. Jak wynika odpowiednio z art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT:

• dla samochodów osobowych z silnikami spalinowymi oraz standardowych napędów hybrydowych, limit wynosi 150 000 zł;
• w przypadku samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem limit wynosi 225 000 zł. 

Jeżeli wartość samochodu przekracza odpowiedni dla danego samochodu limit, część opłat związanych z jego używaniem nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. W takim przypadku konieczne jest zastosowanie proporcji, w której limit ustawowy odnosi się do wartości samochodu będącego przedmiotem umowy.

Na wysokość tej proporcji wpływa również sposób rozliczenia VAT. Zgodnie z art. 86a ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług, przy wykorzystywaniu samochodu w sposób mieszany, tj. zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca może co do zasady odliczyć jedynie 50% VAT od rat leasingowych lub czynszu za najem.

Jednocześnie art. 16 ust. 5a ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 5a ustawy o PIT nakazują uwzględniać w wartości samochodu również tę część VAT, której podatnik nie może odliczyć. W konsekwencji przy użytkowaniu mieszanym wartość przyjmowana do wyliczenia proporcji obejmuje cenę netto powiększoną o nieodliczalną część podatku.

Przedsiębiorca musi zatem pamiętać, że limit 150 000 zł (lub 225 000 zł) nie będzie odpowiadał cenie 150 000 zł netto za pojazd. Przy założeniu aktualnej stawki VAT 23% i prawie do odliczenia połowy podatku, wartość netto pojazdu, jaka będzie się mieściła w limicie to około 134 529 zł. 

Śmiało można uznać, że omawiane limity podatkowe nie będą stanowiły argumentu przemawiającego za którąś z form finansowania. Co do zasady dotyczą one bowiem zarówno leasingu operacyjnego, jak i najmu długoterminowego. 

Koszty uzyskania przychodu a część kapitałowa i odsetkowa z faktury

Jedną z najważniejszych różnic podatkowych działających na korzyść leasingu operacyjnego jest sposób rozliczenia poszczególnych elementów raty. W przypadku leasingu operacyjnego ograniczenie kosztów ze względu na wartość samochodu stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości pojazdu. Chodzi zatem o część kapitałową raty oraz odpowiednią część opłaty wstępnej.

Z kolei część odsetkowa raty, stanowiąca wynagrodzenie finansującego za udostępnienie kapitału, nie podlega limitowi. W konsekwencji może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Chcąc to wyjaśnić w jak najprostszy sposób: załóżmy, że przedsiębiorca nabył samochód z silnikiem spalinowym za 200 000 zł. W jego przypadku limit wynosi 150 000 zł. 

Obliczamy proporcję:

150 000 / 200 000 x 100% = 75% 

Oznacza to, że do kosztów podatkowych można zaliczyć 75% części kapitałowej raty.

W naszym przykładzie rata wynosi 4 000 zł, gdzie część kapitałowa to 3 500 zł, a odsetki to 500 zł. 

• Część kapitałowa – 3 500 zł x 75% = 2 625 zł
• Część odsetkowa – 500 zł x 100% (limit nie obowiązuje) = 500 zł
• Koszty łącznie: 3 125 zł

Oznacza to, że z raty wynoszącej 4 000 zł do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca zalicza 3 125 zł, a nie 3 000 zł, jak byłoby w przypadku, gdyby proporcję wyliczało się od całości raty. 

W przypadku najmu długoterminowego sytuacja bywa mniej korzystna. Jeżeli umowa nie jest kwalifikowana jako podatkowy leasing operacyjny, a faktura zawiera jedynie jedną, zryczałtowaną kwotę czynszu, bez wyodrębnienia części finansowej, zasadniczo cała kwota podlega pod limit proporcjonalny. To oznacza, że ograniczenie obejmie również tę część wynagrodzenia, która ekonomicznie odpowiada kosztowi finansowania pojazdu. 

Odnosząc to do wcześniejszego przykładu, jeśli czynsz wynosi 4000 zł, to przedsiębiorca ma prawo odliczyć jedynie 3000 zł, a nie 3 125 zł, jak przy leasingu.

Serwis i eksploatacja samochodu

W obszarze wydatków za serwis i eksploatację na prowadzenie wychodzi najem długoterminowy. Umowa ta bowiem bardzo często obejmuje nie tylko udostępnienie pojazdu, ale także przeglądy techniczne, naprawy, wymianę opon oraz inne usługi związane z eksploatacją. 

Tak jak przy samych ratach, w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się 75% wydatków związanych z ich używaniem. Przy ustalaniu kosztu uwzględnia się również nieodliczoną część VAT. Zatem jeśli opłata z tytułu najmu została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu, ograniczenie do 75% stosuje się do tej części opłaty, która odpowiada kosztom eksploatacyjnym.

W praktyce istotne jest więc rozdzielenie czynszu za korzystanie z samochodu od opłat za serwis i obsługę techniczną. Umowa oraz faktury powinny jasno wskazywać, jaka część wynagrodzenia dotyczy udostępnienia pojazdu, a jaka obejmuje usługi serwisowe i administracyjne.

Ubezpieczenie samochodu – zasady rozliczania

Ubezpieczenie samochodu podlega odrębnym zasadom od tych dotyczących rat (czynszu) oraz opłat eksploatacyjnych. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT ograniczenie kosztów dotyczy składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w części przekraczającej proporcję wynikającą z relacji limitu 150 000 zł do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Co istotne, ustawodawca powiązał to ograniczenie wyłącznie ze składkami, których wymiar zależy bezpośrednio od wartości ubezpieczanego pojazdu. Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 7 lutego 2020 roku (sygn. akt: III SA/Wa 1512/19), limitowanie dotyczy wyłącznie ubezpieczenia Autocasco (AC) oraz ubezpieczenia straty finansowej GAP. Z kolei składki na obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), jako niezależne od wartości pojazdu, stanowią w pełnej 100% wysokości koszty uzyskania przychodów, bez względu na wartość rynkową auta i bez stosowania limitu 75% kosztów używania pojazdu. 

Warto zwrócić uwagę, że limit ubezpieczeniowy wynosi 150 000 zł również w przypadku samochodów elektrycznych. Podwyższony limit 225 000 zł przewidziany dla tych pojazdów nie oznacza analogicznego podwyższenia limitu stosowanego przy rozliczaniu składek AC i GAP.

W ujęciu optymalizacyjnym pojawia się ponadto istotna różnica w sposobie fakturowania polis. W leasingu operacyjnym składki ubezpieczeniowe są zazwyczaj refakturowane w kwotach netto ze zwolnieniem z VAT lub opłacane bezpośrednio do towarzystwa ubezpieczeniowego na podstawie polisy. W najmie długoterminowym ubezpieczenie często bywa włączone w jednolitą stawkę usługi najmu, co powoduje opodatkowanie całego pakietu 23% stawką VAT. Przy użytku mieszanym najemca może odliczyć jedynie 50% tego podatku, przez co nieodliczone 50% VAT zwiększa ciężar finansowy przedsiębiorcy. Stanowi to niejako ukryty koszt podatkowy najemcy.

Zakończenie umowy – wykup czy zwrot samochodu?

Wybierając między leasingiem operacyjnym a najmem długoterminowym, przedsiębiorca powinien uwzględniać również to, co zamierza zrobić z samochodem po zakończeniu umowy.

Leasing operacyjny najczęściej wiąże się z niską wartością wykupu, która stanowi odrębną czynność cywilnoprawną i podatkową. Przy wprowadzaniu pojazdu do ewidencji środków trwałych i dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych przedsiębiorca korzysta z odrębnego limitu 150 000 zł (lub 225 000 zł dla aut elektrycznych). (por. wyrok WSA w Białymstoku z dnia 7 lutego 2024 roku, sygn. akt: I SA/Bk 490/23). Pozwala to na zastosowanie mechanizmu podwójnego limitu, tj. raz w odniesieniu do sumy rat leasingowych, a drugi raz w odniesieniu do ceny wykupu i późniejszej amortyzacji.

Należy jednak pamiętać o restrykcjach wprowadzonych przez Polski Ład, zgodnie z którymi zbycie samochodu wykupionego z leasingu do majątku prywatnego przed upływem 6 lat od wycofania generuje przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym i składką zdrowotną.

W najmie długoterminowym samochód jest co do zasady zwracany wynajmującemu. Przedsiębiorca nie musi wówczas zajmować się jego sprzedażą czy angażować środków na wykup. W zamian powinien jednak zwrócić uwagę na warunki zakończenia umowy, w tym limity przebiegu, zasady oceny stanu pojazdu oraz ewentualne opłaty za ponadnormatywne zużycie lub przekroczenie limitu kilometrów.

Checklista „Co sprawdzić w umowie przed podpisaniem”

• kwalifikacja podatkowa umowy,
• rozbicie faktury na część kapitałową i odsetkową lub na czynsz i serwis,
• sposób fakturowania ubezpieczenia,
• limit kilometrów,
• tabela zużycia,
• opłaty przy zwrocie,
• cena wykupu,
• warunki przedterminowego zakończenia.

FAQ

1. Czy moja hybryda mieści się w limicie 150 tys. czy 100 tys. zł? Limit 150 tys. zł dotyczy wyłącznie aut o emisji poniżej 50 g CO₂/km (wybrane hybrydy plug-in), a pozostałe hybrydy (HEV, mHEV i PHEV $\ge$ 50 g) obejmuje limit 100 tys. zł. Emisję sprawdzisz w dowodzie rejestracyjnym w polu V.7 lub na wyciągu ze świadectwa homologacji (CoC) w cyklu mieszanym WLTP.
2. Czy opłata wstępna w leasingu też podlega limitowi?Tak, opłata wstępna podlega limitowi w tej samej proporcji co część kapitałowa raty (limit / wartość auta). Nie można wrzucić jej w koszty w 100% tylko dlatego, że sama kwota wpłaty nie przekracza ustawowego progu.
3. Czy przy najmie mogę wliczyć w koszty 100% raty, jeśli auto kosztuje mniej niż limit? W 100% KUP rozliczysz wyłącznie część finansową raty (czynsz najmu za samochód). Wszelkie opłaty za serwis, opony i eksploatację zawarte w racie przy użytku mieszanym podlegają ustawowemu ograniczeniu do 75% KUP.
4. Czy mogę wykupić auto z leasingu na siebie prywatnie i sprzedać je bez podatku?Bez podatku i składki zdrowotnej sprzedasz je dopiero po 6 latach od wycofania lub wykupu z leasingu. Rozwiązaniem jest przekazanie wykupionego auta w darowiźnie najbliższej rodzinie – obdarowany może je zbyć bez podatku już po 6 miesiącach.

Autor artykułu: Radosław Pilarski