Wielu przedsiębiorców używa w firmie prywatnego samochodu – własnego, małżonka albo użyczonego przez członka rodziny. Takie auto można rozliczać w VAT i w PIT, ale na innych zasadach niż samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Sprawdź, ile VAT odliczysz, jaką część wydatków zaliczysz do kosztów i kiedy opłaca się wprowadzić auto do firmy.
Na jakiej podstawie możesz używać auta w firmie?
Samochód niewprowadzony do ewidencji środków trwałych możesz wykorzystywać w działalności m.in. jako:
- właściciel lub współwłaściciel – np. gdy auto należy do Ciebie i małżonka w ramach wspólności majątkowej,
- biorący w użyczenie – na podstawie pisemnej umowy użyczenia, najczęściej od członka rodziny; użyczenie od osoby spoza najbliższej rodziny może oznaczać przychód z nieodpłatnego świadczenia,
- najemca – gdy płacisz właścicielowi czynsz; czynsz jest wtedy kosztem firmy.
Warto mieć dokument potwierdzający prawo do korzystania z auta – przyda się przy kontroli. Jeżeli rozważasz przekazanie auta do majątku firmy, przeczytaj też artykuł Przekazanie prywatnego majątku na cele firmowe.
Prywatny samochód a odliczenie VAT
W VAT nie ma znaczenia, czy samochód jest w ewidencji środków trwałych. Liczy się sposób jego używania.
50% VAT – użytek mieszany
Jeżeli samochód osobowy służy zarówno firmie, jak i celom prywatnym, odliczysz 50% VAT od wydatków związanych z jego używaniem: paliwa, napraw, części, przeglądów czy myjni. Pozostałe 50% VAT nie podlega odliczeniu i powiększa koszt w PIT. Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu ani składać VAT-26. Faktury muszą być wystawione na firmę.
100% VAT – wyłącznie do działalności
Pełne odliczenie VAT przysługuje, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności. Trzeba wtedy:
- złożyć w urzędzie skarbowym informację VAT-26 – do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z autem,
- prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu od dnia poniesienia pierwszego wydatku,
- mieć zasady używania auta, które wykluczają użytek prywatny.
W przypadku prywatnego samochodu przedsiębiorcy jednoosobowej firmy wykazanie, że auto nigdy nie służy celom prywatnym, jest w praktyce trudne – dlatego przy takim aucie zwykle stosuje się 50% odliczenia.
Prywatny samochód w kosztach PIT
Od 2019 r. nie ma kilometrówki dla przedsiębiorców rozliczających prywatne auto w firmie. Zamiast niej do kosztów zaliczysz 20% wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych – paliwa, napraw, eksploatacji. Liczba przejechanych kilometrów nie ma znaczenia.
U czynnego podatnika VAT podstawą wyliczenia 20% jest kwota netto powiększona o nieodliczony VAT. U podatnika zwolnionego z VAT – kwota brutto.
Przykłady rozliczenia
Przykład 1: przedsiębiorca zwolniony z VAT
Pani Anna (zwolniona z VAT) w październiku 2026 r. kupiła paliwo za 369 zł brutto i naprawiła prywatne auto za 615 zł brutto. Do kosztów zaliczy 20% z 984 zł, czyli 196,80 zł.
Przykład 2: czynny podatnik VAT
Te same wydatki: paliwo 300 zł netto + 69 zł VAT, naprawa 500 zł netto + 115 zł VAT.
- VAT razem 184 zł, odliczenie 50% – 92 zł,
- podstawa do kosztów: 800 zł netto + 92 zł nieodliczonego VAT = 892 zł,
- koszt w KPiR: 20% × 892 zł = 178,40 zł.
Przykład 3: wprowadzenie auta do firmy
Pan Robert, weterynarz, dużo jeździ do klientów i 20% wydatków mu nie wystarcza. Decyduje się wprowadzić prywatny samochód (używany od 4 lat) do ewidencji środków trwałych. Wartość początkową ustala według wartości rynkowej – 60 000 zł. Ponieważ auto było używane dłużej niż 6 miesięcy, może zastosować indywidualną stawkę amortyzacji (okres co najmniej 30 miesięcy): 60 000 zł / 30 = 2000 zł miesięcznie.
Wydatki eksploatacyjne takiego auta, używanego także prywatnie, zaliczy do kosztów w 75%. Przy samochodach droższych trzeba pamiętać o limitach – od 2026 r. wynoszą one 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla aut emitujących mniej niż 50 g CO₂/km i 100 000 zł dla pozostałych. Szczegóły opisujemy w artykule Amortyzacja samochodu osobowego.
Wprowadzenie auta do firmy ma też minusy: sprzedaż samochodu w ciągu 6 lat od wycofania go z działalności będzie przychodem z działalności gospodarczej.
Co wybrać?
- auto prywatne (20% kosztów, 50% VAT) – prosta ewidencja, dobre przy rzadkim użyciu w firmie,
- auto w ewidencji środków trwałych (amortyzacja, 75% kosztów eksploatacji, 50% VAT) – korzystniejsze przy częstych wyjazdach i droższym aucie,
- auto wyłącznie firmowe (100% kosztów i 100% VAT) – wymaga VAT-26, ewidencji przebiegu i wykluczenia użytku prywatnego.
Więcej o wyborze piszemy w tekście Samochód w firmie – czy warto?, a o ładowaniu auta elektrycznego – w artykule Ładowanie służbowego auta elektrycznego w domu.
