Podróż służbowa pracownika to dla pracodawcy obowiązek zwrotu kosztów: diet, przejazdów, noclegów i innych wydatków. Dieta za dobę krajowej podróży wynosi obecnie 45 zł, ryczałt za nocleg 67,50 zł, a za przejazd prywatnym samochodem można zwrócić do 1,15 zł za kilometr. Sprawdź, jak rozliczyć delegację krajową, jak ująć ją w kosztach i KPiR oraz zobacz trzy przykłady wyliczeń.
Czym jest podróż służbowa?
Podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, w określonym terminie (art. 775 Kodeksu pracy). Podróżą służbową nie jest praca, która z natury polega na stałym przemieszczaniu się – np. kierowcy w transporcie czy przedstawiciela handlowego, którego miejscem pracy jest określony obszar.
Przed wyjazdem pracodawca wydaje polecenie wyjazdu służbowego (delegację), w którym określa m.in. cel i miejsce podróży, czas trwania oraz środek transportu. Na wniosek pracownika może wypłacić zaliczkę na koszty podróży. Co zrobić z zaliczką, której pracownik nie rozliczył, wyjaśniamy w artykule Nierozliczona zaliczka.
Jakie należności przysługują pracownikowi?
Pracownikom zatrudnionym poza sferą budżetową należności określa układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę. Jeżeli tych zasad nie ustalono, stosuje się rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Dieta ustalona w regulaminie nie może być niższa niż dieta z rozporządzenia.
Dieta
Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę. Jej wysokość zależy od czasu trwania podróży:
- podróż do 1 doby: do 8 godzin – dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin – 50% diety (22,50 zł), ponad 12 godzin – 100% diety (45 zł),
- podróż dłuższa niż doba: za każdą pełną dobę – 45 zł, a za niepełną, rozpoczętą dobę – do 8 godzin 50% diety, ponad 8 godzin 100% diety.
Dietę zmniejsza się, jeżeli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie: o 25% za każde śniadanie, o 50% za każdy obiad i o 25% za każdą kolację.
Przejazdy
Pracownikowi zwraca się koszty przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturą. Jeżeli pracodawca zgodzi się na przejazd prywatnym samochodem pracownika, zwrot ustala się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km, nie wyższej niż określona w przepisach. Maksymalne stawki od 17 stycznia 2023 r. (więcej w artykule Kilometrówka – stawki za 1 km przebiegu) wynoszą:
- samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,
- samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,
- motocykl – 0,69 zł,
- motorower – 0,42 zł.
Za dojazdy środkami komunikacji miejscowej w miejscu delegacji przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (9 zł) za każdą rozpoczętą dobę pobytu, chyba że pracownik nie ponosi tych kosztów (np. ma zapewniony bezpłatny dojazd).
Nocleg
Za nocleg potwierdzony rachunkiem (fakturą) przysługuje zwrot w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu 20-krotności diety, czyli do 900 zł za dobę hotelową. Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł za każdy nocleg – pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin w czasie między 21:00 a 7:00. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub kontrahent zapewnił bezpłatny nocleg.
Rozliczenie delegacji
Pracownik rozlicza koszty podróży w terminie 14 dni od jej zakończenia, dołączając dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku dokumentu.
Przykłady rozliczenia delegacji krajowych
Przykład 1: pociąg, opłacony hotel, częściowo zapewnione wyżywienie
Pracownik wyjechał pociągiem do Krakowa w poniedziałek o 7:00 i wrócił we wtorek o 19:00 (36 godzin). W poniedziałek kontrahent zapewnił mu obiad, a we wtorek hotel – śniadanie.
- dieta: 1 pełna doba (45 zł) + 12 godzin, czyli ponad 8 godzin (45 zł) = 90 zł,
- pomniejszenie: obiad 22,50 zł + śniadanie 11,25 zł = 33,75 zł, dieta do wypłaty: 56,25 zł,
- bilety PKP: 240 zł, hotel według faktury: 380 zł,
- ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową: 2 rozpoczęte doby × 9 zł = 18 zł.
Razem do zwrotu: 694,25 zł.
Przykład 2: prywatny samochód pracownika, nocleg bez rachunku
Pracownik wyjechał prywatnym samochodem (silnik powyżej 900 cm³) o 6:00 i wrócił następnego dnia o 20:00 (38 godzin), pokonując 600 km. Nocował u znajomych, nie przedstawił rachunku. Pierwszego dnia miał zapewnioną kolację.
- dieta: 1 pełna doba (45 zł) + 14 godzin (45 zł) = 90 zł, minus kolacja 11,25 zł = 78,75 zł,
- ryczałt za nocleg: 67,50 zł,
- zwrot za przejazd: 600 km × 1,15 zł = 690 zł (przy założeniu, że pracodawca stosuje stawki maksymalne).
Razem do zwrotu: 836,25 zł.
Przykład 3: samochód firmowy, wyjazd jednodniowy
Pracownik pojechał samochodem służbowym na spotkanie i wrócił po 10 godzinach. Nie miał zapewnionego wyżywienia. Przysługuje mu 50% diety, czyli 22,50 zł. Koszty paliwa opłaconego kartą firmową są wydatkiem firmy związanym z używaniem samochodu, a nie elementem rozliczenia delegacji.
Delegacja w kosztach i w PIT pracownika
Należności z tytułu podróży służbowej pracownika są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów. U pracownika diety i inne należności za czas podróży służbowej są zwolnione z PIT do wysokości określonej w rozporządzeniu – nadwyżka ponad te limity (np. wyższa dieta z regulaminu) jest przychodem ze stosunku pracy.
Przedsiębiorca, który sam odbywa podróż służbową, może zaliczyć do kosztów diety do wysokości przysługującej pracownikom oraz udokumentowane wydatki, np. na nocleg i przejazdy. Ryczałtu za nocleg bez rachunku nie zaliczy do kosztów. Podróż musi być związana z działalnością i odbywać się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Więcej o przejazdach własnym autem przedsiębiorcy piszemy w artykule Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem przedsiębiorcy.
Jak ująć delegację w KPiR?
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie KPiR obowiązującym od 2026 r. koszty diet i innych należności za podróż służbową pracowników, a także diety przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących, można udokumentować dowodem wewnętrznym. Powinien on zawierać m.in. imię i nazwisko osoby, cel podróży, miejscowość docelową, liczbę godzin i dni, datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu, a także stawkę i wartość diet.
Rozliczenie delegacji ujmuje się w kolumnie 15 KPiR „Pozostałe wydatki”. Do rozliczenia dołącza się faktury za poszczególne wydatki – faktury za noclegi czy przejazdy wystawione na firmę trafiają od 2026 r. do KSeF. Diety, ryczałty i zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracownika nie wymagają faktur.
W 360 Księgowość rozliczenie delegacji możesz wprowadzić jako dowód wewnętrzny – instrukcje znajdziesz w dziale POMOC.
