Zatrudnienie pracownika to dla firmy nie tylko wynagrodzenie brutto, ale też składki ZUS finansowane przez pracodawcę. Oba wydatki są kosztem podatkowym, jednak w KPiR trafiają do różnych kolumn i w określonym miesiącu. Sprawdź, ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2026 r., kiedy wynagrodzenie i składki są kosztem, jak je zaksięgować w nowym wzorze KPiR i jak rozliczać własne składki przedsiębiorcy.
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?
Pracodawca oprócz wynagrodzenia brutto opłaca od niego składki w części finansowanej przez płatnika:
- emerytalną – 9,76%,
- rentową – 6,5%,
- wypadkową – zależną od firmy (dla płatników zgłaszających do 9 osób zwykle 1,67%),
- na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45%,
- na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10%.
Z wynagrodzenia brutto pracownika potrąca się z kolei jego część składek społecznych (emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%), składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek.
Przykład: przy płacy minimalnej w 2026 r. – 4806 zł brutto – składki pracodawcy wynoszą 984,28 zł (emerytalna 469,07 zł, rentowa 312,39 zł, wypadkowa 80,26 zł, FP i FS 117,75 zł, FGŚP 4,81 zł). Łączny koszt zatrudnienia to 5790,28 zł miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wzrośnie do 4950 zł brutto. Więcej o kosztach prowadzenia firmy w 2026 r. piszemy w artykule Jak zmieniają się koszty prowadzenia firmy w 2026 roku.
Kiedy wynagrodzenie jest kosztem?
Wynagrodzenie ze stosunku pracy jest kosztem w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem że zostanie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z regulaminu, umowy lub Kodeksu pracy – zwykle do 10. dnia następnego miesiąca. Jeżeli pracodawca wypłaci je później, kosztem jest dopiero w miesiącu wypłaty.
Podobnie składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę: jeżeli zostaną opłacone w terminie, można je ująć w kosztach w tym samym miesiącu co wynagrodzenie. Przy zapłacie po terminie są kosztem w miesiącu zapłaty.
Przykład: wynagrodzenie za październik 2026 r. wypłacone 10 listopada jest kosztem października. Składki od niego, opłacone w terminie (dla większości płatników do 20. dnia następnego miesiąca), również ujmuje się w kosztach października.
Przy umowach zlecenia i o dzieło warto określić w umowie termin wypłaty – od tego zależy, w którym miesiącu wynagrodzenie stanie się kosztem.
Jak księgować wynagrodzenia w KPiR?
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy wzór KPiR. Wydatki pracownicze ujmuje się w nim w dwóch kolumnach:
- kolumna 14 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” – wynagrodzenia brutto pracowników, także z umów zlecenia i o dzieło,
- kolumna 15 „Pozostałe wydatki” – składki finansowane przez pracodawcę: emerytalna, rentowa i wypadkowa oraz składki na FP, FS i FGŚP.
Podstawą zapisu jest lista płac, a gdy wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie – inne dowody wypłaty, np. potwierdzenie przelewu na konto pracownika. Wynagrodzeń nie dokumentuje się dowodem wewnętrznym. Zapis można zrobić zbiorczo dla wszystkich pracowników na podstawie listy płac za dany miesiąc.
W przykładzie z płacą minimalną w KPiR za październik wpisujesz 4806 zł w kolumnie 14 i 984,28 zł w kolumnie 15. Składek potrąconych z wynagrodzenia pracownika nie wpisuje się osobno – są już częścią wynagrodzenia brutto.
Pracodawca, który zatrudnia pracowników, prowadzi też dla każdego z nich kartę przychodów, a po zakończeniu roku sporządza informację PIT-11. Zmiany w prowadzeniu KPiR od 2026 r. opisujemy w artykule Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR od 1 stycznia 2026 roku.
Składki ZUS przedsiębiorcy w 2026 roku
Przedsiębiorca opłaca składki za siebie od zadeklarowanej podstawy, nie niższej niż minimalna. W 2026 r. wynoszą one:
- pełny („duży”) ZUS – minimalna podstawa 5652 zł: emerytalna 1103,27 zł, rentowa 452,16 zł, chorobowa (dobrowolna) 138,47 zł, wypadkowa 94,39 zł, razem 1788,29 zł oraz Fundusz Pracy 138,47 zł,
- preferencyjny („mały”) ZUS – minimalna podstawa 1441,80 zł: emerytalna 281,44 zł, rentowa 115,34 zł, chorobowa 35,32 zł, wypadkowa 24,08 zł, razem 456,18 zł (bez Funduszu Pracy).
Na początku działalności można przez 6 miesięcy skorzystać z ulgi na start (bez składek społecznych), a następnie przez 24 miesiące z preferencyjnej podstawy. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od formy opodatkowania – szczegóły znajdziesz w artykule Zwolnienie ze składki zdrowotnej w 2026. Przedsiębiorcy mogą też raz w roku skorzystać z wakacji składkowych.
Jak składki przedsiębiorcy wpływają na podatek?
Zapłacone składki na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorca może:
- odliczyć od dochodu w zaliczkach i zeznaniu rocznym albo
- zaliczyć do kosztów, wpisując je w kolumnie 15 KPiR.
Tej samej składki nie można rozliczyć dwa razy. Składki na Fundusz Pracy przedsiębiorcy są kosztem. Składki zdrowotnej przy skali podatkowej nie odlicza się, przy podatku liniowym można ją rozliczyć w kosztach lub odliczyć od dochodu do rocznego limitu, a na ryczałcie – odliczyć 50% od przychodu.
W 360 Księgowość listy płac i składki zaksięgujesz według instrukcji z działu POMOC.
