Jak rozliczać kredyt dla firm?

W tym artykule dowiesz się:

Kapitał a odsetki: Dlaczego otrzymany kredyt nie jest przychodem, spłata kapitału nie stanowi kosztu, a do KUP zalicza się wyłącznie faktycznie zapłacone lub skapitalizowane odsetki.
Księgowanie w PKPiR: W jakiej dacie i w której kolumnie (kolumna 15 „Pozostałe wydatki”) ujmować odsetki, prowizje i opłaty bankowe na podstawie wyciągu.
Finansowanie środków trwałych: Kiedy odsetki powiększają wartość początkową maszyny lub auta (przed oddaniem do używania), a kiedy trafiają bezpośrednio w koszty (po przyjęciu do ewidencji).
Kredyt na ryczałcie: Jak traktowane są odsetki przy braku KUP oraz dlaczego umorzony dług bankowy podlega opodatkowaniu stawką 3%.
Opłaty okołokredytowe i ubezpieczenia: Kiedy cesja z polisy na życie, operat rzeczoznawcy, opłata za wpis do KW (200 zł) oraz PCC (19 zł) mogą powiększyć koszty firmy.

Kwota kredytu i raty kapitałowe

Z umowy kredytu wynikają dla przedsiębiorcy następujące rodzaje płatności: zwrot kapitału, odsetki oraz prowizja, jeżeli umowa ją przewiduje. Otrzymany kredyt nie jest przychodem z działalności, a jego zwrot co do zasady nie jest kosztem. Wynika to z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który wyłącza z przychodów otrzymane lub zwrócone kredyty, oraz z art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. a tej ustawy, który wyłącza z kosztów wydatki na ich spłatę.

Kosztem mogą być natomiast wydatki sfinansowane kredytem, rozliczane na zasadach ogólnych, np. zakup towarów i materiałów na podstawie faktur albo odpisy amortyzacyjne od zakupionego środka trwałego. Rata kapitałowa nie może więc obciążyć kosztów po raz drugi.

Odsetki od kredytu

Odsetki od kredytu stanowią koszt podatkowy tylko wtedy, gdy środki faktycznie przeznaczono na cele firmowe – przy wydatkach mieszanych kosztem jest wyłącznie część proporcjonalna do tych celów. Dodatkowo odsetki muszą zostać rzeczywiście zapłacone lub skapitalizowane, gdyż samo ich naliczenie lub umorzenie nie daje prawa do ujęcia w kosztach. Wpisuje się je do kosztów w dacie faktycznej zapłaty, czyli w dniu pobrania raty przez bank, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Prowizje i inne opłaty

Prowizja za udzielenie kredytu, prowizja od niewykorzystanej części kredytu, opłata za rozpatrzenie wniosku czy opłata za aneks do umowy są kosztem na zasadach ogólnych, o ile kredyt jest związany z działalnością gospodarczą. Warunek zapłaty z art. 23 ust. 1 pkt 32 ich nie dotyczy, bo przepis ten mówi wyłącznie o odsetkach.

U podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) dniem poniesienia takiego kosztu jest dzień wystawienia faktury, rachunku albo innego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Przy prowizji pobranej przez bank będzie to zwykle data wyciągu bankowego albo potwierdzenia pobrania opłaty.

Przy metodzie uproszczonej prowadzenia PKPiR, opartej na art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, koszt ujmuje się jednorazowo, w dacie poniesienia, także gdy opłata dotyczy dłuższego okresu. Podatnik, który wybrał metodę memoriałową z art. 22 ust. 6, stosuje art. 22 ust. 5c: koszt pośredni dotyczący okresu przekraczającego rok podatkowy, którego części nie da się przypisać do danego roku, rozlicza proporcjonalnie do długości tego okresu. Przedsiębiorca stosujący metodę kasową z art. 14c potrąca natomiast taką opłatę, jako koszt wynikający z transakcji z innym przedsiębiorcą, w roku, w którym uregulował zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu (art. 22 ust. 4a).

Kredyt na zakup lub budowę środka trwałego

Przy finansowaniu nabycia lub wytworzenia środka trwałego odsetki i prowizje naliczone do dnia przekazania go do używania (nawet jeszcze niezapłacone) zwiększają jego wartość początkową i są rozliczane pośrednio, poprzez odpisy amortyzacyjne. Z kolei odsetki naliczone po tym dniu stanowią bezpośredni koszt uzyskania przychodów na zasadach ogólnych – w dacie ich faktycznej zapłaty lub kapitalizacji.

Rozliczenie kredytu w PKPiR

Zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonuje się według rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku. Odsetki, prowizje i opłaty bankowe będące kosztem wpisuje się w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki”, a kolumna 16 pokazuje łączną kwotę wydatków z kolumn 14 i 15.

Uwaga

W 2026 roku zmianie uległ wzór PKPiR. Nowy wzór księgi ma nowe kolumny, a także zmienioną numerację. Pozostałe wydatki ewidencjonuje się obecnie w PKPIR w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki” (nazwa pozostała bez zmian, zmienił się jednak numer kolumny).

Podstawą zapisu w PKPiR jest dowód księgowy. W przypadku poniesionych kosztów zapłaty odsetek i prowizji od kredytu jest to dowód opłaty bankowej albo inny dowód zawierający dane wymagane w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia (§ 7 pkt 2 i 3). W praktyce jest to wyciąg bankowy albo potwierdzenie operacji. W kolumnie 2 wpisuje się datę wynikającą z dowodu, w kolumnie 4 jego numer, a w kolumnie 8 zwięzły opis zdarzenia, na przykład „odsetki od kredytu obrotowego”. Podział raty na część kapitałową i odsetkową wynika z harmonogramu spłat albo z opisu operacji na wyciągu bankowym.

Otrzymanie kredytu i spłata rat kapitałowych nie trafiają do kolumn przychodów ani kosztów.

Przykład

Pani Marta prowadzi pracownię krawiecką i ewidencjonuje koszty w PKPiR metodą uproszczoną. 16 czerwca 2026 roku bank uruchomił jej kredyt obrotowy w kwocie 60 000 zł na 24 miesiące, przeznaczony na zakup tkanin. Tego samego dnia pobrał prowizję za udzielenie kredytu w wysokości 1 200 zł, co wynika z wyciągu bankowego z 16 czerwca 2026 roku. Raty są płatne 15. dnia miesiąca. Pierwsza, zapłacona 15 lipca 2026 roku, obejmowała 2 500 zł kapitału i 450 zł odsetek. Drugą, płatną 17 sierpnia 2026 roku i obejmującą 2 500 zł kapitału oraz 431,25 zł odsetek, przedsiębiorczyni uregulowała dopiero 5 września 2026 roku. Bank pobrał wtedy także 18,22 zł odsetek od zadłużenia przeterminowanego, naliczonych od zaległego kapitału za 19 dni według umownej stopy 14% w skali roku (2 500 zł × 14% × 19/365). Trzecią ratę, czyli 2 500 zł kapitału i 412,50 zł odsetek, zapłaciła w terminie, 15 września 2026 roku.

Kwota kredytu nie jest przychodem, a spłacony kapitał, łącznie 7 500 zł, nie jest kosztem. Zakup tkanin przedsiębiorczyni ujmuje w księdze na podstawie faktur, na zasadach właściwych dla materiałów. W kolumnie 15 księgi pani Marta wpisuje: pod datą 16 czerwca 2026 roku prowizję 1 200 zł, pod datą 15 lipca 2026 roku odsetki 450 zł, pod datą 5 września 2026 roku odsetki 431,25 zł oraz odsetki za opóźnienie 18,22 zł, a pod datą 15 września 2026 roku odsetki 412,50 zł. Podstawą każdego zapisu jest wyciąg bankowy. Odsetki z drugiej raty nie mogły obciążyć kosztów sierpnia, bo w sierpniu nie zostały zapłacone. Do końca września 2026 roku koszty związane z kredytem wyniosły łącznie 2 511,97 zł.

Kredyt firmowy a ryczałt ewidencjonowany

Wpływ środków: Neutralny podatkowo. Kredyt nie jest przychodem, więc nie wpisuje się go do ewidencji przychodów i nie płaci od niego podatku.
Odsetki i prowizje: Nie pomniejszają podatku. Ryczałt nalicza się od czystego przychodu, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów (KUP). Zarówno prowizja, jak i odsetki nie dają żadnych korzyści podatkowych.
Umorzenie długu (stawka 3%): Kwota kredytu lub odsetek umorzona przez bank stanowi przychód z działalności (art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy o PIT). Przychód ten rozlicza się według stawki 3% ryczałtu (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o ryczałcie), a nie według stawki właściwej dla Twojej podstawowej działalności. Wyjątkiem jest umorzenie w ramach formalnej upadłości lub restrukturyzacji.

Ubezpieczenie i opłaty około-kredytowe w kosztach

Polisa na życie z cesją na bank:
- Stanowi KUP: Tylko wtedy, gdy umowa kredytowa stawia ją jako bezwzględny, obowiązkowy warunek wypłaty kredytu na firmę. Kosztem jest wyłącznie część ochronna składki (zabezpieczająca spłatę długu).
- Fiskus odrzuca koszt: Gdy polisa jest dobrowolna (np. wzięta tylko po to, by obniżyć marżę/prowizję), zawiera moduł inwestycyjny/oszczędnościowy (UFK) lub suma ubezpieczenia przewyższa kwotę kredytu (wtedy kosztem może być co najwyżej część proporcjonalna).
Wycena rzeczoznawcy (operat szacunkowy): Stanowi KUP na podstawie faktury. Wpisuje się ją bezpośrednio w koszty bieżące (kolumna 15 PKPiR) lub – jeśli kredyt dotyczy zakupu/budowy środka trwałego przed oddaniem do używania – dolicza do jego wartości początkowej i amortyzuje.
PCC i opłata za wpis hipoteki do KW:
- PCC-3 od hipoteki: Wynosi 19 zł (stawka stała) – trafia do KUP na podstawie złożonej deklaracji i dowodu wpłaty do US.
- Opłata sądowa za wpis w KW: Wynosi 200 zł – trafia do KUP na podstawie dowodu uiszczenia opłaty sądowej.

Skutki opóźnień w spłacie kredytu

W przypadku opóźnienia w spłacie kredytu bank wzywa dłużnika do uregulowania zaległości w terminie minimum 14 dni roboczych, informując o prawie do złożenia wniosku o restrukturyzację zadłużenia. Brak spłaty uprawnia bank do obniżenia kwoty kredytu lub wypowiedzenia umowy – standardowo z 30-dniowym terminem (lub 7-dniowym w razie zagrożenia upadłością), po upływie którego cała niespłacona kwota staje się natychmiast wymagalna.

Za okres opóźnienia bank może naliczać odsetki karne, których wysokość jest ograniczona przepisami do odsetek maksymalnych za opóźnienie.

Na gruncie podatkowym opóźnienie przesuwa moment zaliczenia odsetek do kosztów uzyskania przychodów (KUP) – stają się one kosztem dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty lub kapitalizacji.

Zasada ta dotyczy także odsetek karnych, które można zaliczyć do KUP, o ile sam kredyt służył działalności gospodarczej. Kosztem podatkowym nie mogą być natomiast ewentualne koszty egzekucji komorniczej. Jeśli bank zgodzi się umorzyć część długu, wartość umorzenia stanowi przychód z działalności, chyba że nastąpiło to w ramach postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego.

Często zadawane pytania:

1. Czy odsetki od prywatnego kredytu gotówkowego można wrzucić w koszty firmy?

Tak. Jeśli udowodnisz, że środki w całości przeznaczono na firmę (przelew na konto firmowe, faktury). Kosztem (kol. 15 PKPiR) są wyłącznie faktycznie zapłacone odsetki udokumentowane wyciągiem.

2. Czy odsetki od kredytu na auto podlegają limitowi 75% lub 150 tys. zł?

Nie, odliczasz 100% odsetek. Limit 150 tys. zł dotyczy wyłącznie amortyzacji, a 75% kosztów eksploatacji (paliwo, serwis). Odsetki naliczone po wprowadzeniu auta do ewidencji są kosztem finansowym w pełnej wysokości.

3. Wcześniejsza spłata kredytu i zwrot prowizji z banku – jak to rozliczyć?

Jako przychód (kol. 8 PKPiR). Jeżeli prowizję wcześniej zaliczono do KUP, otrzymany zwrot wpisuje się jako pozostały przychód w dacie wpływu środków. Nie koryguje się wstecz kosztów.

4. Czy po likwidacji firmy mogę dalej odliczać odsetki od firmowego kredytu?

Nie. Z dniem wykreślenia działalności z CEIDG znika źródło przychodów. Odsetki zapłacone po zamknięciu firmy nie stanowią kosztu podatkowego i nie można ich rozliczyć w rocznym PIT.

Autorka artykułu: Karolina Szopa