Biała lista podatników VAT – jak sprawdzić kontrahenta i kiedy płacić na rachunek z wykazu

Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz, w którym sprawdzisz status VAT kontrahenta i numery jego rachunków firmowych. Zapłata za fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu może kosztować utratę kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy. Sprawdź, jak korzystać z białej listy, jak uniknąć sankcji zawiadomieniem ZAW-NR i co zmienia się od 2027 r.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista to wykaz prowadzony w postaci elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ustawy o VAT). Obejmuje podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni i zwolnieni, w tym te, których rejestracja została przywrócona, a także podmioty, których naczelnik urzędu skarbowego nie zarejestrował albo wykreślił z rejestru. Działa od 1 września 2019 r. i zastąpiła wcześniejsze wykazy podatników VAT.

W wykazie znajdziesz w szczególności:

• nazwę firmy albo imię i nazwisko,
• numer NIP, a także REGON, numer KRS lub PESEL – jeżeli zostały nadane,
• status podmiotu: podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony albo podmiot niezarejestrowany lub wykreślony z rejestru,
• adres siedziby albo stałego miejsca prowadzenia działalności (a w razie jego braku – adres zamieszkania osoby fizycznej),
• imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru i przywrócenia rejestracji wraz z ich podstawą prawną,
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w SKOK, otwartych w związku z działalnością gospodarczą, wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzonych w systemie STIR.

W wykazie nie ma prywatnych rachunków osobistych (ROR), nawet jeżeli przedsiębiorca używa ich w firmie. Jeżeli płacisz kontrahentowi na taki rachunek, nie znajdziesz go na białej liście.

Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście?

Wykaz jest dostępny bezpłatnie w wyszukiwarce na stronie podatki.gov.pl. Kontrahenta można wyszukać po numerze NIP, REGON, numerze rachunku bankowego lub nazwie. Dane sprawdza się na wybrany dzień – bieżący lub przypadający w okresie 5 lat poprzedzających rok sprawdzenia.

Każde wyszukiwanie otrzymuje unikalny identyfikator. Potwierdzenie warto zapisać lub wydrukować – przyda się jako dowód należytej staranności w razie kontroli. Wykaz jest aktualizowany raz dziennie w dni robocze, dlatego numer rachunku najlepiej sprawdzać w dniu zlecenia przelewu.

Od listopada 2025 r. status kontrahenta jako podatnika VAT można sprawdzić także w CEIDG na stronie biznes.gov.pl – piszemy o tym w artykule Nowy sposób sprawdzania statusu firmy jako podatnika VAT.

W 360 Księgowość status kontrahenta sprawdzisz bezpośrednio przy wprowadzaniu faktury zakupu lub sprzedaży – po wybraniu kontrahenta użyj opcji sprawdzenia statusu podatnika VAT na białej liście. Jeżeli w karcie kontrahenta brakuje danych, program poprosi o ich uzupełnienie.

Zapłata na rachunek spoza białej listy – sankcje

Sankcje dotyczą płatności za transakcje o wartości przekraczającej 15 000 zł (limit z art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców), udokumentowane fakturą wystawioną przez czynnego podatnika VAT. Liczy się wartość całej transakcji, a nie pojedynczego przelewu – podzielenie płatności na mniejsze części nie zwalnia z obowiązku.

Podatek dochodowy

Jeżeli przedsiębiorca zapłaci za taką fakturę na rachunek, którego nie ma w wykazie na dzień zlecenia przelewu, nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów (a jeżeli już go zaliczył – zmniejsza koszty albo zwiększa przychody w miesiącu zapłaty). Dotyczy to również wydatków na środki trwałe.

Ważna zmiana od 2027 r.: ustawą z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371) zmieniono art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT. Od 1 stycznia 2027 r. z kosztów wyłącza się tylko płatność dokonaną bez pośrednictwa rachunku płatniczego (np. gotówką). Sankcja za zapłatę na rachunek spoza wykazu w podatku dochodowym przestaje obowiązywać, ale tylko dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. – do płatności z faktur wystawionych wcześniej stosuje się dotychczasowe przepisy.

Solidarna odpowiedzialność za VAT

Nabywca, który zapłacił na rachunek spoza wykazu, odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległość w VAT w części przypadającej na daną transakcję (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Ta zasada nie została zmieniona przepisami obowiązującymi od 2027 r. Odpowiedzialności nie ponosi nabywca, który zapłacił w mechanizmie podzielonej płatności. Więcej piszemy w artykule Solidarna odpowiedzialność w VAT.

Zawiadomienie ZAW-NR – jak uniknąć sankcji

Jeżeli zapłacisz na rachunek spoza wykazu (np. dlatego, że kontrahent podał nowy numer konta, którego jeszcze nie ma w wykazie), sankcji można uniknąć, składając zawiadomienie ZAW-NR:

• termin: 7 dni od dnia zlecenia przelewu,
• urząd: naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika, który dokonał zapłaty,
• forma: elektronicznie przez podatki.gov.pl lub na papierowym formularzu,
• zakres: zawiadomienie składa się przy pierwszej zapłacie przelewem na dany rachunek spoza wykazu. Podaje się w nim m.in. dane płacącego i wystawcy faktury, numer rachunku, kwotę i datę zlecenia przelewu.

Wzór zawiadomienia określa rozporządzenie Ministra Finansów z 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 1188). W przypadku faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. zawiadomienie przestaje mieć znaczenie dla kosztów podatkowych, ale nadal pozwala uniknąć solidarnej odpowiedzialności za VAT.

Biała lista z punktu widzenia sprzedawcy

Sprzedawca również powinien regularnie sprawdzać swoje dane w wykazie. Jeżeli jego rachunku firmowego nie ma na białej liście, kontrahenci mogą wstrzymywać płatności albo płacić z ryzykiem sankcji.

• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG aktualizują numer rachunku we wniosku CEIDG-1 (przy większej liczbie rachunków – z załącznikiem CEIDG-RB).
• Spółki wpisane do KRS aktualizują dane na formularzu NIP-8, a spółki cywilne – na formularzu NIP-2.
• Jeżeli w wykazie są błędne dane, można złożyć wniosek o ich usunięcie lub sprostowanie.

Biała lista a KSeF i płatności od 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę ustrukturyzowaną, będzie musiał podać w tytule przelewu numer KSeF faktury (lub identyfikator zbiorczy). Status kontrahenta jako czynnego podatnika VAT sprawdza się właśnie w wykazie podatników na dzień płatności. Więcej o płatnościach w KSeF przeczytasz w artykule KSeF a mechanizm podzielonej płatności.