Przejście z zasad ogólnych na ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych przyciąga przedsiębiorców niskimi stawkami i prostą ewidencją. Przejście z zasad ogólnych (skali podatkowej) lub podatku liniowego na ryczałt jest możliwe od początku roku podatkowego, ale wymaga dotrzymania terminu, zamknięcia KPiR i sporządzenia spisu z natury. Sprawdź, kto może wybrać ryczałt i jak krok po kroku zmienić formę opodatkowania.

Czym jest ryczałt ewidencjonowany?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu, bez możliwości uwzględnienia kosztów jego uzyskania. Stawka zależy od rodzaju prowadzonej działalności i wynosi od 2% do 17%. Przykładowo:

3% – m.in. handel i działalność gastronomiczna (z wyjątkiem sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%),
5,5% – m.in. działalność wytwórcza i roboty budowlane,
8,5% – m.in. wiele usług niewymienionych w innych stawkach,
12% – m.in. większość usług IT, np. programowanie i doradztwo w zakresie oprogramowania,
14% – m.in. usługi związane z opieką zdrowotną oraz usługi architektoniczne i inżynierskie,
15% – m.in. usługi prawne, rachunkowo-księgowe, reklamowe i pośrednictwa w handlu hurtowym,
17% – m.in. przychody z wolnych zawodów.

Przed zmianą formy opodatkowania warto sprawdzić, jaka stawka dotyczy Twoich usług – ryczałt opłaca się przede wszystkim w działalnościach o niskich kosztach. Planowane zmiany omawiamy w artykułach Planowane zmiany w ryczałcie na 2026 oraz Nowe stawki podatkowe – co planuje rząd.

Kto może przejść na ryczałt?

Z ryczałtu mogą korzystać przedsiębiorcy, których przychody z działalności w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln euro. W przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych limit dotyczy sumy przychodów wszystkich wspólników ze spółki. Limit przelicza się na złote po średnim kursie euro ogłaszanym przez NBP w pierwszym dniu roboczym października roku poprzedzającego rok podatkowy. Aktualne kwoty limitów podajemy w artykule Progi podatkowe – limity i ryczałt dla przedsiębiorców.

Nie każdy może jednak skorzystać z ryczałtu. Ustawa wyklucza z niego m.in. przedsiębiorców, którzy:

opłacają podatek w formie karty podatkowej albo korzystają z czasowego zwolnienia z podatku dochodowego,
uzyskują przychody z prowadzenia aptek, z działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych albo z handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
wytwarzają wyroby opodatkowane akcyzą (z wyjątkami, np. energii elektrycznej z odnawialnych źródeł),
świadczą usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, dla którego w tym samym albo poprzednim roku wykonywali w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w zakres działalności,
w trakcie roku zmieniają formę prowadzenia działalności w określony sposób, np. z działalności samodzielnej na spółkę z małżonkiem.

Termin na przejście z zasad ogólnych na ryczałt

Formę opodatkowania można zmienić tylko od początku roku podatkowego – w trakcie roku przejście z KPiR na ryczałt nie jest możliwe.

Oświadczenie o wyborze ryczałtu składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Jeżeli pierwszy przychód zostanie osiągnięty w grudniu, oświadczenie składa się do końca roku. W praktyce, gdy pierwszy przychód w roku pojawia się w styczniu, termin upływa 20 lutego.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność składa oświadczenie najprościej przez aktualizację wpisu w CEIDG. Można je też złożyć bezpośrednio w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Jeżeli firma działa jako spółka osobowa, oświadczenie składają wszyscy wspólnicy, każdy w swoim urzędzie skarbowym.

Brak oświadczenia w terminie oznacza, że przedsiębiorca pozostaje przy dotychczasowej formie opodatkowania.

Zamknięcie KPiR przed przejściem na ryczałt

Do końca roku, w którym przedsiębiorca rozlicza się na zasadach ogólnych, trzeba normalnie prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przed przejściem na ryczałt należy pamiętać o:

ujęciu w kosztach starego roku wszystkich wydatków, które go dotyczą, w tym kosztów na przełomie lat,
wpłaceniu pozostałych zaliczek na podatek dochodowy za ostatnie miesiące roku,
ustaleniu rocznego dochodu z uwzględnieniem spisu z natury, jeżeli była konieczność jego sporządzenia, i rozliczeniu go w zeznaniu rocznym.

Uwaga na spis z natury

Bardzo istotną kwestią jest ustalenie, czy podatnik ma obowiązek sporządzenia spisu z natury. Jeżeli przedsiębiorca posiada towary handlowe, materiały, surowce, półwyroby, wyroby gotowe, braki lub odpady, musi sporządzić spis na ostatni dzień roku. Spis z natury powinien zawierać:

imię i nazwisko (nazwę firmy) przedsiębiorcy,
datę sporządzenia spisu,
numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
szczegółowe określenie towaru lub innego składnika, jednostkę miary, ilość ustaloną przy spisie, cenę jednostkową i wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę,
łączną wartość spisu z natury,
klauzulę „spis zakończono na pozycji…”,
podpis przedsiębiorcy (w spółce – wspólników).

W spisie z natury podatnik ujmuje towary według cen zakupu lub nabycia (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych z VAT) albo według cen rynkowych z dnia spisu, jeżeli są niższe od cen zakupu.

Dokumentacja po przejściu na ryczałt

Przejście z KPiR na ryczałt ewidencjonowany oznacza zmianę prowadzonej dokumentacji. Przedsiębiorca na ryczałcie prowadzi:

ewidencję przychodów, w której chronologicznie wykazuje przychody z przypisaniem właściwych stawek ryczałtu,
wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
dowody zakupu towarów handlowych,
ewidencję VAT, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT.

Od 1 stycznia 2026 r. ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych trzeba prowadzić przy użyciu programu komputerowego i przesyłać do urzędu skarbowego.

Kosztów nie uwzględnia się w ryczałcie, więc nie ma obowiązku prowadzenia ich ewidencji. Nie trzeba też prowadzić ewidencji wyposażenia, choć warto ją mieć dla lepszej kontroli posiadanego majątku. Odpisy amortyzacyjne nie obniżają ryczałtu, ale wykaz środków trwałych jest obowiązkowy.

Rozliczanie ryczałtu – terminy i odliczenia

Ryczałt można płacić miesięcznie albo kwartalnie, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu (kwartale), za który jest należny. Kwartalne rozliczenie jest dostępne dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność oraz tych, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 200 000 euro. O wyborze kwartalnej metody informuje się w zeznaniu rocznym PIT-28, które składa się w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego. Ryczałt za grudzień lub za ostatni kwartał wpłaca się do 20 stycznia.

Przychód na ryczałcie można pomniejszyć o:

zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe),
50% zapłaconej składki zdrowotnej.

Od przychodu można też odliczyć nierozliczoną stratę z działalności poniesioną w latach, w których przedsiębiorca rozliczał się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, a także niektóre ulgi, np. wydatki na cele rehabilitacyjne czy darowizny.

Ryczałt a zatrudnianie pracowników

Przedsiębiorca na ryczałcie, który zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, nie wykazuje wynagrodzeń w ewidencji przychodów. Jest jednak zobowiązany do prowadzenia kart przychodów pracowników, niezbędnych do rozliczenia zaliczek na podatek i wystawienia informacji PIT-11.

Karta powinna zawierać w szczególności:

imię i nazwisko pracownika oraz numer PESEL,
miesiąc faktycznej wypłaty,
przychód, koszty uzyskania przychodów i składki na ubezpieczenia społeczne,
podstawę obliczenia zaliczki oraz dochód narastająco od początku roku,
kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy i składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

Karta przychodów pracownika powinna zawierać także oświadczenia pracownika potrzebne do prawidłowego obliczenia zaliczek.

Przechowywanie dokumentów

Dokumentację podatkową firmy – faktury sprzedaży i zakupu (w tym korygujące i zaliczkowe), dowody wewnętrzne, ewidencje VAT, ewidencję przychodów oraz wykaz środków trwałych – należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Jeżeli Twoja firma rośnie i rozważasz odwrotny kierunek zmian, przeczytaj artykuł Zmiana ryczałtu na pełną księgowość – jak się przygotować?. Pomocny będzie też tekst Zmiana formy opodatkowania – zasady postępowania.