Koszty uzyskania przychodów zmniejszają dochód przedsiębiorcy. Im więcej kosztów zostanie prawidłowo ujętych w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, tym niższe jest zobowiązanie podatkowe. Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie wszystkie wydatki mogą zostać rozliczone w działalności, nawet jeżeli istnieje związek między poniesionym kosztem a prowadzoną firmą. Sprawdź, jakie wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów!
Koszty uzyskania przychodów
Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem tych, które zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zatem dany wydatek znajduje się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (tzw. NKUP), nie możemy ująć go w kosztach. Pełny przegląd tego katalogu znajdziesz w artykule Wydatki NKUP niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
Obowiązek wykazania, że wydatek ma związek z działalnością, zawsze spoczywa na przedsiębiorcy. Związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a przychodem ocenia się indywidualnie w odniesieniu do każdego kosztu.
Aby zakwalifikować dany wydatek jako koszt uzyskania przychodów, konieczne jest również prawidłowe jego udokumentowanie. Zasady dokumentowania wydatków określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie, nowy wzór KPiR i obowiązek prowadzenia księgi w formie elektronicznej – szczegóły opisujemy w artykule Zmiany w zasadach prowadzenia KPiR od 1 stycznia 2026 roku.
Podstawą zapisów w księdze są przede wszystkim faktury (od 2026 r. w większości otrzymywane przez Krajowy System e-Faktur), a także inne dowody księgowe, które potwierdzają operację gospodarczą zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do udokumentowania operacji gospodarczej,
- oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dowody wewnętrzne można stosować tylko w przypadkach wskazanych w rozporządzeniu. Od 2026 r. nie obejmują one zakupu materiałów pomocniczych w sklepach detalicznych – taki zakup trzeba udokumentować fakturą, np. paragonem z numerem NIP nabywcy (fakturą uproszczoną). Trzeba zatem pamiętać, że nawet jeżeli dany wydatek pozostaje w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów, to o ile nie został odpowiednio udokumentowany, nie może być rozliczony jako koszt podatkowy.
Jakich wydatków nie można rozliczyć w działalności gospodarczej?
1. Wydatki na środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (jednorazowo)
Co do zasady środki trwałe i wartości niematerialne i prawne stanowią koszty podatkowe, ale rozliczane są stopniowo w postaci odpisów amortyzacyjnych, a nie jednorazowo w dacie zakupu. Środek trwały może zostać przyjęty do używania w działalności dopiero wówczas, gdy jest kompletny i zdatny do użytku, a amortyzacja rozpoczyna się w miesiącu następującym po miesiącu, w którym dany składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wyjątkiem są składniki o niskiej wartości oraz amortyzacja jednorazowa w ramach pomocy de minimis – taki odpis ujmowany jest w kosztach od razu. Jak zrobić to krok po kroku, opisujemy w artykule Jak zaksięgować zakup środka trwałego.
2. Amortyzacja samochodu osobowego powyżej limitu
Kupując samochód osobowy nie zawsze możemy rozliczyć jego pełną wartość. Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od samochodu osobowego w części ustalonej od wartości przekraczającej ustawowy limit. Od 1 stycznia 2026 r. limity zależą od rodzaju napędu i emisji CO₂:
- 225 000 zł – samochody elektryczne i napędzane wodorem,
- 150 000 zł – samochody spalinowe i hybrydowe o emisji CO₂ poniżej 50 g/km,
- 100 000 zł – samochody spalinowe i hybrydowe o emisji CO₂ równej lub wyższej niż 50 g/km (czyli większość aut dostępnych na rynku).
Te same limity stosuje się proporcjonalnie do części kapitałowej rat leasingu operacyjnego i do opłat za najem samochodu. Proporcjonalnie rozlicza się także składki na dobrowolne ubezpieczenie AC samochodu, którego wartość przekracza limit. Więcej przeczytasz w artykułach Zmiany w leasingu i amortyzacji samochodów osobowych w 2026 r. oraz Amortyzacja samochodu osobowego.
3. Wydatki na samochód osobowy używany także prywatnie – powyżej 20%
Wielu przedsiębiorców używa w firmie samochodu osobowego, który nie jest środkiem trwałym, albo auta firmowego wykorzystywanego także do celów prywatnych. Od 2019 r. w takich przypadkach do kosztów można zaliczyć tylko 20% wydatków związanych z jego używaniem, np. paliwa, napraw i ubezpieczenia. Dawny limit kilometrówki w podatku dochodowym już nie obowiązuje. 100% wydatków można rozliczyć wyłącznie przy samochodzie wykorzystywanym tylko w działalności. Zasady opisujemy w artykule Prywatny samochód w firmie a możliwość odliczenia VAT.
4. Wydatki o charakterze prywatnym
Za koszty w działalności nie można uznać wydatków, które służą przede wszystkim zaspokajaniu osobistych potrzeb przedsiębiorcy, nawet jeżeli pośrednio ułatwiają mu prowadzenie firmy. Organy podatkowe konsekwentnie uznają za wydatki osobiste w szczególności:
- wydatki na zdrowie – okulary korekcyjne i soczewki, leczenie zębów, operacje i rehabilitację przedsiębiorcy. Przedsiębiorca korzysta z nich także prywatnie, więc nie są kosztem nawet wtedy, gdy wada wzroku utrudnia pracę przy komputerze. Przykładowo w interpretacji z 13 kwietnia 2018 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.118.2018.2.PSZ) Dyrektor KIS uznał za wydatek osobisty operację stawu biodrowego, bez której przedsiębiorczyni nie mogłaby prowadzić działalności,
- prywatny pakiet medyczny, polisę na życie i karnety sportowe (siłownia, basen, fitness) przedsiębiorcy,
- odzież i obuwie do codziennego użytku, nawet noszone wyłącznie do pracy. Kosztem może być natomiast odzież robocza lub ochronna albo strój z logo firmy,
- wyżywienie przedsiębiorcy w miejscu prowadzenia działalności.
Co ciekawe, te same wydatki poniesione na rzecz pracowników mogą stanowić koszt firmy. Pracodawca może zaliczyć do kosztów np. dofinansowanie okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze (obowiązek z zakresu BHP) czy pakiety medyczne i karty sportowe dla zespołu.
Wyjątkiem są sytuacje, w których dany wydatek jest niezbędny ze względu na specyfikę działalności. Dobra kondycja fizyczna jest warunkiem pracy np. trenera personalnego, instruktora pływania czy pracownika ochrony. W takich przypadkach wydatki na siłownię czy basen mogą stanowić koszt. Potwierdzają to interpretacje wydawane dla przedsiębiorców świadczących usługi ochrony osób.
5. Kursy, szkolenia i studia niezwiązane z działalnością
Kosztem uzyskania przychodów są wydatki na kursy, szkolenia i studia mające związek z aktualnie prowadzoną działalnością. Wydatki służące podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia mają charakter osobisty. Nie wystarczy też rozszerzyć zakresu działalności po ukończeniu szkolenia – liczy się związek z tym, czym firma faktycznie się zajmuje.
- Kurs językowy – można go rozliczyć, jeżeli przedsiębiorca potrafi wykazać, jak znajomość języka wpływa na przychody, np. przy stałej współpracy z kontrahentami zagranicznymi. Przy planach pozyskania takich klientów trudniej będzie obronić ten koszt w razie kontroli.
- Kurs prawa jazdy kategorii B – co do zasady jest wydatkiem osobistym, bo z umiejętności prowadzenia samochodu korzysta się także prywatnie. Inaczej jest z uprawnieniami specjalistycznymi (np. kategorii C lub D), gdy wymaga ich przedmiot działalności.
W razie wątpliwości przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
6. Wartość pracy przedsiębiorcy, jego małżonka i małoletnich dzieci
Kosztu uzyskania przychodów nie stanowi wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka oraz małoletnich dzieci. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie może zatem ująć w KPiR wynagrodzenia wypłaconego na rzecz małżonka współpracującego w działalności.
7. Reprezentacja
Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Przepisy nie definiują zamkniętej listy wydatków uznanych za reprezentację. Przedsiębiorca powinien samodzielnie ocenić, czy wydatek służy budowaniu wizerunku firmy w sposób wystawny, czy jest zwykłym kosztem działalności. Jeżeli np. przedsiębiorca urządza biuro, to zakup wyposażenia czy elementów dekoracyjnych nieprzekraczających granic zwyczajowo przyjętych w danej branży stanowi koszt podatkowy, jednak już zakup antyków czy drogich obrazów powinniśmy uznać za reprezentację.
Przykłady granicznych wydatków omawiamy w artykułach: Kwiaty i inne ozdoby w kosztach firmy, Czy bilety na wydarzenia kulturalne stanowią koszt?, Meble w kosztach firmy i Kiedy makijaż i manicure może być kosztem w firmie.
8. Grzywny i kary pieniężne
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar. Kosztem nie są także odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych. Niezależnie od powodu nałożenia danej grzywny lub kary, nie możemy ująć jej w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.
9. Wydatki z tytułu kar umownych i odszkodowań
Kosztami podatkowymi nie mogą być również kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Zgodnie z wydanymi interpretacjami podatkowymi, w przypadku gdy podatnik działał z należytą starannością, a naliczone kary wynikały z okoliczności, na które nie miał on wpływu, i kary te są związane z uzyskiwanym przychodem, inne kary umowne (spoza wymienionego katalogu) mogą zostać uznane za koszty poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Jeżeli natomiast kara wynika z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania podatnika, nie może stanowić kosztu podatkowego.
Zaliczka utracona w związku z niewykonaniem umowy również nie stanowi kosztu podatkowego.
10. Płatność gotówką powyżej 15 000 zł
Kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wydatki z transakcji o wartości powyżej 15 000 zł, które przedsiębiorca opłacił gotówką zamiast przelewem na rachunek płatniczy. Limit dotyczy wartości całej transakcji, a nie pojedynczej płatności – podzielenie zapłaty na kilka mniejszych wpłat gotówkowych nie pozwala go ominąć. Jeżeli wydatek został już ujęty w kosztach, a zapłata nastąpiła gotówką, trzeba zmniejszyć koszty w miesiącu zapłaty.
Inne sytuacje, w których tracisz prawo do kosztu
- Zapłata na rachunek spoza białej listy – przy transakcjach powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT, oznacza wyłączenie wydatku z kosztów (chyba że w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz do swojego urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-NR). Więcej o wykazie przeczytasz w artykule Zapłata za fakturę tylko na konto z rejestru podatników VAT.
- Zapłata bez split payment – przy fakturach objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności zapłata zwykłym przelewem wyłącza wydatek z kosztów. Więcej w artykule KSeF a mechanizm podzielonej płatności.
- Zmiana od 2027 r. – ustawą z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371) zmieniono art. 22p ustawy o PIT. Dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. z kosztów wyłącza się już tylko płatności powyżej 15 000 zł dokonane bez pośrednictwa rachunku płatniczego (np. gotówką). Sankcje kosztowe za zapłatę na rachunek spoza białej listy i za zapłatę poza split payment przestają obowiązywać.
- Składka zdrowotna przy skali podatkowej – przedsiębiorca rozliczający się według skali podatkowej nie może odliczyć składki zdrowotnej ani zaliczyć jej do kosztów.
